Specjalista / Specjalistka ds. Kancelarii i Archiwum

Twój zakres obowiązków

• przyjmowanie, weryfikacja i rejestracja dokumentów/przesyłek wpływających do COI
• dekretacja korespondencji
• rozdzielanie i przekazywanie korespondencji przychodzącej (papierowej), zgodnie z systemem wykonywania czynności kancelaryjnych (sposobem prowadzenia akt spraw)
• prowadzenie składów chronologicznych i informatycznych nośników danych (w tym wypożyczanie dokumentów)
• wykonywanie czynności związanych z wysyłką dokumentów/przesyłek
• Uczestnictwo w aktualizacji procedur związanych z obsługą kancelaryjną tj. instrukcji kancelaryjnej, procedury przetwarzania dokumentów w COI - elektroniczne zarządzanie dokumentacją, jednolitego rzeczowego wykazu akt, itp.
• Realizacja zadań kontrolnych z obszaru kancelaryjnego, w tym weryfikacja dokumentów ze składów chronologicznych i informatycznych nośników danych przed ich przekazaniem do Archiwum Zakładowego

Nasze wymagania

• Doświadczenie w pracy związanej z obsługą korespondencji w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) lub w archiwum zakładowym, mile widziane w instytucji publicznej
• Praktyczna znajomość przepisów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt)
• Znajomość tematyki elektronicznego zarządzania dokumentacją
• Umiejętność klasyfikowania dokumentacji w ramach haseł klasyfikacyjnych z JRWA
• Bardzo dobrze rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne
• Duża dokładność, skrupulatność i systematyczność
• Samodzielność i poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania
• Dobra znajomość pakietu MS Office (w szczególności MS Word, MS Excel, MS Outlook)
• Ukończony kurs kancelaryjno - archiwalny pierwszego i drugiego stopnia
• Doświadczenie w tworzeniu procedur związanych z obsługą kancelaryjną (tj. instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt)

To oferujemy

• Pracę w największej w Polsce firmie IT tworzącej usługi, które ułatwiają życie obywatelom – Tobie, Twoim znajomym, rodzinie
• Zatrudniamy na podstawie umowy o pracę [6 800 - 7 500 PLN brutto
• Oferujemy pracę stacjonarną (możliwość pracy hybrydowej)
• Nowoczesne i komfortowe biuro blisko Dworca Zachodniego
• Elastyczne godziny pracy
• Możliwość wyjścia w ciągu pracy, dzięki systemowi szybkich wyjść prywatnych
• Szkolenia wewnętrzne, dofinansowanie do szkoleń zewnętrznych
• Możliwość ubiegania się o dofinansowanie do studiów
• Jasna ścieżka kariery, możliwość awansu lub zmiany projektu – zdobywaj nowe doświadczenia w różnych zespołach – zmieniaj projekty, nie firmę
• Pracę z ludźmi z różnymi kompetencjami, świetną ekspertyzą i szczerą pasją, szansa na naukę, rozwój i wymianę doświadczeń
• Panuje u nas atmosfera wzajemnego wsparcia, mówimy sobie po imieniu
• Dodatkowy, płatny dzień wolny z okazji urodzin
• Pakiet medyczny
• Ubezpieczenie na życie
• Dofinansowanie do okularów (600 zł na zakup okularów, 300 zł na wymianę szkieł )
• 2 dni w roku do wykorzystania na wolontariat
• Dofinansowanie do wakacji „wczasy pod gruszą”