Specjalista w Biurze Zarządu

105_4487414

Obowiązki

• prowadzenie sekretariatu Zarządu oraz dbanie o jego wizerunek;
• zarządzanie kalendarzem spotkań Zarządu;
• organizacja spotkań Zarządu (wewnętrznych oraz zewnętrznych) oraz współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi przy ich organizacji zgodnie z kompetencjami;
• ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej Spółki;
• prowadzenie ewidencji urlopów oraz delegacji Zarządu;
• realizacja zamówień wizytówek, pieczątek – nadzór nad ich gospodarką;
• zapewnienie sprawnego obiegu dokumentacji i przepływu informacji na linii Zarząd – komórki organizacyjne z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i poufności;
• weryfikacja zmian w ewidencji środków trwałych Zarządu;
• wsparcie w razie potrzeby w obsłudze administracyjno-biurowej posiedzeń oraz innych spotkań Zarządu;
• wsparcie w dystrybucji uchwał, zarządzeń, poleceń służbowych, pism okólnych, pełnomocnictw, regulaminów, itp. oraz przy prowadzeniu ich ewidencji i archiwizacji;
• weryfikacja kompletności przygotowanych dokumentów przedkładanych do podpisu Zarządu;
• koordynacja dostępności sal konferencyjnych;
• bieżąca realizacja zadań asystenckich zleconych przez Zarząd lub kluczowych menagerów Spółki;
• przestrzeganie wewnętrznych aktów normatywnych obowiązujących w Spółce.

Wymagania

• wyższe wykształcenie, preferowany kierunek: zarządzanie, administracja, prawo;
• minimum roczne doświadczenie zawodowe na tożsamym lub podobnym stanowisku;
• znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie na poziomie minimum B2 – warunek konieczny;
• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office;
• znajomość zasad savoir – vivre w pracy;
• bardzo dobrze rozwinięta umiejętność pracy w zespole i efektywnej komunikacji;
• proaktywność w powierzonych obowiązkach;
• umiejętność planowania i organizacji pracy;
• rzetelność, dokładność oraz odpowiedzialność;
• wysoka kultura osobista.

Oferujemy

• umowę o pracę w przedsiębiorstwie o ugruntowanej pozycji na rynku i będącym liderem w branży;
• możliwość podnoszenia kwalifikacji i dalszego rozwoju zawodowego;
• pracowniczy program emerytalny;
• dodatkowe ubezpieczenie na życie;
• prywatny program opieki medycznej;
• karty sportowe;
• świadczenia socjalne.

Źródło: Polska Grupa Zbrojeniowa/Praca