Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
praca administracyjno-biurowa,
obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie.
Dokonuje przeglądu korespondencji wpływającej do sekretariatu Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego (biura) według hierarchii ważności i terminowości spraw, wykonuje czynności kancelaryjne przy pomocy Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), przedkłada korespondencję do podpisu, akceptacji i dekretacji dyrektora biura, rozdziela zadekretowaną korespondencję
Zapewnia organizację i obsługę spotkań dyrektora biura, w tym prowadzi kalendarz, obsługuje gości, przygotowuje materiały, rezerwuje sale oraz koordynuje udział dyrektora biura w posiedzeniach, naradach, konferencjach, seminariach i innych wydarzeniach
Przygotowuje i redaguje pisma, opracowuje notatki służbowe, raporty i prezentacje oraz materiały informacyjne na potrzeby dyrektora biura. Weryfikuje kompletność i poprawność formalną materiałów przedkładanych do dyrektora biura oraz monitoruje terminowość realizacji spraw
Prowadzi komputerową ewidencję (przy pomocy systemu kadrowo-płacowego KOMAeHR) czasu pracy i absencji pracowników (np. urlopów, zwolnień, szkoleń pracowników, harmonogramu pracy), a także rejestru szkoleń
Obsługuje przychodzące i wychodzące połączenia telefoniczne związane ze stanowiskiem pracy oraz obsługuje urządzenia biurowe
Prowadzi sprawy administracyjno-organizacyjne sekretariatu biura, w tym zapewnia zaopatrzenie w niezbędne materiały biurowe, eksploatacyjne oraz artykuły spożywcze
Współpracuje z zespołami kontrolnymi i wspiera dyrektora biura w przygotowywaniu materiałów pomocniczych, w tym zestawień, przepisów prawa i informacji niezbędnych do realizacji spraw prowadzonych przez biuro
Koordynuje sprawy zlecone przez dyrektora, w szczególności prowadzenie zapisów na szkolenia oraz gromadzenie i przekazywanie informacji w zakresie spraw prowadzonych w EZD
WYMAGANIA:
wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w obszarze obsługi sekretarskiej
Znajomość języka angielskiego na poziome umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi dotyczących realizowanych zadań
Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
Umiejętność argumentowania
Umiejętność posługiwania się Internetowymi serwisami prawniczymi
Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
doświadczenia zawodowego
Wykształcenie: wyższe
Przeszkolenie z zakresu przetwarzania danych osobowych i obsługi EZD
Szczególne uprawnienie: posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne”
Znajomość organizacji Ministerstwa Finansów
Znajomość organizacji administracji publicznej
OFERUJEMY:
Stabilne zatrudnienie - umowa o pracę
Elastyczny czas pracy
Możliwość świadczenia pracy w modelu hybrydowym (połączenie pracy zdalnej z pracą stacjonarną w budynku Ministerstwa Finansów)
Benefity płacowe: dodatkowe wynagrodzenie (tzw. 13tka), nagrody uznaniowe za wyniki i osiągnięcia, dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat - od 5% do 20% wynagrodzenia, zgodnie z udokumentowanym stażem pracy), nagrody jubileuszowe
Możliwość przystąpienia do Pracowniczych Planów Kapitałowych
Możliwość rozwoju poprzez pracę w zespole profesjonalistów i ekspertów z różnych dziedzin oraz udział w strategicznych projektach
Możliwość godzenia pracy zawodowej z pracą naukową
Kursy, szkolenia, dofinansowanie do wybranych form edukacji własnej
Możliwość zakupu: grupowego ubezpieczenia na życie i zdrowie, pakietów opieki medycznej, uprawnień do zniżek PKP
Pakiet socjalny: dofinansowanie do sportu i kultury, wypoczynku, karty fitness
Przyjazne środowisko pracy: kiosk i bufet pracowniczy, pokój dla rodzica z dzieckiem, biblioteka, poczta, bankomat, klimatyzowane pomieszczenia
Doskonałą lokalizację urzędu w historycznym budynku w centrum Warszawy – szybki i łatwy dojazd
Dostosowanie urzędu do zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, możliwość dopasowania stanowiska pracy do potrzeb indywidualnej niepełnosprawności
