Specjalistka/Specjalista/Asystentka/Asystent (Dyrektor Generalnej Oddziału) ds. Obsługi Organizacyjnej

42_4720347

Obowiązki

• Prowadzenie sekretariatu, w tym prowadzenie kalendarza spotkań, planowanie spotkań, priorytetyzacja zadań, pilnowanie terminów i follow-upów
• Wykonywanie czynności administracyjno—biurowych związanych z obsługą sekretariatu
• Obsługa korespondencji i obiegu dokumentów, w tym dokumentów poufnych
• Przygotowanie spotkań wewnątrz Oddziału, w szczególności przygotowanie i koordynacja materiałów na spotkania (agenda, prezentacje, notatki, decyzje, zadania, itp.)
• Organizacja podróży służbowych, wydarzeń, spotkań wewnętrznych i zewnętrznych
• Wsparcie w komunikacji z kadrą menedżerską, sekretariatami, interesariuszami zewnętrznymi
• Dbanie o standardy pracy sekretariatu, w tym porządek, jakość i terminowość, poufność i bezpieczeństwo informacji, komunikację, ciągłą i rzetelną obsługę Oddziału

Wymagania

• Wykształcenie wyższe (preferowane administracja, zarządzanie lub pokrewne)
• Minimum 3 lata doświadczenia na stanowisku asystenckim, sekretarskim lub w obsłudze kadry zarządzającej (preferowane: zarząd, dyrektor generalny, dyrektor oddziału)
• Doskonała organizacja pracy własnej, umiejętność ustalania priorytetów oraz samodzielność w działaniu przy jednoczesnym poszanowaniu zasad i procedur
• Wysoka kultura osobista, profesjonalny wizerunek i dyskrecja
• Odporność na stres oraz umiejętność zachowania spokoju w sytuacjach wymagających taktu i poufności
• Umiejętność pracy pod presją czasu i w środowisku wielozadaniowym
• Bezwzględne przestrzeganie zasad poufności i etyki zawodowej
• Wysoka kultura komunikacji, w tym umiejętność formułowania pism formalnych, komunikatów, notatek i materiałów informacyjnych
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (Outlook/Teams/Word/Excel/PowerPoint) oraz swoboda pracy na dokumentach i prezentacjach
• Doświadczenie w dużej organizacji/regulowanej branży (energetyka/infrastruktura)
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2 (swobodna komunikacja i korespondencja)
• Prawo jazdy kategorii B
• Referencje (opcjonalnie)
• Skuteczność w działaniu i odpowiedzialność biznesowa
• Nastawienie na ciągły rozwój i umiejętność czerpania z różnych perspektyw

Oferujemy

• Atrakcyjne wynagrodzenie i stabilne zatrudnienie
• Zróżnicowany zespół pracowników
• Praca w firmie o strategicznym znaczeniu dla gospodarki
• Wymiana wiedzy między specjalistami w grupie
• Duży potencjał do rozwoju zawodowego
• Dostęp do nowoczesnych narzędzi i metod pracy

Źródło: Energa/Praca