Plan artykułu:

1. Czym jest zarządzanie zasobami ludzkimi?
2. Po co w firmie jest dział HR?
3. Jakie są główne zadania działu HR?
4. Jak można efektywnie usprawnić procesy HR?
5. Znaczenie zarządzania HR-em w firmie: podsumowanie

Czym jest zarządzanie zasobami ludzkimi?

Zarządzanie zasobami ludzkimi (ang. Human Resources Management) to rodzaj wypracowanej, spójnej strategii działania, która ma doprowadzić do:

• optymalnego wykorzystania zasobów ludzkich w firmie,
• wysokiej wydajności pracy
• uzyskania przez organizację przewagi nad konkurencją.

Zarządzanie zasobami ludzkimi obejmuje wszystkie etapy cyklu życia pracownika oraz związane z nimi procesy – od rekrutacji, przez onboarding, rozwój, szkolenia, aż po zarządzanie motywacją i zaangażowaniem zespołu. Dzięki właściwemu zarządzaniu zasobami ludzkimi firma może zwiększać swoją efektywność, podnosić jakość pracy i skutecznie realizować kolejne cele biznesowe.

Po co w firmie jest dział HR?

Prowadzenie firmy wymaga koordynacji wielu zadań jednocześnie. Będąc solo-przedsiębiorcą radzisz sobie ze wszystkim samodzielnie, ale im większa skala działalności, tym lista obowiązków się wydłuża i pewne sprawy należy delegować specjalistom. Dotyczy to również obowiązków kadrowych. Dział HR w firmie odpowiada za nadzór nad prawidłowym przebiegiem kluczowych procesów, które umożliwiają jej:

• niezaburzone działanie,
• systematyczny rozwój,
• skalowanie działalności,
• osiąganie założonych celów biznesowych.

Jakie są główne zadania działu HR?

Do głównych zadań działu HR należy:

• zarządzanie dokumentacją kadrową – w tym: ewidencja czasu pracy, prowadzenie bazy danych o pracownikach, tworzenie opisów stanowisk, obsługa wniosków pracowniczych itp.;
• rekrutacja i selekcja nowych pracowników – w tym: tworzenie i publikacja ogłoszeń o pracę, aktywne poszukiwanie pracowników, gromadzenie i selekcja aplikacji, zarządzanie bazą danych o kandydatach, tworzenie lejków rekrutacyjnych, prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych i zatrudnienie najlepszych talentów;
• onboarding nowych pracowników – w tym: planowanie workflow onboardingu, nadzór nad przebiegiem procesu adaptacji, wsparcie i ocena nowego pracownika, zebranie feedbacku od pracownika o przebiegu procesu;
• nadzór nad wynagrodzeniem pracowników – w tym: ustalanie wysokości wynagrodzeń na podstawie kompetencji i umiejętności pracowników oraz zgodnie z rynkowymi standardami, zarządzanie systemami płacowymi, rozliczanie wynagrodzeń, tworzenie oferty benefitów pracowniczych z uwzględnieniem potrzeb zespołu i zarządzanie nią itp.;
• nadzór nad rozwojem i planem szkoleń pracowniczych – w tym: organizacja ścieżek awansu, organizacja szkoleń rozwojowych z zakresu rozwoju kompetencji miękkich oraz dobór szkoleń związany z kompetencjami zawodowymi, mentoring zawodowy, wsparcie pracowników w procesie przekwalifikowania itp.;
• zarządzanie motywacją pracowników – w tym: wspieranie kultury organizacyjnej firmy, przekazywanie informacji o wartościach i misji firmy, aktywne działanie na rzecz marki pracodawcy, budowanie wizerunku pracodawcy, organizacja programów premiowych, badania eNPS, oceny pracownicze itp.;
• wsparcie relacji pracowniczych – w tym: współpraca międzydziałowa na rzecz dobrej atmosfery pracy, tworzenie bezpiecznego i wolnego od uprzedzeń środowiska pracy, aktywizacja pracowników przy okazji eventów firmowych, mediacje w konfliktach, badanie nastrojów w firmie poprzez ankiety satysfakcji, dbanie o wellbeing pracowników itp.;
• należyte przestrzeganie przepisów – w tym: dbanie o przestrzeganie przepisów prawa pracy, w tym zapisów Kodeksu pracy, przepisów BHP, przepisów podatkowych i innych, związanych z zarządzaniem kadrami, dbanie o bezpieczeństwo i poufność danych, zarządzanie uprawnieniami pracowników do wybranych systemów i aplikacji itp.;
• współtworzenie polityki firmy – w tym: tworzenie polityki zatrudnienia oraz polityki urlopowej, tworzenie regulaminów wewnętrznych, integrowanie działań z celami strategicznymi firmy, wytyczanie celów indywidualnych i ocena ich realizacji, szybkie reagowanie na zmiany na rynku pracy (przykładowo: organizacja regulaminów pracy zdalnej w okresie pandemii) itp.

