Specjalista ds. organizacji konferencji

Twój zakres obowiązków

• Odpowiedzialność za kompleksową organizację najbardziej prestiżowych konferencji branżowych w wersji stacjonarnej i online przy ścisłej współpracy z działem wydawniczym
• Budżetowanie projektów od strony organizacyjnej (np. koszty wynajmu sali, cateringu, przygotowania materiałów dla uczestników) oraz nadzór nad realizacją ustalonego budżetu
• Opracowanie koncepcji operacyjnej wydarzenia (np. stoiska, ścianka, rollupy, pakiety dla uczestników, materiały wizualne)
• Realizacja planu konferencji zgodnie z ustalonym harmonogramem (ok 12 konferencji w roku)
• Negocjacja warunków współpracy z podwykonawcami w celu wypracowania jak najlepszych warunków umowy
• Zawieranie umów oraz nadzorowanie pracy podwykonawców, prelegentów i ekspertów
• Obsługa uczestników konferencji (np. wysyłka potwierdzeń i informacji logistycznych, organizacja obsługi recepcji)
• Zapewnienie komunikacji między uczestnikami a organizatorami
• Uczestnictwo oraz nadzór nad przebiegiem konferencji
• Badanie rynku konferencji pod kątem aktualnych trendów w organizacji konferencji
• Dbanie o terminowość realizacji powierzonych zadań
• Raportowanie wyników konferencji (m.in. realizacja budżetu, ilości uczestników)

Nasze wymagania

• Około 2 lat doświadczenia w przygotowywaniu i organizacji konferencji/eventów/szkoleń
• Dobra komunikacja i umiejętność pracy w zespole
• Doskonała organizacja pracy własnej, dokładność i dbałość o szczegóły
• Opanowanie i zadaniowe podejście do rozwiązywania problemów
• Samodzielność i odpowiedzialność
• Znajomość rynku konferencji specjalistycznych

To oferujemy

• Elastyczność w zakresie formy współpracy (umowa o pracę, zlecenie lub B2B z płatnymi dniami nieświadczenia usługi)
• Pracę w modelu hybrydowym (3 dni w biurze, 2 zdalnie)
• Elastyczny czas pracy (startujemy między 8:00, a 9:30)
• Możliwość rozwoju (m.in. szkolenia, konferencję)
• Pracę przy ciekawych, ale wymagających projektach, które są kierowane pod bardzo sprofilowanego odbiorcę
• Wymianę wiedzy
• Brak dress code’u
• Swobodną atmosferę
• Biuro zlokalizowane na zielonej Saskiej Kępie