Specjalista / Specjalistka ds. Wsparcia Zarządu

Twój zakres obowiązków

• Zapewnienie przepływu informacji pomiędzy Członkami Zarządu, a innymi jednostkami organizacyjnymi w firmie.
• Nadzorowanie obiegu dokumentów.
• Przygotowywanie raportów, zestawień i prezentacji na potrzeby Członka Zarządu.
• Opracowywanie materiałów analitycznych do spotkań i sprawozdań.
• Aktywne monitorowanie wszystkich spraw Członka Zarządu, zarządzanie kalendarzem, pocztą e-mail i listą spraw do załatwienia wraz z ustalaniem priorytetów.
• Prowadzenie i bieżąca obsługa profili w mediach społecznościowych wskazanego Członka Zarządu (profile o charakterze eksperckim/wizerunkowym)
• Zarządzanie zapytaniami wewnętrznymi i zewnętrznymi oraz przygotowywanie odpowiedzi na pisma.
• Kompleksowa organizacja spotkań biznesowych, udział w konferencjach
• i telekonferencjach, zapewnienie niezbędnych zasobów i materiałów na spotkania.
• Organizowanie krajowych i zagranicznych podróży, rozliczanie delegacji.
• Monitorowanie zużycia materiałów biurowych oraz artykułów spożywczych i zarządzanie ich stanami.
• Podejmowanie gości i dbałość o estetykę biura.

Nasze wymagania

• Wykształcenie wyższe.
• Przynajmniej 3 lata doświadczenia w pracy na stanowisku o podobnym charakterze.
• Sprawne posługiwanie się językiem polskim w zakresie tworzenia pism, wniosków, prowadzenia korespondencji biurowej.
• Umiejętność obsługi mediów społecznościowych.
• Dobra znajomość pakietu MS Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Umiejętność przygotowania prezentacji, raportów i analiz.
• Znajomość języka angielskiego w stopniu zaawansowanym.
• Gotowość do wyjazdów służbowych.
• Umiejętność efektywnej komunikacji na wszystkich poziomach organizacji i nastawienia na współpracę w zespole.
• Umiejętność selekcjonowania informacji i nadawania im priorytetów działania.
• Wysoka kultura osobista, dyskrecja.

To oferujemy

Praca jako partnerstwo:

Jesteśmy dumni z faktu, że nasi pracownicy wybierają pozostanie w naszej firmie na dłuższy czas. Średni staż pracy wynoszący 9 lat jest dowodem na to, że tworzymy środowisko, w którym nasi pracownicy czują się doceniani, rozwijają swoje umiejętności i dążą do długotrwałej kariery.

Inwestowanie w rozwój zawodowy:

W naszej firmie mocno wierzymy w ciągły rozwój naszych pracowników. Oferujemy szeroki zakres szkoleń, kursów i możliwość dofinansowania studiów podyplomowych, aby umożliwić naszym pracownikom rozwijanie swoich umiejętności i poszerzanie wiedzy w swojej dziedzinie.

Zrównoważenie między pracą a życiem prywatnym:

Zapewniamy pracownikom zdrowy balans między ich karierą a życiem prywatnym, wspierając harmonogramy pracy, aby umożliwić naszym pracownikom czerpanie satysfakcji zarówno z pracy, jak i z innych aspektów życia.

Dynamiczny port z nieograniczonym potencjałem:

Dołącz do naszej firmy, która jest dumnym właścicielem tytułu najszybciej rozwijającego się portu Europy. Rozwijamy nasze możliwości, tworząc nieograniczone perspektywy dla naszych pracowników.

Głównym zadaniem osoby zatrudnionej na tym stanowisku będzie koordynowanie obiegu dokumentów, obsługa korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej, prowadzenie kalendarza spotkań Członka Zarządu, przygotowywanie pism oraz sporządzanie raportów na potrzeby Członka Zarządu.

Celem tego stanowiska pracy jest efektywne zarządzanie sekretariatem Członka Zarządu.

Specjalista ds. Wsparcia Zarządu to osoba o doskonałych umiejętnościach organizacyjnych i zarządzania czasem, gotowa pracować skutecznie nawet pod dużą presją czasu. Jej wielozadaniowość pozwala efektywnie wykonywać różnorodne zadania jednocześnie, dbając o ich terminową realizację. Dzięki samodzielności podejmuje szybkie decyzje, nadaje priorytety zadaniom i działa zgodnie z wytycznymi, zachowując jednocześnie pełną dyskrecję w kwestiach poufnych. Jest to osoba, która wspiera Członka Zarządu, dbając o płynne funkcjonowanie jego codziennej działalności.