Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad



Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów-kandydatek na stanowisko:

Inspektor do spraw obsługi kancelaryjnej

Wydziale Administracji Oddziału GDDKiA w Olsztynie

Inspektor

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Przyjmuje i rejestruje dokumenty w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), kompletuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję przychodzącą i wychodzącą (w tym korespondencję niejawną) w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Oddziale.
• Monitoruje i koordynuje prawidłowość czynności kancelaryjnych realizowanych w Oddziale, w tym sporządza i redaguje pisma z zakresu koordynacji czynności kancelaryjnych Oddziału w celu należytego stosowania instrukcji kancelaryjnej.
• Udziela pracownikom Oddziału informacji i pomocy w zakresie funkcjonalności działania systemu EZD w celu wspomagania działania systemu i edukacji pracowników w zakresie dobrych praktyk.
• Obsługuje pocztę przychodzącą i wychodzącą w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją w celu odzwierciedlenia obiegu dokumentacji, zachowania terminowości.
• Obsługuje urządzenia techniczne będące na wyposażeniu kancelarii, sekretariatu, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Oddziału w celu zapewnienia właściwej organizacji pracy i szybkiego przekazania poleceń Dyrekcji Oddziału.
• Obsługuje pocztę elektroniczną, książkę kontroli w celu właściwej obsługi kancelarii i organizacji pracy.
• Archiwizuje i przekazuje akta spraw wytworzonych w kancelarii, listy nadawcze, składy chronologiczne do archiwum w celu zapewnienia właściwe o obie u dokumentów w Oddziale.
• Udziela klientom zewnętrznym informacje i kieruje strony do merytorycznych wydziałów celem załatwienia przedmiotowych spraw należących do kompetencji Oddziału

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

• wykształcenie: średnie

• Znajomość zasad obiegu dokumentów, znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, podstawowa znajomość KPA, ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz zasad ochrony danych osobowych
• Kompetencje: wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja.
• Umiejętność obsługi komputera, w tym biegle pakietu MS Office.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w jednostkach administracji publicznej i/lub w zakresie prowadzenia sekretariatu/ obsługi administracyjno-kancelaryjnej
• wykształcenie: wyższe administracyjne lub ekonomiczne

• Przeszkolenie - obsługa poczty w systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją
• Poświadczenie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone.

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Oświadczenie kandydatki/kandydata, urodzonego przed 1 sierpnia 1972 r., dotyczące pracy lub służby w organach bezpieczeństwa państwa lub współpracy z tymi organami w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r.
• Oświadczenie o poddaniu się poświadczeniu do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

Termin i miejsce składania dokumentów:

• Dokumenty należy złożyć do: 2024-05-05
• Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  
  W formie papierowej:
  
  Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad
  
  Oddział w Olsztynie
  
  Al. Warszawska 89
  
  10-083 Olsztyn
  
  (z dopiskiem na kopercie oraz w liście motywacyjnym: nr ogłoszenia lub Inspektor F-2)
  
  
  
  W formie elektronicznej:
  
  na adres
  
  (z dopiskiem w temacie i liście motywacyjnym : nr ogłoszenia lub Inspektor F-2)

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
  
• umowa na czas określony (12 m-cy w ramach ustawy o służbie cywilnej) z możliwością przedłużenia na czas nieokreślony,
  
  
• stres związany z działaniem pod presją czasu,
  
  
• dyspozycyjność, odbywanie wyjazdów służbowych na terenie kraju,
  
  
• możliwość pracy w godzinach nadliczbowych,
  
  
• obciążenie mięśniowo-szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych,
  
  
• praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym.
  
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
  
• praca w pomieszczeniach biurowych z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych,
  
  
• praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
  
  
• budynek zaopatrzony jest wyłącznie w schodołaz umożliwiający transportowanie wózka inwalidzkiego,
  
  
• budynek nie spełnia wymogów dotyczących podjazdów, wind, toalet dla osób  niepełnosprawnych (spełnia wyłącznie na parterze).
  
  

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

- ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa

• 
  
  
• Jeśli zostaniesz zakwalifikowany do kolejnego etapu, powiadomimy Cię o tym mailowo (lub telefonicznie – jeżeli nie podałeś adresu e-mail). Tak samo zrobimy, jeśli nie uda Ci się przejść do dalszego etapu;
  
  
• CV, list motywacyjny oraz oświadczenia podpisz odręcznie i wstaw datę ich sporządzenia;
  
  
• Jeśli ofertę składasz elektronicznie, własnoręcznie podpisane CV, list motywacyjny oraz oświadczenia dołącz w formie zeskanowanych dokumentów (.pdf). Przed rozmową kwalifikacyjną poprosimy Cię o dostarczenie oryginałów tych oświadczeń (do wglądu);
  
  
• Jeśli dokumenty składasz elektronicznie, skany dokumentów prześlij w formacie .pdf., zapakowane w jeden folder (.zip) oraz zabezpieczone hasłem;
  
  
• Oferty kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, zniszczymy po 3 miesiącach od zakończenia naboru;
  
  
• Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.
  
  

=" c-btn c-btn--primary c-btn--large application-button js-application-btn application-button-internal js-application-url c-btn--red" rel="nofollow noopener" >Aplikuj