Informacje o stanowisku

Główne zadania to m.in.:
1. Kompleksowa obsługa administracyjna Rady Naukowej Instytutu, w tym organizacja posiedzeń, przygotowywanie dokumentacji, protokołowanie, bieżąca współpraca z przewodniczącym i sekretarzem;
2. Koordynacja administracyjna konkursów na pracowników naukowych, w tym przygotowywanie zarządzeń, kart do głosowania, obsługa dokumentacji konkursowej;
3. Wsparcie współpracy międzynarodowej poprzez sporządzanie umów i porozumień o współpracy naukowej;
4. Samodzielne prowadzenie spraw administracyjno-biurowych, w tym redagowanie pism, obsługa korespondencji oraz organizacja i rozliczanie delegacji krajowych;
5. Gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie informacji o dorobku naukowym pracowników Instytutu;
6. Obsługa informatycznych systemów resortu nauki (m.in. POL-on, PBN, SEDN, SYNABA) oraz innych podmiotów finansujących projekty badawcze (m.in. OSF, Witkac, SOP);
7. Wsparcie działań związanych z parametryzacją Instytutu;
Udział w planowaniu i kontroli budżetów projektów oraz weryfikacji dokumentów pod względem formalno-rachunkowym;
8. Wsparcie w przygotowywaniu dokumentacji do postępowań o udzielenie zamówień publicznych;
9. Tworzenie umów, pism, planów, raportów, prezentacji, sprawozdań, analiz i zestawień na potrzeby działu;
10. Zapewnienie obiegu dokumentów oraz przeprowadzanie projektów zgodnie z obowiązującymi procedurami;
11. Udział w opracowywaniu i aktualizacji wewnętrznych procedur i regulacji;
Dbanie o profesjonalny wizerunek Instytutu w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych.

Inne wymagania
Wymagania:
- Doświadczenie w pracy administracyjnej (mile widziane w sektorze publicznym, naukowym lub kultury);
Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne, w tym wyczucie w kontaktach z przedstawicielami środowiska naukowego oraz umiejętność dostosowania stylu komunikacji do odbiorcy;
- Samodzielność, bardzo dobra organizacja pracy oraz inicjatywa w działaniu i usprawnianiu procesów;
- Bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie oraz dbałość o poprawność i jakość tworzonych tekstów;
- Dbałość o szczegóły i wysoki poziom staranności w realizacji zadań;
- Dobra znajomość pakietu Microsoft Office (w szczególności Word i Excel);
- Komunikatywna znajomość języka angielskiego; znajomość innych języków obcych (np. niemieckiego lub rosyjskiego) będzie dodatkowym atutem.
Aplikacje możliwe poprzez wypełnienienie formularza oraz przesłania swojego CV, za pośrednictwem strony:
https://instytutpileckiego.traffit.com/public/form/a/0de7b27bc10f2a7e5554874f6efc4d1e2b6f343d
Aplikować można do 12.05.2026 r.
Pracodawca zastrzega sobie możliwość wcześniejszego zakończenia zbierania ofert i zakończenia rekrutacji.
Pracodawca informuje, że skontaktuje się wyłącznie z wybranymi osobami.
Instytut Solidarności i Męstwa imienia Witolda Pileckiego umożliwia zgłaszanie naruszeń prawa Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Pełna treść procedury dostępna jest na stronie BIP Instytutu Pileckiego:
https://instytutpileckiego.pl/pl/procedura-dokonywania-zgloszen
Godziny pracy: 8-16
Miejsce pracy: ul. Sienna 82
Link do ogłoszenia ze strony WWW Instytutu Pileckiego: https://instytutpileckiego.pl/pl/bip/rekrutacja/specjalista-specjalistka-ds-administracyjno-organizacyjnych

Rodzaj zatrudnienia
Umowa o pracę na okres próbny

System wynagradzania
Czasowy ze stawką miesięczną

Zmianowosc
jedna zmiana

Jezyki
angielski, w mowie - B2 - wyższy średnio zaawansowany, w piśmie - B2 - wyższy średnio zaawansowany

Wyksztalcenia
średnie ogólnokształcące

mazowieckie - Oferty pracy w okolicznych lokalizacjach