Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu



Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów-kandydatek na stanowisko:

Specjalista do spraw obsługi sekretariatu

w Wydziale Zdrowia WUW w Poznaniu nr ref. 37/24

Specjalista

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• obsługuje w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją korespondencję kierowaną do Wydziału (również w formie EZD), rozdziela ją na poszczególne komórki z uwzględnieniem priorytetu pism pilnych
• koordynuje obsługę klientów Wydziału – przyjmuje/łączy rozmowy telefoniczne, kieruje interesantów do referentów spraw, udziela informacji bezpośrednio/telefonicznie/mailowo
• prowadzi sprawy związane z obsługą kadrową dotyczące pracowników Wydziału (m.in. prowadzi listy obecności, ewidencjonuje dni urlopowe pracowników i wyjścia w godzinach służbowych, obsługuje system informatyczny rejestracji czasu pracy i ewidencji absencji, koordynuje opracowanie rocznego planu urlopów wypoczynkowych w zakresie Wydziału)
• obsługuje konto e-mail Wydziału – odbiera pocztę elektroniczną, przekazuje korespondencję według właściwości wewnątrz Wydziału
• prowadzi sprawy gospodarcze Wydziału (m.in. wnioskuje o materiały biurowe i pieczątki, a następnie rozdysponowuje je między pracownikami Wydziału)
• prowadzi obsługę spotkań z udziałem kierownictwa Wydziału oraz koordynuje obsługę sekretariatu pod względem organizacyjnym
• prowadzi terminarz spotkań, narad oraz informuje o terminach załatwianych spraw w Wydziale w celu wsparcia w bieżącej pracy kierownictwa Wydziału

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w jednostkach sektora finansów publicznych

• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• znajomość ustawy o służbie cywilnej i zasad służby cywilnej
• znajomość Kodeksu pracy w zakresie czasu pracy i urlopów pracowniczych
• zdolności organizacyjne
• samodzielność, komunikatywność, asertywność
• umiejętność pakietu MS Office lub równorzędnego
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• wykształcenie: brak

• umiejętność pracy pod presją czasu
• przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o prywatności zamieszczoną na stronie Urzędu
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

Termin i miejsce składania dokumentów:

• Dokumenty należy złożyć do: 2024-03-25
• Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  
  ZACHĘCAMY DO SKORZYSTANIA Z MOŻLIWOŚCI APLIKOWANIA ONLINE DOSTĘPNEJ NA STRONIE: www.poznan.uw.gov.pl/oferty-pracy
  
  
  
  Dokumenty można również składać osobiście lub przesyłać na adres:
  
  Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu
  
  Al. Niepodległości 16/18
  
  61-713 Poznań
  
  Punkt Informacyjny w holu Urzędu
  
  (z podaniem w ofercie nr ref. 37/24)

Warunki pracy

• 
  
  
• praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera oraz urządzeń biurowych
  
  
• zadania wykonywane w siedzibie Urzędu
  
  
• konieczność poruszania się po terenie urzędu w celu przekazania lub odebrania dokumentów
  
  
• stanowisko pracy znajduje się na V piętrze budynku biurowego
  
  
• budynek wyposażony w windy osobowe, klatka schodowa o szerokości 140 cm, korytarz biurowy o szerokości 200 cm
  
  
• drzwi wejściowe do pokoi biurowych o szerokości 76 cm
  
  
• stanowisko pracy wyposażone w meble biurowe dostosowane do wymagań określonych dla stanowisk administracyjno-biurowych
  
  
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin na dobę
  
  
• pomieszczenia higieniczno-sanitarne nieprzystosowane dla osób z niepełnosprawnościami poruszających się na wózkach inwalidzkich
  
  
• budynek posiada podjazd dla osób z niepełnosprawnościami
  
  

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.

• 
  
  
• Jeśli ofertę składasz elektronicznie, własnoręcznie podpisane oświadczenia przekaż komisji rekrutacyjnej przed
  
  rozpoczęciem testu wiedzy.
  
  
• Wzór wymaganych oświadczeń zamieszczony jest pod adresem: https://www.poznan.uw.gov.pl/sites/default/files/zalaczniki/oswiadczenia_dla_kandydatow_do_pracy_w_wuw.pdf
  
  
• APLIKUJ NA TO STANOWISKO ONLINE POPRZEZ FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY DOSTĘPNY NA STRONIE:
  
  www.poznan.uw.gov.pl/oferty-pracy
  
  
• Osoba zatrudniona na ww. stanowisku, zgodnie z art. 78 ust. 4 Ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej,
  
  nie może łączyć zatrudnienia w służbie cywilnej z mandatem radnego
  
  
• Rekrutacja może być przeprowadzona w trybie stacjonarnym, zdalnym/on-line lub hybrydowo.
  
  
• Wyniki naboru opublikowane będą po zakończeniu naboru w BIP KPRM, BIP WUW oraz w siedzibie Urzędu.