Starszy specjalista / Starsza specjalistka ds. administracji i zamówień publicznych

• weryfikowanie i rejestracja wniosków o udzielenie zamówienia oraz wniosków zakupowych pod kątem zgodności z regulacjami wewnętrznymi instytucji kultury oraz przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych
• analiza zasadności wyboru trybu udzielenia zamówienia, z uwzględnieniem specyfiki działalności kulturalnej i artystycznej
• szacowanie wartości zamówień oraz udział w planowaniu zamówień publicznych i zakupów związanych z działalnością programową, wystawienniczą, edukacyjną i promocyjną instytucji
• prowadzenie rejestrów wniosków o udzielenie zamówienia, wniosków zakupowych oraz innych ewidencji wymaganych przepisami wewnętrznymi.
• obsługa Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), w szczególności rejestrowanie, prowadzenie i archiwizacja spraw związanych z zamówieniami.
• przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane związane z działalnością instytucji kultury.
• zapewnianie wsparcia merytorycznego pracownikom komórek organizacyjnych w zakresie zamówień i zakupów o wartości do 170 000 zł oraz postępowań prowadzonych na podstawie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych
• doradztwo w zakresie stosowania regulaminu udzielania zamówień oraz zasad konkurencyjności
• opracowywanie dokumentacji postępowań, w szczególności specyfikacji warunków zamówienia (SWZ), opisów przedmiotu zamówienia uwzględniających potrzeby artystyczne i programowe, ogłoszeń o zamówieniach, projektów umów i istotnych postanowień umownych
• prowadzenie korespondencji z wykonawcami, artystami, twórcami i podmiotami zewnętrznymi
• przygotowywanie odpowiedzi na pytania dotyczące dokumentacji postępowań
• udział w pracach komisji przetargowej
• obsługa postępowań z wykorzystaniem elektronicznych platform zakupowych
• wprowadzanie i publikowanie informacji w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej
• obsługa zamówień udzielanych na podstawie art. 11 ust. 5 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (zamówienia kulturalne), w szczególności dotyczących działalności artystycznej, twórczej, wystawienniczej, edukacyjnej i promocyjnej instytucji
• weryfikowanie zasadności zastosowania wyłączenia spod reżimu ustawy Pzp.
• doradztwo dla komórek merytorycznych w zakresie przygotowania i realizacji zamówień kulturalnych.
• prowadzenie dokumentacji i rejestrów zamówień kulturalnych, w tym w systemie EZD.
• udział w przygotowywaniu i opiniowaniu umów z wykonawcami, artystami i podmiotami współpracującymi z instytucją kultury.
• monitorowanie realizacji umów oraz terminów ich wykonania
• współpraca z działami programowymi, administracyjnym i finansowym
• sporządzanie rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych
• prowadzenie i archiwizacja dokumentacji postępowań zgodnie z przepisami archiwalnymi
• przygotowywanie dokumentów i wyjaśnień na potrzeby kontroli
• monitorowanie zmian w przepisach Prawa zamówień publicznych oraz przepisach dotyczących instytucji kultury
• udzielanie wsparcia pracownikom instytucji w zakresie procedur zakupowych
• udział w opracowywaniu i aktualizacji regulaminów i procedur wewnętrznych
• współpraca z kierownictwem i pracownikami instytucji kultury
• przestrzeganie zasad etyki, poufności i bezstronności
• przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych
• wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego

Mile widziane

• zatrudnienie na pełny etat w państwowej instytucji kultury
• pracę w niedużym, zaangażowanym zespole
• dogodną lokalizację biura – przy stacji metra Centrum Nauki Kopernik
• możliwość pracy przy ciekawych projektach z obszaru kultury

• prywatna opieka medyczna
• dofinansowanie szkoleń i kursów
• elastyczny czas pracy
• spotkania integracyjne
• brak dress code’u
• kawa / herbata
• paczki świąteczne

Narodowy Instytut Muzyki i Tańca (NIMiT) jest państwową instytucją kultury powołaną przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Działamy na rzecz rozwoju kultury muzycznej i tanecznej w Polsce poprzez prowadzenie własnych programów rezydencyjnych oraz realizację projektów twórczych, naukowych, wydawniczych i stypendialnych, adresowanych do środowiska muzycznego i tanecznego.