Ze wszystkich działów w firmie to właśnie HR ma największy wpływ na rozwój kultury organizacyjnej, partnerskie relacje w miejscu pracy i lojalność zespołu. Poznając możliwości i potrzeby pracowników, może umożliwić im wykorzystanie ich pełnego potencjału, zwiększyć zaangażowanie i zbudować pozytywny wizerunek pracodawcy.

Jak można efektywnie usprawnić procesy HR?

Aby procesy HR przebiegały sprawnie i były efektywne, specjaliści HR muszą posiadać odpowiednią wiedzę i umiejętności oraz narzędzia. Oto kilka sposobów na poprawę jakości zarządzania zasobami HR.

• Stały rozwój kompetencji – ważne, aby pracownicy działu HR regularnie się szkolili i poszerzali swoją wiedzę, aby pozostać na bieżąco z najnowszymi trendami i innowacjami w dziedzinie HR. Mogą to robić np. poprzez uczestnictwo w branżowych wydarzeniach, subskrybowanie branżowych pism, czy obserwowanie branżowych źródeł wiedzy w mediach społecznościowych.
• Współpraca i komunikacja – dział HR powinien działać na rzecz dobrych relacji z innymi działami firmy i pozostawać otwartym na feedback od pracowników. Regularne spotkania z innymi zespołami pozwolą na lepsze zrozumienie ich potrzeb i wyzwań.
• Ujednolicenie procedur – wdrożenie spójnych procedur i ustalenie standardów działań redukuje ryzyko błędów, poprawia przepływ informacji oraz ułatwia egzekwowanie przepisów prawa.
• Rozwój kultury organizacyjnej – przekazywanie informacji o wartościach i celach biznesowych firmy, ale też transparentnych danych o jej o pozycji na rynku, pozwala zwiększać zaangażowanie pracowników. Jest to działanie, które w dłuższej perspektywie obniża wskaźnik rotacji pracowniczej.
• Optymalizacja procesów – wykorzystując nowoczesną technologię, np. system ATS, system HRM, czy inne narzędzia do zarządzania czasem i projektami, dział HR może uprościć i zautomatyzować wiele procesów, co zwiększy efektywność jego pracy.
• Wdrożenie narzędzi do oceny pracowników – narzędzia oceny (ankiety, rozmowy 1:1, oceny 360°, testy umiejętności, feedback itd.) umożliwiają lepsze zrozumienie potrzeb pracowników i pomagają lepiej wykorzystywać potencjał pracowników.

Znaczenie zarządzania HR-em w firmie: podsumowanie

Dział HR realizuje różnorodne procesy na wszystkich etapach życia pracownika, a każda nieefektywność w działaniu może negatywnie wpłynąć na sytuację biznesową firmy. Aby funkcjonował sprawnie, muszą pracować w nim osoby kompetentne, wyposażone w odpowiednią wiedzę i zestaw umiejętności oraz nowoczesne narzędzia, które mogą pomóc w usprawnieniu procesów HR i zwiększeniu ich efektywności. 

Mówiąc krótko, z uwagi na swój multidyscyplinarny charakter, zarządzanie zasobami ludzkimi ma ogromne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania firmy.