Informacje o stanowisku

Opis stanowiska pracy

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów-kandydatek na stanowisko:

specjalista do spraw administracyjnych Samodzielne stanowiskow Biurze Ministra

02-591 Warszawa ul. Stefana Batorego 5

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Obsługuje w zakresie administracyjno-biurowym sekretariat Kierownictwa Biura Ministra.
• Prowadzi dziennik korespondencji przychodzącej (eDOK) kierowanej do Ministra SWiA oraz do Biura Ministra oraz dziennik korespondencji Biura Ministra z klauzulą "zastrzeżone". Przekazuje korespondencję do właściwych komórek organizacyjnych, a także analizuje korespondencję przychodzącą do Ministra SWiA i przygotowuje ją do dekretacji Kierownictwu Biura na właściwą komórkę organizacyjną lub członka Kierownictwa.
• Weryfikuje i analizuje pod kątem formalnym korespondencję przedkładaną do podpisu Ministrowi SWiA, w tym przekazuje zwrotne informacje m.in. o występujących brakach formalnych w przedłożonej korespondencji.
• Prowadzi harmonogram, organizuje spotkania i zajęcia stałe Kierownictwa Biura.
• Przygotowuje projekty pism, wykazy, statystyki, stosownie do poleceń Kierownictwa Biura.
• Udziela interesantom pełnych informacji o kompetencjach Urzędu i kieruje ich do właściwych Biur/Departamentów w celu załatwienia spraw.
• Prowadzi sprawy dotyczące zabezpieczania potrzeb Biura Ministra w materiały biurowe, w tym uwzględniając potrzeby sekretariatów obsługujących członków Kierownictwa MSWiA, a także zabezpiecza potrzeby Kierownictwa Biura w zakresie sprzętu, prasy, materiałów biurowych i spożywczych, w tym dokonuje zakupów oraz weryfikuje faktur.
• Prowadzi sprawy związane z ochroną informacji niejawnych w zakresie właściwości Biura.

Warunki pracy

Budynek przy ul. Stefana Batorego 5:

Wejście do budynku od strony ul. Rakowieckiej 2a w Warszawie (Biuro Przepustek) wyposażone w windę zewnętrzną dla osób niepełnosprawnych.

Wejście do budynku przy ul. Stefana Batorego 5 wyposażone w podjazd dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Szerokość ciągów komunikacyjnych i drzwi wewnętrznych dostosowane są do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Wewnątrz budynku znajdują się windy ułatwiające poruszanie się,

Na parterze i piętrach: I, II, III i IV  (z pięciu pięter budynku) znajdują się łazienki dostosowane do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.

Warunki dotyczące charakteru pracy:

• praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,


• mozliwa praca ponad standardowy wymiar godzin.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
- ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa

• UWAGA! Wzory oświadczeń dostępne są pod adresem https://www.gov.pl/web/mswia/pracuj-z-nami.


• Uwaga! Weryfikacja spełniania przez kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części „TWOJA APLIKACJA MUSI ZAWIERAĆ (DOKUMENTY NIEZBĘDNE)”.


• Kompletne aplikacje to takie, które zawierają wszystkie wymagane dokumenty i zostały złożone w terminie wskazanym w ogłoszeniu o naborze. Oferty niekompletne mogą zostać odrzucone.


• Aplikacje składane w wersji papierowej muszą zawierać własnoręcznie podpisane oświadczenia opatrzone datą.


• Kandydaci mogą być poproszeni o udostępnienie do wglądu oryginałów dokumentów, na podstawie których potwierdzane jest spełnianie przez nich warunków określonych w ogłoszeniu.


• Przekazanie dokumentów wymienionych w części „DOŁĄCZ, JESLI POSIADASZ (DOKUMENTY DODATKOWE)” nie jest obowiązkowe, jednak będą one podstawą przeprowadzenia oceny spełniania wymagań dodatkowych przez kandydatów.


• Prosimy o zapoznanie się z informacją dotyczącą przetwarzania danych osobowych zamieszczoną na stronie: https://www.gov.pl/web/mswia/pracuj-z-nami.


