Specjalista / Specjalistka ds. kancelaryjnych

• przyjmowanie korespondencji przychodzącej w formie papierowej i elektronicznej, w tym przesyłek pocztowych, kurierskich oraz doręczeń elektronicznych.
• rejestrowanie korespondencji w systemie kancelaryjnym / EZD zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną oraz jednolitym rzeczowym wykazem akt (JRWA).
• weryfikowanie kompletności i poprawności formalnej wpływających pism.
• segregowanie, dekretowanie i przekazywanie korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych lub pracowników.
• obsługa korespondencji wychodzącej, w tym przygotowywanie pism do wysyłki, prowadzenie rejestrów wysyłek, nadawanie korespondencji pocztowej i elektronicznej.
• obsługa systemów i platform komunikacji elektronicznej (m.in. EZD, ePUAP, e-Doręczenia, poczta elektroniczna).
• monitorowanie terminów załatwiania spraw oraz potwierdzeń doręczeń.
• prowadzenie i porządkowanie dokumentacji kancelaryjnej oraz przygotowywanie akt do przekazania do archiwum zakładowego.
• przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, informacji niejawnych oraz zasad poufności.
• zastępowanie asystentki Dyrektora.
• wykonywanie innych czynności zleconych przez Dyrektora / Zastępców Dyrektora lub bezpośredniego przełożonego, związanych z prawidłowym funkcjonowaniem kancelarii i sekretariatu.

praca stacjonarna – Warszawa

pełny etat

6 500 – 7 000 zł brutto / mies. | umowa o pracę

Nasze Wymagania

• minimum średnie wykształcenie, preferowane wyższe (administracja, zarządzanie, kulturoznawstwo, nauki społeczne lub pokrewne)
• znajomość przepisów dotyczących obiegu dokumentów i korespondencji w jednostkach publicznych
• znajomość zasad kancelaryjnych i archiwizacji dokumentów
• znajomość przepisów o ochronie danych osobowych i informacji poufnych
• umiejętność obsługi systemów EZD, ePUAP, e-Doręczenia
• umiejętność przygotowywania pism, notatek, protokołów i zestawień
• dobra organizacja pracy i umiejętność pracy pod presją czasu
• biegła obsługa komputera i pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook)
• obsługa standardowych urządzeń biurowych (drukarka, skaner, kserokopiarka)
• umiejętność korzystania z elektronicznych systemów komunikacji i zarządzania dokumentami
• odpowiedzialność i rzetelność
• samodzielność w działaniu, inicjatywa i dokładność
• komunikatywność i umiejętność pracy w zespole
• dyskrecja i zachowanie poufności informacji
• elastyczność i gotowość do pracy w dynamicznym środowisku instytucji kultury

Mile Widziane

• doświadczenie w pracy w administracji publicznej lub instytucjach kultury.
• doświadczenie w obsłudze sekretariatu lub kancelarii

To Oferujemy

• zatrudnienie na pełny etat w państwowej instytucji kultury
• pracę w niedużym, zaangażowanym zespole
• dogodną lokalizację biura – przy stacji metra Centrum Nauki Kopernik
• możliwość pracy przy ciekawych projektach z obszaru kultury

Benefity

• prywatna opieka medyczna
• dofinansowanie szkoleń i kursów
• elastyczny czas pracy
• spotkania integracyjne
• brak dress code’u
• kawa / herbata
• dofinansowanie wypoczynku
• paczki świąteczne

Prosimy o aplikowanie, przesyłając CV wraz z oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacyjnych za pośrednictwem formularza dostępnego pod linkiem.