120 575
18 263
Rozliczenia i administracja:
Codzienne zbieranie raportów godzin od samozatrudnionych.
Weryfikacja poprawności zgłaszanych godzin oraz kontakt z pracownikami w razie
niezgodności.
Przygotowywanie rozliczeń godzinowych i wysyłanie ich do klientów.
Prowadzenie i aktualizacja arkuszy kalkulacyjnych (Google Sheets / Excel).
Tworzenie zestawień miesięcznych, tygodniowych oraz analityki godzin.
Archiwizacja dokumentów i dbałość o porządek w systemach wewnętrznych.
Dokumentacja samozatrudnionych:
Kontrolowanie ważności dokumentów: Freistellung, polisa OC, Gewerbe, uprawnienia.
Przypominanie o zbliżających się terminach wygaśnięcia dokumentów.
Pomoc pracownikom w przygotowywaniu wniosków o zwolnienie z podatku
budowlanego (Freistellung).
Uzupełnianie brakujących danych i pilnowanie kompletów dokumentacji.
Planowanie i koordynacja pracy:
Przygotowywanie cotygodniowych grafików pracy i delegacji.
Kontakt z samozatrudnionymi w sprawie dostępności i planowania harmonogramu.
Przekazywanie pracownikom informacji o nowych zleceniach i wytycznych od klientów.
Bieżące reagowanie na zmiany i sytuacje operacyjne na budowach.
Obsługa komunikacji:
Odpowiadanie na bieżące wiadomości WhatsApp, SMS i e-mail od pracowników oraz
klientów.
Udzielanie podstawowych informacji administracyjnych i operacyjnych.
Utrzymywanie wysokiej kultury komunikacji i profesjonalnego tonu.
Wsparcie klientów:
Kontakt z firmami zlecającymi w zakresie potwierdzania godzin i statusów pracowników.
Przesyłanie rozliczeń, raportów i dokumentów wymaganych przez klientów.
Reagowanie na reklamacje i wyjaśnianie rozbieżności w raportach.
PR i Social Media (Facebook, Instagram, LinkedIn)
Ordersbay Hubert Jaślanek
Ul. Zamkowa 7 +48 574 596 435
68-212 Trzebiel +48 690 341 589
NIP: PL928 207 87 61 www.ordersbay.com
Regularne publikowanie postów informacyjnych, rekrutacyjnych i wizerunkowych.
Tworzenie prostych grafik oraz materiałów promocyjnych (np. w Canva).
Odpowiadanie na pytania w komentarzach i wiadomościach prywatnych.
Monitorowanie aktywności profili i proponowanie nowych treści.
Budowanie wizerunku marki Ordersbay i dbałość o spójność komunikacji.
Umieszczanie ogłoszeń o zapotrzebowaniu na samozatrudnionych operatorów i firmy.
Prace biurowe i wsparcie administracyjne.
Uzupełnianie danych w systemach wewnętrznych Excel.
Przygotowywanie prostych dokumentów, zestawień, umów lub protokołów.
Współpraca z administracją i działem operacyjnym firmy.
Dbanie o prawidłowy przepływ informacji pomiędzy pracownikami i klientami.
Inne zadania:
Współtworzenie i usprawnianie procesów wewnętrznych.
Wsparcie w organizacji rekrutacji.
Wykonywanie bieżących poleceń przełożonego związanych z zakresem stanowiska
Język niemiecki
• Bardzo dobra znajomość języka niemieckiego (min. B2, preferowane C1)
swobodna komunikacja mailowa i telefoniczna z klientami oraz samozatrudnionymi.
• Umiejętność czytania i rozumienia dokumentów administracyjnych (umowy, Freistellung, polisy).
⸻
Umiejętności biurowe i organizacyjne
• Bardzo dobra obsługa MS Office, w szczególności:
• Excel (formuły, tabele, filtrowanie, zestawienia),
• Outlook (organizacja maili, kalendarz).
• Praktyczna znajomość Google Workspace (Sheets, Drive, Docs) – lub gotowość do nauki.
• Umiejętność pracy z dużą ilością danych (godziny pracy, dokumenty, terminy).
⸻
Dokładność i odpowiedzialność
• Wysoka skrupulatność i dbałość o szczegóły – rozliczenia godzinowe nie mogą zawierać błędów.
• Umiejętność kontroli dokumentów i pilnowania terminów ważności.
• Odpowiedzialne podejście do powierzonych danych i dokumentów (RODO).
⸻
Komunikacja i kultura pracy
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej i umiejętność ustalania priorytetów.
• Wysoka kultura osobista i profesjonalny styl komunikacji (telefon, e-mail, WhatsApp).
• Umiejętność spokojnego reagowania na pytania, presję czasu i sytuacje konfliktowe.
⸻
Samodzielność i elastyczność
• Umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów i szukania informacji.
• Gotowość do pracy w dynamicznym środowisku (zmiany grafików, bieżące sprawy operacyjne).
• Dyspozycyjność w standardowych godzinach biurowych (z możliwością elastycznego grafiku).
⸻
Mile widziane (ale nie obowiązkowe)
Doświadczenie
• Doświadczenie w:
• administracji biurowej,
• HR / rozliczeniach czasu pracy,
• pracy z samozatrudnionymi lub branżą budowlaną.
• Doświadczenie we współpracy z rynkiem niemieckim.
⸻
Dokumentacja i prawo
• Znajomość dokumentów takich jak:
• Freistellung (Bauabzugssteuer),
• Gewerbe,
• ubezpieczenie OC,
• podstawy niemieckiego systemu pracy samozatrudnionych,
• Podstawowa wiedza z zakresu administracji i księgowości (nie pełna księgowość).
⸻
Social Media i PR
• Podstawowa znajomość Facebook, Instagram, LinkedIn w kontekście firmowym.
• Umiejętność tworzenia prostych grafik (np. Canva).
• Lekkość w pisaniu krótkich tekstów informacyjnych i rekrutacyjnych.
⸻
Cechy osobowościowe
• Proaktywność – „widzę problem i reaguję”.
• Dobra organizacja, systematyczność, odporność na stres.
• Chęć rozwoju i realnego wpływu na usprawnianie procesów
Ordersbay to rozwijająca się firma zajmująca się administracją i koordynacją współpracy z osobami samozatrudnionymi, głównie w branży budowlanej na rynku niemieckim. Wspieramy naszych partnerów w rozliczeniach, dokumentacji i organizacji pracy, upraszczając formalności i dbając o sprawną komunikację. Pracujemy w uporządkowanych systemach, stawiamy na profesjonalizm i dajemy realny wpływ na rozwój procesów.