• Kandydaci zakwalifikowani do poszczególnych etapów selekcji zostaną powiadomieni o ich terminie telefonicznie lub pocztą elektroniczną. Możliwa jest rekrutacja zdalna.


• Informacja o wyniku naboru na powyższe stanowisko zostanie opublikowana na stronach internetowych: 

https://nabory.kprm.gov.pl/wyniki-naborow, https://www.gov.pl/web/mswia/wyniki-naborow-na-wolne-stanowiska-pracy-w-korpusie

oraz udostępniona w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie Urzędu.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: wyższe

doświadczenie zawodowe/staż pracy

doświadczenia zawodowego

pozostałe wymagania niezbędne:

• Co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w wykonywaniu zadań sekretarsko-asystenckich w jednostkach sektora finansów publicznych.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej.
• Znajomość organizacji urzędu i resortu spraw wewnętrznych i administracji.
• Podstawowa znajomość instrukcji kancelaryjnej.
• Podstawowa znajomość ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz ustawy o Radzie Ministrów.
• Orientacja na klienta, umiejętność radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych.
• Umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów, umiejętność współpracy, skutecznego komunikowania się, rzetelność, gotowość do doskonalenia zawodowego.
• Wyrażenie zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych lub posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”.
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• Ukończony kurs/szkolenie dotyczące obsługi sekretariatu.
• Znajomość systemu obiegu korespondencji eDOK.

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• List motywacyjny oraz Curriculum Vitae (CV) – zawierające dane kontaktowe i informacje wynikające z wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze.
• Oświadczenie o posiadaniu wykształcenia wyższego – zgodnie z wymaganiami niezbędnymi (zawierające informacje z dyplomu ukończenia studiów/ świadectwa ukończenia szkoły tj. nr dokumentu, rodzaj wykształcenia, uczelnia/szkoła, która wydała dyplom/świadectwo, wydział, kierunek, specjalizacja).
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego (co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w wykonywaniu zadań sekretarsko-asystenckich w jednostkach sektora finansów publicznych) tj. świadectwa pracy lub zaświadczenia lub referencje lub zakresy obowiązków lub opisy stanowisk pracy lub inne dokumenty; należy dołączyć dokumenty potwierdzające rodzaj i długość wymaganego doświadczenia.
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych dot. dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub oświadczenie o posiadaniu poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” (zawierające informacje o organie, który wydał dokument, datę wydania i nr dokumentu, rodzaj klauzuli, okres ważności).
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Kopię dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu/szkolenia dotyczącego obsługi sekretariatu.

Dokumenty należy złożyć do: 2025-05-29
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji BKSiO
ul. Stefana Batorego 5
02-591 Warszawa
Z dopiskiem na kopercie BM-SSA – specjalista (zastępstwo)

• Osobiście w godz. 8.00-16.00
Biuro Przepustek
ul. Rakowiecka 2a
Warszawa

ELEKTRONICZNIE:
• ePUAP: /MSWIA/domyslna oraz /MSWIA/SkrytkaESP
• e-Doręczenia: AE:PL-56316-74543-JDVGW-18
• e-mail: rekrutacja@mswia.gov.pl

OŚWIADCZENIA WYSYŁANE ELEKTRONICZNIE NALEŻY PODPISAĆ:
• PROFILEM ZAUFANYM lub
• CERTYFIKATEM KWALIFIKOWANYM lub
• PODPISEM ELEKTRONICZYM E-DOWODU.

Wzory oświadczeń: https://www.gov.pl/web/mswia/pracuj-z-nami

Praca Warszawa

Specjalista SEM Warszawa

Specjalista SEO Warszawa

Specjalista ds. Sprzedaży Warszawa

Specjalista ds. Zakupów Warszawa

Specjalista ds. marketingu Warszawa

Specjalista ds. ofertowania Warszawa

Specjalista ds. Zarządzania Warszawa

Specjalista ds. Eksportu Warszawa

Specjalista ds. transportu Warszawa

Specjalista ds. HR Warszawa

Warszawa - Oferty pracy w okolicznych lokalizacjach