Informacje o stanowisku

Specjalista ds. administracyjnych/finansowych w Centrum Obsługi Projektów (COP) to rola wspierająca dla kierowników projektów i zespołów badawczych.
Podstawowe obowiązki:
- obsługa obiegu dokumentacji: przyjmowanie, rejestrowanie i archiwizowanie wniosków, umów, aneksów oraz protokołów odbioru,
- wsparcie procesów zakupowych: przygotowywanie opisów merytorycznych do faktur, pilnowanie terminów płatności oraz dbanie o zgodność zakupów z tzw. zasadą konkurencyjności lub PZP,
- koordynacja administracyjna personelu: gromadzenie kart czasu pracy, przygotowywanie umów cywilnoprawnych (zlecenie/dzieło) dla wykonawców oraz pilnowanie limitów godzin,
- organizacja spotkań i wyjazdów: obsługa delegacji krajowych i zagranicznych naukowców (rozliczanie kosztów podróży, rezerwacje hoteli),
- raportów.

Inne wymagania
Niezbędne wymagania: wykształcenie wyższe najlepiej o profilu ekonomicznym, finansowym lub
prawniczym, znajomości wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach
funduszy strukturalnych, programów krajowych (np. FENG) lub innych, biegłość w pracy z arkuszami kalkulacyjnymi (Excel) oraz systemami do
rozliczania wniosków, minimum 3-letnie doświadczenie przy realizacji projektów
współfinansowanych ze środków publicznych, umiejętność przygotowania wniosków o płatność: sporządzanie cyklicznych
sprawozdań z wydatków oraz wniosków o refundację lub zaliczkę, monitoring budżetu: bieżąca kontrola kosztów, analiza odchyleń oraz czuwanie
nad terminowością wydatków zgodnie z harmonogramem projektu, weryfikacja kwalifikowalności kosztów: sprawdzanie, czy faktury, delegacje
i wynagrodzenia personelu badawczego są zgodne z budżetem i przepisami
konkursowymi, przygotowanie sprawozdań finansowych: współpraca z personelem
merytorycznym projektu przy opisywaniu postępów prac badawczych
w raportach dla instytucji pośredniczących, archiwizacja dokumentacji: prowadzenie kompletnej dokumentacji projektowej
w sposób umożliwiający przeprowadzenie bezbłędnej kontroli lub audytu.
Dodatkowe wymagania:
Kompetencje cyfrowe i narzędziowe: biegła znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel zaawansowane
funkcje, które są niezbędne przy analizie dużych arkuszy kosztów i
wynagrodzeń, praktyczna umiejętność obsługi oficjalnych platform do rozliczania wniosków.
Wiedza merytoryczna i prawna znajomość Prawa Zamówień Publicznych (PZP) projekty realizowane są
przez jednostkę publiczną i zobowiązane są stosować zasadę
konkurencyjności, znajomość przepisów podatkowych (Ulga B+R), znajomość specyfiki badań prowadzonych na uczelniach technicznych.
Umiejętności interpersonalne asertywność i skrupulatność, odporność na stres, umiejętność pracy w zespole.
Języki i certyfikaty znajomość języka angielskiego niezbędna przy projektach międzynarodowych
(np. w programie Horyzont Europa), certyfikat audytora wewnętrznego: dodatkowe potwierdzenie, że kandydat
potrafi sam wychwycić błędy przed oficjalną kontrolą z NCBR czy PARP

Rodzaj zatrudnienia
Umowa o pracę na czas określony

System wynagradzania
Czasowy ze stawką miesięczną

Zmianowosc
jedna zmiana

Jezyki
angielski, w mowie - A2 - niższy średnio zaawansowany, w piśmie - A2 - niższy średnio zaawansowany

Wyksztalcenia
wyższe (w tym licencjat)

Częstochowa - Oferty pracy w okolicznych lokalizacjach