Specjalista / Specjalistka ds. Kancelarii

Twój zakres obowiązków

• Obsługa kancelaryjna, w szczególności w zakresie:
• Rejestracji przesyłek wpływających
• Rozdzielania i przekazywania oryginałów korespondencji przychodzącej, zgodnie z systemem wykonywania czynności kancelaryjnych (sposobem prowadzenia akt spraw)
• Prowadzenia składów chronologicznych (w tym wypożyczania dokumentów)
• Wysyłki korespondencji
• Kompletowania dokumentacji niezbędnej do rozpatrzenia skarg wnioskodawców
• Współpraca z pracownikami w zakresie prawidłowego obiegu dokumentów
• Obsługi centrali telefonicznej Zespołu Operacji w Katowicach
• Przygotowywanie oraz bieżąca aktualizacja procedur i instrukcji związanych z zakresem pracy
• Obsługa składów chronologicznych, w szczególności w zakresie:
• Współpracy z archiwistą COI:
• Przygotowywania dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego oraz przygotowania dokumentacji do niszczenia

Nasze wymagania

• Doświadczenie w pracy związanej z obsługą korespondencji w systemie klasy elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), mile widziane w instytucji publicznej, której podstawowym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych jest EZD
• Praktyczna znajomość przepisów kancelaryjnych (w szczególności: instrukcji kancelaryjnej, Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego)
• Umiejętność klasyfikowania dokumentacji w ramach haseł klasyfikacyjnych z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt
• Bardzo dobrze rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne,
• Duża dokładność, skrupulatność i systematyczność
• Samodzielność i poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania
• Dobra znajomość pakietu MS Office (w szczególności MS Word, MS Excel)
• Doświadczenie w pracy w archiwum zakładowym
• Ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny

To oferujemy

• Pracę w największej w Polsce firmie IT tworzącej usługi, które ułatwiają życie obywatelom – Tobie, Twoim znajomym, rodzinie
• Zatrudniamy na podstawie umowy o pracę [4 600 - 4 700 PLN brutto​
• Po okresie próbnym możesz liczyć na umowę na czas nieokreślony
• Oferujemy pracę stacjonarną w naszym biurze w Katowicach, al. Wojciecha Korfantego 2​
• Elastyczne godziny pracy, zaczynasz dowolnie między 7:00 a 10:00
• Możliwość wyjścia w ciągu pracy, dzięki systemowi szybkich wyjść prywatnych
• Szkolenia wewnętrzne, dofinansowanie do szkoleń zewnętrznych
• Możliwość ubiegania się o dofinansowanie do studiów
• Jasna ścieżka kariery, możliwość awansu lub zmiany projektu – zdobywaj nowe doświadczenia w różnych zespołach – zmieniaj projekty, nie firmę
• Pracę z ludźmi z różnymi kompetencjami, świetną ekspertyzą i szczerą pasją, szansa na naukę, rozwój i wymianę doświadczeń
• Panuje u nas atmosfera wzajemnego wsparcia, mówimy sobie po imieniu
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne
• Dofinansowanie do wakacji „wczasy pod gruszą”
• Nagroda jubileuszowa po 5, 10 i 15 latach pracy
• Dodatkowy, płatny czterotygodniowy urlop po trzech latach pracy w COI
• Dodatkowy, płatny dzień wolny z okazji urodzin
• Dofinansowanie do wyjść integracyjnych
• Platforma kafeteryjna MyBenefit
• Karta Multisport w ramach kafeterii MyBenefit
• Pakiet medyczny w Luxmed
• Ubezpieczenie na życie
• Dofinansowanie do okularów (600 zł na zakup okularów, 300 zł na wymianę szkieł )
• 2 dni w roku do wykorzystania na wolontariat
• Wyprawka dla noworodka