Specjalista/tka ds. Administracji – Warszawa

• Bieżąca obsługa biura – odbieranie telefonów, obsługa skrzynek mailowych, korespondencji tradycyjnej i paczek (rejestracja, dystrybucja, wysyłka), prawidłowy obieg dokumentów, ewidencja wydatków, wprowadzanie danych do wewnętrznych systemów i plików (m.in. Google Docs/Excel).
• Cykliczne zamawianie i kontrola stanów magazynowych artykułów biurowych, spożywczych i higienicznych. Dbanie o estetykę, organizację i codzienny porządek w biurze.
• Utrzymywanie relacji z kontrahentami, dostawcami oraz urzędami (np. ZGN). Nadzór nad ubezpieczeniami osób i mienia Fundacji (pilnowanie terminów polis etc).
• Prowadzenie ewidencji, wydawanie/odbiór kluczy, dbanie o sprawny przepływ osób odwiedzających biuro.
• Porządkowanie dokumentacji i archiwizacja zgodnie z obowiązującymi procedurami. Koordynacja i optymalizacja spotkań.
• Koordynacja podróży służbowych (rezerwacja biletów, noclegów, transportu etc.)
• Sporządzanie raportów, zestawień, analiz oraz prezentacji.
• Wspomaganie przy realizacji bieżących projektów oraz wsparcie w organizacji szkoleń, konferencji i wydarzeń fundacyjnych.

Oczekujemy

• Minimum 2 lata doświadczenia w pracy administracyjnej lub na stanowisku asystenckim.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne, komunikacyjne i interpersonalne.
• Biegła znajomość Google Workspace (w tym Excel/Arkusz Google).
• Wysoka skrupulatność, dokładność i dyskrecja w pracy z poufnymi informacjami.
• Samodzielność, inicjatywa oraz umiejętność pisania pism urzędowych.
• Umiejętność ustalania priorytetów i zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie (praca pod presją czasu).
• Biegła znajomość języka polskiego w mowie i piśmie (C1).

Miło nam będzie, jeśli posiadasz

• Wykształcenie wyższe administracyjne lub pokrewne.
• Znajomość zasad archiwizacji.
• Znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym.

To oferujemy

• 7 130 zł – 7 800 zł brutto, (w zależności od wykształcenia i doświadczenia)
• telefon komórkowy
• praca stacjonarna w godzinach 8:00‑16:00

Nasza kultura organizacyjna i benefity

• mówimy sobie po imieniu ?
• casual dress code,
• krótsze piątki,
• dodatkowe dni wolne w roku,
• elastyczny czas pracy,
• dopłata do prywatnej opieki zdrowotnej,
• karta sportowa,
• dofinansowanie do wypoczynku,
• superwizje indywidualne i grupowe,
• szkolenia,
• praca w różnorodnym, wspierającym środowisku.

Etapy rekrutacji

• Przeanalizujemy Twoją aplikację.
• Jeśli Twoje kompetencje wpiszą się w nasze oczekiwania, spodziewaj się kontaktu od osoby z zespołu HR.
• Spotkanie rekrutacyjne trwa około 45 minut. Nie zadajemy podchwytliwych pytań, ani nie prosimy o rozwiązywanie zadań z matematyki ? Pytamy o doświadczenie zawodowe, wymagane umiejętności językowe i opowiadamy o specyfice pracy w Fundacji. Rozmowa prowadzona jest przez osobę z HR i osobę merytoryczną.
• Informację zwrotną otrzymasz niezależnie od decyzji.

W razie pytań prosimy o kontakt: praca@ocalenie.org.pl.

Informacje dodatkowe

Biura Fundacji Ocalenie są zlokalizowane w przestrzeniach niedostosowanych do potrzeb osób z niektórymi niepełnosprawnościami. Utrudnienia mogą być spowodowane m.in. brakiem podjazdów i wind oraz występowaniem schodów, nierównych powierzchni etc. Przywiązujemy wagę do zasady równego traktowania, jesteśmy otwarci na pytania i sugestie, które wspólnie pozwolą znaleźć rozwiązania zwiększające dostępność. Jeśli masz pytania, napisz na adres: praca@ocalenie.org.pl.

Informujemy, że treść Procedury Zgłaszania Naruszeń, Polityka Ochrony Osób Klienckich oraz Polityka Ochrony Dziecka są dostępne na stronie internetowej Fundacji: www.ocalenie.org.pl.

Czekamy na Twoją aplikację do 14.12.2025.