Informacje o stanowisku

Główne obowiązki:
Prowadzenie i obsługa sekretariatu Prezydenta Miasta oraz Zastępcy Prezydenta ds. Kształtowania Przestrzeni Miejskiej:
1. Administrowanie korespondencją zgodnie z przepisami oraz wewnętrznymi regulacjami, w tym:
- rejestracja korespondencji przychodzącej / wychodzącej oraz wewnętrznej w systemie elektronicznym oraz prowadzenie rejestru korespondencji
- koordynacja obiegu korespondencji
- opieka nad dokumentacją niejawną
- nadzór nad dokumentami w zakresie obowiązujących zasad podpisywania pism i innych dokumentów oraz upoważnień do załatwiania w formie decyzji indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej
- opatrywanie pism i dokumentów właściwą pieczęcią, stosownie do nadanych upoważnień i pełnomocnictw
2. Prowadzenie terminarza spotkań, w tym obsługa organizacyjna wyjazdów służbowych
3. Rejestracja i organizacja wizyt gości
4. Udzielanie odpowiedzi na pytania interesantów i wykazywanie właściwych merytorycznych jednostek
organizacyjnych urzędu lub jednostek organizacyjnych miasta do załatwiania spraw
5. Współpraca z innymi pracownikami jednostek organizacyjnych urzędu oraz miasta w zakresie realizowanych zadań
6. Przygotowywanie projektów pism, analiz i raportów dla przełożonych
7. Monitorowanie stanu zapotrzebowania biura oraz zamawianie artykułów spożywczych i biurowych
8. Obsługa administracyjno biurowa, w tym kserowanie oraz skanowanie dokumentów

Inne wymagania
Wymagania konieczne:
- wykształcenie wyższe magisterskie
- co najmniej 1 rok stażu pracy w jednostkach samorządu terytorialnego
- znajomość przepisów i ustaw: Statutu Miasta Tychy i Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Tychy, ustawy o samorządzie gminnym, ustawy o dostępie do informacji publicznej, ustawy o pracownikach samorządowych, znajomości instrukcji kancelaryjnej, znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego dział VIII skargi i wnioski, znajomość przepisów o ochronie danych osobowych oraz struktury organizacyjnej Urzędu Miasta Tychy
- biegła znajomość obsługi komputera oraz urządzeń biurowych, znajomość pakietu MS Office (Excel, Word)
- nieposzlakowana opinia
- posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych
- obywatelstwo polskie lub obywatelstwo Unii Europejskiej oraz innych państw, którym na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia na terytorium RP
- dla obywateli z innych państw wymagana jest znajomość języka polskiego potwierdzona stosownym dokumentem
Wymagania dodatkowe:
- wysoka kultura osobista
- komunikatywność
- dyspozycyjność
- odpowiedzialność
- lojalność
- sumienność
- samodzielność
- język angielski komunikatywny
- umiejętność prowadzenia rozmów z klientem, w tym rozmów z klientem trudnym
- mile widziane doświadczenie na podobnym stanowisku
- mile widziane prawo jazdy kategorii B

Rodzaj zatrudnienia
Umowa o pracę na czas nieokreślony

System wynagradzania
Czasowy ze stawką miesięczną

Zmianowosc
jedna zmiana

Wyksztalcenia
wyższe (w tym licencjat)

Tychy - Oferty pracy w okolicznych lokalizacjach