Sekretarka/sekretarz

Twój zakres obowiązków

1.Prowadzenie bieżącej korespondencji mailowej i pocztowej (wychodzącej i przychodzącej).

2.Wysyłanie wychodzącej korespondencji firmowej.

3.Wydawanie kurierom/listonoszom wcześniej przygotowanych dokumentów lub zamówień przekazanych do wysyłki.

4.Odbieranie w recepcji/punkcie odbioru/placówce pocztowej przesyłek i paczek

5.Rejestracja korespondencji pocztowej wychodzącej i przychodzącej.

6.Koordynacja logistyki spotkań wewnętrznych, w szczególności: bieżące monitorowanie dostępności sali konferencyjnych, zabezpieczenie cateringu w trakcie spotkań, informowanie pracowników o terminach planowanych spotkań wewnętrznych.

7.Digitalizacja i archiwizacja dokumentów, w szczególności: bieżące skanowanie i porządkowanie plików na dyskach

8.Wprowadzanie danych dot. projektów i spraw bieżących do właściwych systemów.

9.Organizacja oświadczeń lub podpisów od pracowników zespołu pod wymaganymi dokumentami.

10.Bieżące monitorowanie stanu zaopatrzenia biura oraz sporządzanie zamówień materiałów biurowych, spożywczych i eksploatacyjnych o częstotliwości uzależnionej od potrzeb.

11.Bieżąca kontrola stanu magazynowego podstawowych artykułów biurowych, spożywczych i eksploatacyjnych.

12.Rozwieszanie ogłoszeń i ich aktualizacji na tablicy informacyjnej w biurze.

13.Roznoszenie dokumentów między działami (np. umowy do podpisu) i dostarczanie dokumentacji właściwym pracownikom (według właściwości i zakresu ich zadań).

14.Telefoniczne lub mailowe informowanie klientów o statusie sprawy (według instrukcji i wytycznych przełożonych lub pracowników zlecających działania).

15.Wykonywanie technicznych działań wspierających realizację projektów, w szczególności: składanie mailingów, sortowanie dokumentacji, gromadzenie załączników i dokumentacji (zgodnie z wytycznymi i poleceniami przełożonych lub pracowników zlecających działania).

16.Odbiór połączeń telefonicznych i przekierowywanie ich do odpowiednich pracowników.

17.Bieżąca obsługa recepcji, rejestracja i organizacja wizyt gości

18.Zarządzanie i nadzorowanie kalendarza spotkań przełożonych.

19.Dbanie o prawidłowy przepływ informacji w zespole.

20.Wykonywanie innych próśb i poleceń służbowych przełożonych.

21.Dbanie o estetykę biura.

22.Dbanie o atmosferę w zespole.

Nasze wymagania

• znajomość języka angielskiego
• wyższe wykształcenie
• doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku co najmniej 5 lat

To oferujemy

• praca w stabilnej organizacji
• dobra atmosfera w zespole
• możliwość rozwoju w ramach organizacji
• udział w szkoleniach i wyjazdach integracyjnych
• opieka medyczna Lux-Med
• karta MultiSport