Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach



Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów-kandydatek na stanowisko:

Referent do spraw obsługi kancelaryjnej

w Biurze Organizacyjno - Budżetowym

Referent

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Prowadzi obsługę kancelaryjną (w tym również rejestracja korespondencji wymagającej dostępu do informacji niejawnych - zastrzeżonej i poufnej) Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach (ŚUW) z wykorzystaniem elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (EZD) w celu dostarczenia korespondencji do klientów wewnętrznych (komórek organizacyjnych) i zewnętrznych Urzędu.
• Prowadzi obsługę składu chronologicznego z wykorzystaniem systemu EZD w celu ewidencjonowania i zarządzania przesyłkami na nośniku papierowym i na informatycznych nośnikach danych, które włączono do prowadzenia wyłącznie w systemie EZD.
• Udziela klientom niezbędnych wskazówek i informacji oraz potwierdza profil zaufany ePUAP celem zapewnienia właściwej obsługi klienta zewnętrznego oraz wsparcia Wieloosobowego stanowiska pracy do spraw obsługi klienta.
• Dokonuje bieżącej kontroli zwracanej korespondencji w celu potwierdzenia prawidłowości wydatkowania środków publicznych oraz stwierdzenia zasadności dokonania przez operatora pocztowego zwrotu.
• Dokonuje reklamacji pocztowych celem potwierdzenia prawidłowości wykonania usługi pocztowej.
• Weryfikuje przyjmowanie przesyłek celem potwierdzania operatorowi pocztowemu właściwości adresata.
• Segreguje i rejestruje z wykorzystaniem systemu EZD zwrotnych potwierdzeń odbioru (ZPO) celem przekazania ich referentom prowadzącym sprawy.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

• wykształcenie: średnie

• szczególne uprawnienia: poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego
• znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych
• znajomość rozporządzenia PRM ws. instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w administracji publicznej na stanowiskach urzędniczych lub/i pracy biurowej
• wykształcenie: brak

• znajomość języków obcych: znajomość języka angielskiego na poziomie podstawowym
• znajomość rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
• radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych, orientacja na klienta

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ,,poufne” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• CV i list motywacyjny
• oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru na stanowisko referenta ds. obsługi kancelaryjnej - zastępstwo w zakresie wykraczającym poza katalog danych określonych w Kodeksie pracy oraz wynikających z ustawy o służbie cywilnej

Termin i miejsce składania dokumentów:

• Dokumenty należy złożyć do: 2024-06-03
• Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  
  Śląski Urząd Wojewódzki ul. Jagiellońska 25, 40 - 032 Katowice z dopiskiem na kopercie ,,Oferta pracy – referent ds. obsługi kancelaryjnej - zastępstwo”. Dokumenty aplikacyjne można również wysłać przez ePUAP. Dodatkowo przy wejściu do budynku udostępniono skrzynkę podawczą.

Warunki pracy

Budynek Urzędu częściowo bez barier architektonicznych (brak wind osobowych), toaleta dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych (parter). Wejście do Urzędu wyposażone w podjazd. Stanowisko pracy zlokalizowane jest na parterze budynku. Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie. Wysiłek fizyczny związany z transportem korespondencji z i do placówki pocztowej oraz z komórek organizacyjnych. Permanentna obsługa klientów zewnętrznych związana ze wsparciem wieloosobowego stanowiska pracy do spraw obsługi klienta.

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

- ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa

- w przypadku składania dokumentów pocztą elektroniczną wymagane w ogłoszeniu oświadczenia podpisz własnoręcznie i prześlij w formie skanów

- wzory oświadczeń wymaganych przy składaniu dokumentów znajdują się na stronie internetowej Urzędu:

https://suw.bip.gov.pl/wzory-oswiadczen-oraz-zgoda-na-przetwarzanie-danych-osobowych/wzory-oswiadczen-oraz-zgoda-na-przetwarzanie-danych-osobowych.html

- do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego a dodatkowo do dokumentów potwierdzających wykształcenie dołącz potwierdzenie ich równoważności z odpowiednim polskim dyplomem/świadectwem

- nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy

- zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu - rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca

- informacje o szczególnych potrzebach można zgłaszać: mailowo na adres , przez ePUAP, telefonicznie pod numerem telefonu 32 20-77-796 lub 32 20-77-246

- oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data stempla pocztowego/ data osobistego dostarczenia oferty do Urzędu)

- w przypadku wysłania dokumentów przez ePUAP lub drogą mailową decyduje data wpływu do urzędu

- załączniki znajdujące się w udostępnionej w Internecie przestrzeni dyskowej (w popularnych chmurach) nie będą pobierane

- informację o zakwalifikowaniu Cię do kolejnego etapu naboru oraz o metodach i technikach stosowanych na danym etapie przekażą Ci pracownicy Biura Organizacyjno-Budżetowego z wykorzystaniem danych kontaktowych, które zostały przez Ciebie wskazane

- oferty kandydatów/kandydatek będą przechowywane nie dłużej niż przez okres 3 miesięcy od daty zatrudnienia wybranego kandydata/wybranej kandydatki w naborze. W okresie tym, jeśli brałeś udział w procedurze naboru masz prawo ich odbioru. Po upływie ww. okresu złożone dokumenty aplikacyjne będą niszczone

- osoba wybrana przez Dyrektora Generalnego Urzędu do zatrudnienia będzie zobowiązana (przed nawiązaniem stosunku pracy) do złożenia oświadczenia lustracyjnego lub informacji o uprzednim złożeniu oświadczenia lustracyjnego (zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 18  października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944 – 1990 oraz treści tych dokumentów). Obowiązek ten dotyczy osób urodzonych przed dniem 1 sierpnia 1972 r.

- dodatkowe informacje, w tym o wysokości proponowanego wynagrodzenia, możesz uzyskać telefonicznie

- przewidywany czas zastępstwa: listopad 2024 r.

=" c-btn c-btn--primary c-btn--large application-button js-application-btn application-button-internal js-application-url c-btn--red" rel="nofollow noopener" >Aplikuj