Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad



Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów-kandydatek na stanowisko:

Specjalista do spraw obsługi sekretariatu

w Wydziale Administracji

Specjalista

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• prowadzi w systemie EZD rejestrację korespondencji wpływającej do Oddziału w formie elektronicznej (ePUAP, system EZD, mail); przedkłada dyrekcji do dekretacji lub do podpisu korespondencję oddziału;
• prowadzi terminarz spotkań i narad w uzgodnieniu z dyrektorem i zastępcami;
• obsługuje urządzenia techniczne będące na wyposażeniu sekretariatu, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Oddziału, wspiera Dyrektora Oddziału w terminowej realizacji zadań zleconych podległym komórkom organizacyjnym;
• współpracuje z właściwymi komórkami organizacyjnymi w zakresie przygotowania wymaganych dokumentów do wniosków o współfinansowanie ze źródeł zewnętrznych oraz o uruchomienie środków finansowych na realizację zadań inwestycyjnych;
• przygotowuje i obsługuje spotkania dyrektorów z interesantami i gośćmi;
• redaguje pisma dyrektora oddziału i jego zastępców, obsługuje pocztę elektroniczną, prowadzi książkę kontroli zewnętrznych;
• prowadzi sprawy związane z przygotowaniem materiałów dotyczących zamówień publicznych związanych z obsługą sekretariatu i spotkań dyrekcji Oddziału;
• udziela klientom zewnętrznym informacji i kieruje strony do merytorycznych wydziałów;
• archiwizuje i przekazuje akta spraw dyrektora oddziału do zakładowego archiwum akt jawnych.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w zakresie prowadzenia sekretariatu lub obsługi administracyjnej i/lub kancelaryjnej

• Znajomość przepisów z zakresu prawa budowlanego, ze szczególnym uwzględnieniem uregulowań dotyczących dróg i obiektów inżynierskich, ustawy o drogach publicznych, prawa zamówień publicznych
• Umiejętność obsługi komputera, w szczególności pakietu MS Office
• Posiadanie kompetencji: wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
• Swobodne formułowanie wypowiedzi w mowie i piśmie
• Niepełnienie służby zawodowej, niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa, wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów; niepozostawanie współpracownikiem tych organów. Dotyczy kandydatów urodzonych przed 01.08.1972r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w jednostkach administracji publicznej
• wykształcenie: wyższe lub średnie administracyjne

• Kurs obsługi sekretariatu
• Przeszkolenie z programu w zakresie ewidencji korespondencji
• Poświadczenie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone
• Znajomość przepisów kancelaryjnych

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie kandydatki/kandydata, urodzonego przed 1 sierpnia 1972 r., dotyczące pracy lub służby w organach bezpieczeństwa państwa lub współpracy z tymi organami w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r.,
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie posiadanych kwalifikacji
• Kopia dokumentu potwierdzającego poświadczenie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone

Termin i miejsce składania dokumentów:

• Dokumenty należy złożyć do: 2024-05-25
• Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  
  Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad Oddział w Zielonej Górze
  
  ul. Bohaterów Westerplatte 31
  
  65-950 Zielona Góra

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

• 
  
  
• 
  
  

  Permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa)

  
  
  
  
  
• 
  
  

  Obciążenie mięśniowo-szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych;

  
  
  
  
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy 

• 
  
  
• Praca w pomieszczeniach biurowych, z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych: telefon, faks, ksero, komputer
  
  
• Budynek i jego wyposażenie zapewniają bezpieczne i higieniczne warunki pracy, warunki są dostosowane do rodzaju wykonywanych prac i są przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych: podjazd dla wózków, winda, toaleta dla osób niepełnosprawnych znajduje się na parterze, utrudnienie mogą stanowić drzwi między ciągami komunikacyjnymi
  
  
• Praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym
  
  

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami