Specjalista / Specjalistka ds. archiwum

Twój zakres obowiązków

• Realizacja zadań z zakresu archiwizacji dokumentów (w postaci papierowej i elektronicznej), w szczególności:
• Współpraca z komórkami organizacyjnymi (udzielanie instruktażu zgodnie z procedurami COI tj. Instrukcją - Kancelaryjną oraz Instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego) w zakresie prawidłowego przygotowania dokumentacji w celu przekazania do archiwum zakładowego (papierowego i w systemie EZD)
• Weryfikacja oraz przejmowanie od komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego właściwie przygotowanej dokumentacji oraz prowadzenie jej pełnej ewidencji (dot. dokumentacji papierowej oraz dokumentacji znajdującej się w systemie EZD)
• Samodzielne porządkowanie dokumentacji w celu przejęcia na stan archiwum zakładowego (papierowego i w systemie EZD), w tym łączenie w sprawy - w przypadku kiedy dokumenty dotyczące tej samej sprawy znajdują się na stanie Zespołu ds. Kancelaryjnych oraz w innej komórce organizacyjnej
• Wycofywanie akt z ewidencji archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej
• Udostępnianie i wypożyczanie akt z archiwum zakładowego
• Przygotowywanie do przekazania i przekazanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego
• Kompleksowa organizacja procesu niszczenia dokumentacji (w tym typowania do zniszczenia, uzyskania stosownych zgód itp.)
• Współpraca z firmą zewnętrzną realizującą usługę odbioru i niszczenia dokumentacji
• Uczestnictwo w ustalaniu wymagań, w szczególności dot. archiwizacji/brakowania dokumentów w przypadku wdrożenia w COI nowych systemów
• Weryfikacja dokumentów ze składów chronologicznych i informatycznych nośników danych przed ich przejęciem na stan Archiwum Zakładowego COI
• Wykonywanie innych prac zleconych przez kierownictwo, wynikających z potrzeb COI – w ramach posiadanych kwalifikacji (w tym w przypadku potrzeby zastępstwa pracowników Zespołu w przypadku ich nieobecności, na stanowiskach Specjalisty ds. kancelarii i Koordynatora czynności kancelaryjnych)

Nasze wymagania

• Znajomość aktów prawnych regulujących postępowanie z dokumentacją (papierową i elektroniczną) w tym praktyczna znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych
• Znajomość tematyki elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). Praktyczne doświadczenie w pracy w systemie EZD – minimum 2 lata
• Doświadczenie w pracy na takim samym lub podobnym stanowisku
• Umiejętność klasyfikowania dokumentacji w ramach haseł klasyfikacyjnych z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt
• Doświadczenie w tworzeniu procedur związanych z obsługą kancelaryjną (w szczególności instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego)
• Wykształcenie wyższe kierunkowe lub ukończenie szkoły kształcącej w zawodzie technik archiwista, albo wykształcenie wyższe i ukończony kurs kancelaryjno – archiwalny I i II stopnia
• Bardzo dobrze rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne
• Duża dokładność, skrupulatność i systematyczność
• Samodzielność i poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania
• Znajomość pakietu MS Office (w szczególności MS Word, MS Excel, MS Outlook)

To oferujemy

• Pracę w największej w Polsce firmie IT tworzącej usługi, które ułatwiają życie obywatelom – Tobie, Twoim znajomym, rodzinie
• Nowoczesne i komfortowe biuro blisko Dworca Zachodniego
• System rezerwacji miejsc parkingowych dla pracowników
• Elastyczne godziny pracy, zaczynasz między 7:00 a 10:00
• Możliwość wyjścia w ciągu pracy, dzięki systemowi szybkich wyjść prywatnych
• Szkolenia wewnętrzne, dofinansowanie do szkoleń zewnętrznych
• Możliwość ubiegania się o dofinansowanie do studiów
• Możliwość awansu lub zmiany projektu – zdobywaj nowe doświadczenia w różnych zespołach – zmieniaj projekty, nie firmę
• Pracę z ludźmi z różnymi kompetencjami, świetną ekspertyzą i szczerą pasją, szansa na naukę, rozwój i wymianę doświadczeń
• Atmosferę wzajemnego wsparcia, mówimy sobie po imieniu
• Możliwość pracy w biurze razem ze swoim czworonożnym przyjacielem?
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne
• Premie uznaniowe
• Dofinansowanie do wakacji „wczasy pod gruszą”
• Nagroda jubileuszowa po 5, 10 i 15 latach pracy
• Dodatkowy, płatny czterotygodniowy urlop po trzech latach pracy w COI
• Dodatkowy, płatny dzień wolny z okazji urodzin
• Platforma kafeteryjna MyBenefit
• Karta Multisport w ramach kafeterii MyBenefit
• Pakiet medyczny
• Platforma wellbeingowa
• Ubezpieczenie na życie
• Dofinansowanie do okularów (600 zł na zakup okularów, 300 zł na wymianę szkieł )
• 2 dni w roku do wykorzystania na wolontariat

W COI obowiązuje Procedura zgłoszeń wewnętrznych regulująca przekazywanie informacji o naruszeniu prawa oraz ochronę Sygnalistów.

Informacje na temat dokonywania zgłoszeń i naruszeń prawa znajdują się na stronie: https://coi.ssdip.bip.gov.pl/sygnalisci/sygnalisci.html

Jesteśmy największą w Polsce państwową firmą IT. To my tworzymy mObywatela, mDowód, Profil Zaufany, rejestry państwowe i wiele innych e-usług, z których korzystacie na co dzień Ty i Twoi znajomi_e.

Istniejemy na rynku od 15 lat. Pracując z nami, zyskujesz stabilność zatrudnienia, umowę o pracę i dużo benefitów dla Ciebie i Twojej rodziny. Ale COI to także software house. Dlatego stawiamy na innowacje, jesteśmy na Ty, pracujemy hybrydowo i w elastycznych godzinach, a do biura możemy przychodzić z psem.

Najważniejsze jest to, że w COI robimy coś ważnego: tworzymy cyfrowe rozwiązania, które ułatwiają życie milionom ludzi w Polsce. Ty też możesz mieć w tym swój udział!

Cieszy nas ogromne zainteresowanie naszymi ofertami – to dla nas znak, że to, co robimy, naprawdę ma znaczenie. Każdą aplikację dokładnie analizuje nasz zespół, a nie algorytmy, co może wydłużyć czas oczekiwania na odpowiedź. Dziękujemy za Twoją cierpliwość i wyrozumiałość – trzymamy kciuki, byśmy mieli okazję porozmawiać!