Prowadzenie sekretariatu Biura Komunikacji Społecznej
Prowadzenie dokumentacji, rejestrów, umów, delegacji i archiwum jednostki
Przygotowywanie pism, notatek, protokołów, raportów i zestawień
Organizowanie i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej
Monitorowanie terminów oraz weryfikacja zgodności formalnej dokumentów
Przygotowywanie dokumentów do zamówień publicznych, zapytań ofertowych, umów i rozliczeń
Prowadzenie rejestrów
Koordynowanie ogólnouczelnianego kalendarza wydarzeń
Zapewnienie sprawnego przepływu informacji o wydarzeniach w UMLub
Wsparcie organizacyjne konferencji, targów i wydarzeń uczelnianych
Rezerwacja sal, sprzętu oraz zamawianie usług (druk, catering, transport)
Kontakt z dostawcami i partnerami przy sprawach formalno-organizacyjnych
Aktualizacja dokumentów i danych w systemach EZD, SharePoint i Teams
Dbałość o przejrzystość i porządek procesów administracyjnych Biura
Wymagania:
Wykształcenie: średnie z doświadczeniem administracyjnym lub wyższe; preferowane kierunki: administracja, zarządzanie, ekonomia, prawo, komunikacja
Doświadczenie zawodowe: min. 2 lata
Staż pracy w obszarze: min. 2 lata w pracy administracyjno-biurowej, obsłudze sekretariatu lub wsparciu organizacyjnym w instytucjach publicznych, edukacyjnych lub administracyjnych
Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B1, umożliwiająca podstawową komunikację oraz obsługę dokumentów i korespondencji międzynarodowej
Znajomość obsługi komputera i systemów informatycznych: biegła znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook) oraz narzędzi biurowych SharePoint, Teams
Kompetencje miękkie: komunikatywność, bardzo dobra organizacja pracy i zarządzania czasem, umiejętność pracy zespołowej i współpracy, skrupulatność i dbałość o szczegóły, wielozadaniowość, odporność na stres i umiejętność pracy pod presją czasu, dyskrecja i odpowiedzialność
Mile widziane:
Znajomość EZD
Znajomość systemów finansowych (SAP, Simple) i narzędzi do planowania pracy
