Informacje o stanowisku

- przygotowywanie dokumentacji przetargowej i proceduralnej, w tym opracowywanie opisu przedmiotu zamówienia (OPZ), specyfikacji warunków zamówienia, projektów umów, harmonogramów postępowań i niezbędnych załączników zgodnie z przepisami prawa i wytycznymi projektowymi;
- współpraca z wydziałem zamówień, zespołem merytorycznym i finansowym w celu zapewnienia prawidłowego przygotowania dokumentów, ich spójności oraz zgodności z harmonogramem realizacji projektu;
- weryfikacja zgodności dokumentacji z obowiązującymi przepisami prawa, w tym ustawą Prawo zamówień publicznych, regulacjami krajowymi i unijnymi oraz wytycznymi instytucji nadzorujących projekt;
- koordynacja i monitorowanie terminów postępowań zamówieniowych, weryfikacja realizacji etapów procedur i zgłaszanie działań korygujących w przypadku opóźnień lub niezgodności;
- wsparcie w procesie wyboru wykonawców, obejmujące udział w komisjach przetargowych, analizę ofert, przygotowywanie rekomendacji oraz nadzór nad realizacją zawartych umów w zakresie zgodności z dokumentacją i harmonogramem;
- przygotowywanie raportów, zestawień i analiz dotyczących dokumentacji przetargowej, niezbędnych dla instytucji nadzorujących projekt i kierownictwa programu;
- identyfikacja ryzyk proceduralnych oraz proponowanie działań zapobiegawczych i korygujących w celu zapewnienia prawidłowej realizacji zamówień i zgodności z przepisami prawa;
- wdrażanie usprawnień w zakresie dokumentacji i procedur zamówień, w tym opracowywanie szablonów dokumentów, standardów oraz rekomendowanie rozwiązań zwiększających efektywność i jakość procesów proceduralnych;
- wsparcie w przygotowywaniu dokumentów przetargowych związanych z realizacją szkoleń, opracowywaniem materiałów edukacyjnych lub innych rezultatów projektu, w tym koordynacja wprowadzania poprawek i aktualizacji;
- utrzymywanie spójności i kompletności dokumentacji projektowej, w tym monitorowanie obiegu dokumentów między zespołami, archiwizacja oraz zapewnienie dostępności dokumentów na potrzeby kontroli zewnętrznych i audytów;
- doradztwo dla członków zespołu projektowego w zakresie przygotowywania i prowadzenia dokumentacji zamówień publicznych, w tym konsultacje dotyczące stosowania przepisów i wytycznych;

Inne wymagania
Wymagania związane ze stanowiskiem
Niezbędne:
- wykształcenie wyższe;
- minimum 5-letni staż pracy;
- doświadczenie w opracowywaniu opisów przedmiotu zamówienia (OPZ), specyfikacji warunków zamówienia, projektów umów i harmonogramów postępowań;
- doświadczenie w przygotowywaniu i koordynowaniu postępowań zamówień publicznych w projektach współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej;
- znajomość przepisów prawa dotyczących zamówień publicznych, regulacji krajowych i unijnych oraz wytycznych instytucji nadzorujących projekty współfinansowane;
- doświadczenie we współpracy z zespołami merytorycznymi i finansowymi w zakresie przygotowywania dokumentacji projektowej i przetargowej;
- umiejętność monitorowania terminów i etapów postępowań zamówieniowych oraz identyfikowania ryzyk proceduralnych;
- bardzo dobra organizacja pracy własnej, umiejętność planowania i realizacji wielu zadań jednocześnie;
- umiejętność redagowania dokumentów urzędowych i projektowych, w tym raportów, zestawień, analiz i pism kierowanych do instytucji publicznych;
- bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności programów Word i Excel, w tym praca z tabelami, formularzami i zestawieniami danych;
- wysokie kompetencje interpersonalne, odpowiedzialność i samodzielność w działaniu, umiejętność współpracy zespołowej;
Pożądane:
- znajomość języka angielskiego na poziomie B2;
- doświadczenie w pracy przy dokumentacji przetargowej w projektach edukacyjnych lub społecznych;
- udział w komisjach przetargowych lub weryfikacji ofert wykonawców;
- doświadczenie we współpracy z jednostkami administracji publicznej, w tym z wydziałami zamówień oraz instytucjami nadzorującymi projekty;
- doświadczenie w opracowywaniu standardów i procedur przygotowania dokumentacji projektowej i przetargowej;
- umiejętność identyfikowania i minimalizowania ryzyk proceduralnych w procesie udzielania zamówień;
- doświadczenie we wsparciu merytorycznym zespołów projektowych przy tworzeniu dokumentacji przetargowej;
Wymagane dokumenty i oświadczenia:
- CV;
- kopie dokumentów potwierdzających wymagane wykształcenie;
- kopie dokumentów potwierdzających posiadanie dodatkowych kwalifikacji;
- kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe, referencje i rekomendacje;
- podpisane oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w załączonych dokumentach jeśli w zakresie tych danych są zawarte szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w załączonych dokumentach.
Osoby zainteresowane prosimy o dostarczenie kompletu dokumentów osobiście do kancelarii ORE (pok. 103) lub pocztą na adres: Ośrodek Rozwoju Edukacji, Aleje Ujazdowskie 28, 00-478 Warszawa, z dopiskiem na kopercie: Oferta pracy na stanowisko specjalista ds. dokumentacji proceduralnej i zamówień w projekcie Wsparcie edukacji formalnej dzieci i młodzieży z Ukrainy w programie FERS w Wydziale Polityki Oświatowej i Współpracy w terminie do dnia 1.09.2025 r.
Dokumenty uważa się za dostarczone w terminie, jeśli wpłynęły na wyżej wymieniony adres do dnia 1.09.2025 r., do godziny 16.00.
Za dokumenty dostarczone w terminie uznaje się również dostarczenie kompletu dokumentów drogą elektroniczną na adres e-mailowy: rekrutacje@ore.edu.pl w terminie do dnia 1.09.2025 r., do godziny 16.00. W temacie e-maila prosimy wpisać: specjalista ds. dokumentacji proceduralnej i zamówień w projekcie Wsparcie edukacji formalnej dzieci i młodzieży z Ukrainy w programie FERS w Wydziale Polityki Oświatowej i Współpracy.
Kontakt: Tel. 22 345 37 27 oraz e-mail: rekrutacje@ore.edu.pl
Praca w godzinach: 08:00 - 16:00;

Rodzaj zatrudnienia
Umowa o pracę na okres próbny

System wynagradzania
Czasowy ze stawką miesięczną

Zmianowosc
jedna zmiana

Wyksztalcenia
wyższe (w tym licencjat)

mazowieckie - Oferty pracy w okolicznych lokalizacjach