Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
praca administracyjno-biurowa;
obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie;
nietypowe godziny pracy (w tym dyżury);
permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) polegające na uzgadnianiu udziału członka kierownictwa w wydarzeniach, konferencjach.
Bierze udział w organizacji udziału członka kierownictwa w spotkaniach, konferencjach, seminariach oraz wydarzeniach okolicznościowych
Planuje, przygotowuje i rozlicza służbowe wyjazdy krajowe i zagraniczne członka kierownictwa
Wykonuje czynności kancelaryjne, przy pomocy elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją, w tym w szczególności: rejestruje korespondencję, przedkłada korespondencję do podpisu, akceptacji, dekretacji, rozdziela zadekretowaną korespondencję, archiwizuje oraz koordynuje terminową realizację zadań
Prowadzi terminarz spotkań, narad, wizyt oraz delegacji, w tym pozyskuje od organizatorów niezbędne informacje oraz udziela im odpowiednich informacji
Obsługuje przychodzące i wychodzące połączenia telefoniczne
Prowadzi wykaz upoważnień członka kierownictwa
Sporządza, na polecenie członka kierownictwa lub kierownictwa biura, pisma, notatki ze spotkań oraz redaguje projekty wystąpień
Obsługuje bieżące sprawy administracyjno – biurowe, dba o zaopatrzenie sekretariatu w niezbędne artykuły biurowe i spożywcze
WYMAGANIA:
wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w zakresie obsługi sekretariatu lub na stanowisku asystenckim
Posiadanie ważnego poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli POUFNE lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu wydania właściwego poświadczenia
Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi dotyczących realizowanych zadań
Znajomość organizacji i zasad funkcjonowania administracji publicznej w Polsce
Znajomość protokołu dyplomatycznego
Znajomość obsługi pakietu MS Office na poziomie średniozaawansowanym
Umiejętność współpracy w zespole
Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
Umiejętność skutecznej komunikacji
Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
doświadczenia zawodowego
Przeszkolenie w zakresie dostępu do informacji publicznej
Umiejętność przygotowywania i formułowania pism urzędowych
OFERUJEMY:
Stabilne zatrudnienie - umowa o pracę
Równoważny czas pracy
Benefity płacowe: dodatkowe wynagrodzenie (tzw. 13tka), nagrody uznaniowe za wyniki i osiągnięcia, dodatek za wysługę lat (od 5% do 20% wynagrodzenia), nagrody jubileuszowe
Możliwość przystąpienia do Pracowniczych Planów Kapitałowych
Możliwość rozwoju poprzez pracę w zespole profesjonalistów i ekspertów
z różnych dziedzin oraz udział w strategicznych projektach
Możliwość godzenia pracy zawodowej z pracą naukową
Kursy, szkolenia, dofinansowanie do wybranych form edukacji własnej
Możliwość zakupu: grupowego ubezpieczenia na życie i zdrowie, pakietów opieki medycznej, uprawnień do zniżek PKP
Pakiet socjalny: dofinansowanie do sportu i kultury, wypoczynku, karty fitness
Przyjazne środowisko pracy: kiosk pracowniczy, pokój dla rodzica z dzieckiem, biblioteka, poczta, bankomat, klimatyzowane pomieszczenia
Doskonałą lokalizację urzędu w historycznym budynku w centrum Warszawy – szybki i łatwy dojazd
Dostosowanie urzędu do zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, możliwość dopasowania stanowiska pracy do potrzeb indywidualnej niepełnosprawności
