Specjalista ds. Obsługi Sekretariatu (od 1.01.2026 r.)

Miejsce pracy: Instytut Zachodni im. Zygmunta Wojciechowskiego w Poznaniu, ul. Mostowa 27A, 61‑854 Poznań. Praca stacjonarna.

Zadania

• Kompleksowa obsługa sekretariatu dyrekcji i biura, w tym bieżąca organizacja dnia pracy przełożonych, obsługa spotkań, kalendarza, gości.
• Profesjonalna obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, rejestracja, dekretacja, obieg i archiwizacja dokumentów zgodnie z obowiązującymi procedurami, w tym przygotowanie pism i protokołów.
• Obsługa połączeń telefonicznych, poczty elektronicznej, skrzynek instytucji, w tym skrzynki ePUAP, wsparcie dystrybucji informacji wewnętrznych.
• Wsparcie organizacyjne wydarzeń i narad, rezerwacje sal konferencyjnych, zamówienia materiałów biurowych, obsługa list obecności pracowników.
• Współpraca z jednostkami merytorycznymi, biblioteką i administracją, dbałość o właściwy obieg informacji i terminów.
• Redagowanie krótkich komunikatów i pism, korekta językowa podstawowych dokumentów wychodzących z sekretariatu.
• Przestrzeganie standardów ochrony danych i informacji, dbałość o poufność dokumentów.

Wymagania niezbędne

• Wykształcenie wyższe.
• Biegła obsługa pakietu MS Office 365, w szczególności Word, Excel, Outlook.
• Umiejętność redagowania pism w języku polskim, wysoka kultura osobista, komunikatywność, dyskrecja, świetna organizacja pracy i priorytetów.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B2 w mowie i piśmie.
• Mile widziane doświadczenie w pracy biurowej lub administracyjnej.

Wymagania pożądane

• Doświadczenie w sekretariacie instytucji publicznej, naukowej lub kulturalnej.
• Znajomość obiegu dokumentów, ePUAP, eDoręczenia i podstaw instrukcji kancelaryjnej.
• Podstawowa znajomość zasad ochrony danych osobowych i praktyki RODO w rekrutacji i w dokumentacji pracowniczej.
• Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, pełny etat od 1 stycznia 2026 r.
• Możliwość rozwoju i podnoszenia kwalifikacji w renomowanej instytucji analitycznej, udział w wydarzeniach Instytutu.
• Przyjazne środowisko pracy i stabilność organizacyjna.
• Wynagrodzenie zgodne z kwalifikacjami i doświadczeniem.

Wymagane dokumenty

• CV ze zgodą na przetwarzanie danych na potrzeby bieżącej rekrutacji.
• List motywacyjny.
• Kopie potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje, do wglądu oryginały na etapie rozmowy.
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych dla celów rekrutacji.
• Oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych, jeśli wymagane w danej rekrutacji.

Jak aplikować

Proszę przesłać komplet dokumentów do dnia 14.12.2025 r. na adres e‑mail: sekretariat@iz.poznan.pl; grodzki@iz.poznan.pl, z tytułem wiadomości, Rekrutacja – Instytut Zachodni, lub złóż osobiście w siedzibie Instytutu, sekretariat IZ, ul. Mostowa 27A, Poznań. Zastrzegamy kontakt z wybranymi osobami.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych, RODO

• Administratorem danych jest Instytut Zachodni im. Zygmunta Wojciechowskiego w Poznaniu, ul. Mostowa 27A, 61‑854 Poznań, dane kontaktowe dostępne na stronie www.iz.poznan.pl.
• Dane przetwarzamy w celu przeprowadzenia rekrutacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie danych wymaganych przepisami prawa pracy oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie danych przekazanych dobrowolnie, na przykład zdjęcia lub zgody na przyszłe rekrutacje.
• Dane będziemy przechowywać przez czas trwania naboru oraz przez okres niezbędny do jego udokumentowania zgodnie z przepisami o archiwizacji, chyba że wyrazisz odrębną zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach.
• Masz prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu oraz przenoszenia danych, a także prawo do cofnięcia zgody w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO.
• Podanie danych w zakresie wymaganym przepisami prawa pracy jest obowiązkowe, w pozostałym zakresie dobrowolne.

Szczegółowe informacje: https://www.iz.poznan.pl/pracownicy/praca-w-instytucie-zachodnim/instytut-zachodni-im-zygmunta-wojciechowskiego-poszukuje-kandydatek-kandydatow-na-stanowisko-specjalista-ds-obslugi-sekretariatu