Ministerstwo Przemysłu w Katowicach
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów-kandydatek na stanowisko:
Samodzielny referent do spraw organizacyjnych
w Departamencie Funduszy Europejskich i Spraw Zagranicznych
Samodzielny referent
Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:
- zapewnia obsługę sekretarską i asystencką kierownictwa departamentu
- koordynuje obieg korespondencji kierowanej do departamentu i organizuje dokumentację wewnętrzną departamentu w uzgodnieniu z kierownictwem departamentu
- prowadzi sprawy związane z delegacjami i wizytami delegacji dla kierownictwa departamentu
- wspiera w realizacji procedur związanych ze spotkaniami członków kierownictwa departamentu i kierownictwa ministerstwa z delegacjami zagranicznymi
- monitoruje terminowość prowadzonych spraw i harmonogram spotkań
- obsługuje spotkania i narady kierownictwa departamentu (obsługa organizacyjno-recepcyjna)
- wspiera w realizacji zamówień publicznych realizowanych w ramach Departamentu
- koordynuje sprawy kadrowe i szkoleniowe pracowników departamentu i współpracuje z komórką organizacyjną właściwą do spraw kadr, w szczególności w zakresie czasu pracy, obecności i planów urlopowych pracowników departamentu
- prowadzi i koordynuje sprawy związane z ochroną danych osobowych w departamencie, w tym współpracuje z Inspektorem Ochrony Danych, przygotowuje i przedkłada do podpisu dyrektora upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz prowadzi ewidencję tych upoważnień
- przygotowuje i opracowuje materiały informacyjne i notatki dotyczące spotkań oraz dokumentuje przebieg spotkań kierownictwa departamentu i Ministerstwa, w tym w języku angielskim
- przygotowuje i organizuje spotkania i wydarzenia z udziałem kierownictwa departamentu i Ministerstwa, uczestniczy w wizytach przygotowawczych, w tym w języku angielskim
- przygotowuje projekty pism dotyczące spraw organizacyjnych oraz zaproszeń, delegacji i wizyt, w tym w języku angielskim
- przygotowuje projekty pism i materiałów zawierające zbiorcze informacje przekazywane przez komórki wewnętrzne i zewnętrzne
- koordynuje opracowania odpowiedzi na interpelacje, zapytania poselskie, wnioski o udostępnienie informacji publicznych
- opracowuje projekty zarządzeń, decyzji i upoważnień w sprawach pozostających w dyspozycji Departamentu
Wymagania związane ze stanowiskiem pracy
- wykształcenie: średnie
- doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego w prowadzeniu sekretariatu lub pełnieniu funkcji asystenta zarządu/kierownictwa
- znajomość języka angielskiego w stopniu umożliwiającym swobodne komunikowanie i redagowanie pism; weryfikacja na podstawie dołączonych dokumentów - konieczne jest złożenie dokumentu potwierdzającego znajomość języka angielskiego i pozostawiamy Tobie wybór rodzaju dokumentu, który złożysz - np. certyfikat językowy, dylom ukończenia studiów, dyplom ukończenia szkoły językowej na poziomie min. B, zaświadczenie/informacja z innych miejsc zatrudnienia o realizacji zadań w języku angielskim z podaniem zakresu zadań oraz podaniem danych kontaktowych do przełożonego w tym nr telefonu w celu umożliwienia weryfikacji informacji (informacja ta może zostać podana w CV) lub inne dokumenty, które mogą potwierdzić znajomość języka angielskiego; weryfikacja na etapie rozmowy kwalifikacyjnej lub egzaminu
- doświadczenie min. 5 letnie w pracy w administracji publicznej; weryfikacja na podstawie cv
- znajomość ustawy o służbie cywilnej; weryfikacja na etapie rozmowy kwalifikacyjnej i egzaminu
- znajomość ustawy Prawo Zamówień Publicznych; weryfikacja na etapie rozmowy kwalifikacyjnej i egzaminu
- znajomość zagadnień związanych z protokołem dyplomatycznym i zasadami savoir vivre’u; weryfikacja na etapie rozmowy kwalifikacyjnej lub egzaminu
- umiejętność komunikacji, w tym tworzenia tekstów dostosowanych do okoliczności i odbiorców, umiejętność organizacji pracy, osiągania celów i pracy zespołowej; weryfikacja na etapie rozmowy kwalifikacyjnej lub egzaminu
- oświadczenie o wyrażeniu zgody na poddanie się procedurze sprawdzającej umożliwiającej uzyskanie dostępu do informacji niejawnych o klauzulach: „poufne”, „NATO confidential”, „confidential UE” lub poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzulach: „poufne”, „NATO confidential”, „confidential UE”; weryfikacja na podstawie oświadczenia
- w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.; ; weryfikacja na podstawie oświadczenia
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- wykształcenie: wyższe pożądane: wykształcenie kierunkowe lub studia podyplomowe na kierunkach energetyka, górnictwo, hutnictwo, ekonomia
- znajomość języka angielskiego na poziomie C1; weryfikacja jak w przypadku wymagań niezbędnych
- znajomość innego języka roboczego UE (niemiecki, francuski) na poziomie B; weryfikacja jak w przypadku wymagań niezbędnych
- szkolenia z zakresu: protokołu dyplomatycznego, służby przygotowawczej w służbie cywilnej; weryfikacja na podstawie dołączonych dokumentów
- znajomość EZD; weryfikacja na podstawie informacji w CV
Dokumenty i oświadczenia niezbędne:
- CV
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
- Dokumenty zostały każdorazowo określone przy wymaganiach jako sposób weryfikacji wymagań.
- -
- -
- Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
- Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
- Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:
- kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
Termin i miejsce składania dokumentów:
- Dokumenty należy złożyć do: 2024-05-06
- Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
- Miejsce składania dokumentów:
Ministerstwo Przemysłu
ul. Powstańców 30
40-039 Katowice
z dopiskiem na kopercie: DFE – nabór 23.04.2024
Warunki pracy
Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposoby wykonywania zadań:
- krajowe lub zagraniczne wyjazdy służbowe,
- zagrożenie korupcją.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- praca przy komputerze – powyżej 4 godzin dziennie.
W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
Procedura rekrutacyjna nie przewiduje uzupełniania dokumentów.
Pamiętaj, aby sprawdzić, czy załączyłeś wszystkie wymagane dokumenty. Okresliliśmy sposób weryfikacji każdego z wymagań, aby ułatwić skompletowanie dokumentów.
Zwróć uwagę, czy dokumenty obcojęzyczne zostały przetłumaczone.