Recepcjonista / Recepcjonistka - Office Manager

Twój zakres obowiązków

• Prowadzenie recepcji.
• Przyjmowanie gości biura i obsługa spotkań- przygotowanie napojów, materiałów piśmienniczych i utrzymanie Sali Spotkań w czystości po spotkaniach.
• Obsługa kurierów -przyjęcia paczek i ich wydawanie.
• Zakupy dla biura- piśmiennicze, produkty do utrzymania czystości, spożywcze itp.
• Podpisywanie kontraktów na usługi dla biura i ich kontynuację- wynajmu, polisy ubezpieczeniowe, usługi itp.
• Kierowanie zespołem odpowiedzialnym za utrzymanie porządku i naprawy.
• Rezerwowanie i rozliczanie podróży biznesowych i wszystkiego co z nimi związane.
• Organizacja event’ów firmowych przy pomocy Fun Teamu i osoby za to odpowiedzialnej.
• Obsługa kontraktu telefonów komórkowych dla firmy.
• Obsługa kontraktów z zakresu dodatkowych benefitów dla pracowników i ogólnofirmowa komunikacja w tym temacie- Multisport, Ubezpieczenia pracownicze, Medicover, PZU, Daily Fruits, etc.
• Obsługa programów treningowych przy pomocy osoby za to odpowiedzialnej.
• Kontrola subskrypcji firmowych wszelkiego rodzaju programów i dostępów, za które płaci się cyklicznie.
• Planowanie z kierownikami rocznych urlopów dla ich zespołów i nadzór nad ich wybieraniem.
• Tygodniowa kontrola systemu wejść-wyjść do biura.
• Zamawianie pieczątek.
• Zarządzanie procedurami P-POŻ- kontakt z dostawcami tych usług, obsługa umów oraz wewnętrza komunikacja z zespołem w tym temacie.
• Zarządzanie flotą samochodową- ubezpieczenia, opłaty abonamentowe, zakup, przeglądy, naprawy.

Nasze wymagania

• Doświadczenie zawodowe: Minimum 3 lata doświadczenia na stanowisku recepcjonistki lub w podobnej roli administracyjnej. Dodatkowe doświadczenie jako Office Manager będzie dodatkowym atutem.
• Umiejętności komunikacyjne: Komunikacja werbalna i pisemna w języku polskim. W związku z tym, że nasz zespół jest wielonarodowościowy znajomość języka angielskiego jest konieczna na poziomie swobodnej komunikacji w mowie i piśmie.
• Organizacja i zarządzanie czasem: Umiejętność efektywnego zarządzania czasem oraz wykonywania wielu zadań jednocześnie.
• Obsługa komputera i urządzeń biurowych: Znajomość pakietu Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) oraz intuicyjna umiejętność obsługi urządzeń biurowych jest konieczna na tym stanowisku.
• Obsługa recepcji: Umiejętność przyjmowania gości oraz udzielania informacji.
• Zarządzanie biurem: Doświadczenie w prowadzeniu podstawowych prac biurowych, takich jak archiwizacja dokumentów, przyjmowanie dostaw, obsługa korespondencji, składanie zamówień.
• Znajomość systemów rezerwacyjnych i wyszukiwarek Internetowych: Bardzo dobra znajomość systemów rezerwacyjnych lotów, hoteli, wynajmu samochodów oraz innych usług związanych z podróżami służbowymi.
• Zarządzanie budżetem: Umiejętność prowadzenia budżetu szkoleń i podróży służbowych oraz kontrola kosztów z tym związanych.
• Negocjacje i podpisywanie umów: Zdolność do wyszukiwania i porównywania dostawców oraz prowadzenia negocjacji oraz podpisywania umów.
• Zarządzanie zespołem opiekującym się budynkiem: Umiejętność kierowania zespołem oraz koordynowania działań w celu utrzymania porządku i efektywności pracy.
• Kreatywność i inicjatywa: Gotowość do aktywnego uczestnictwa w organizacji eventów firmowych i inicjowania nowych inicjatyw mających na celu poprawę atmosfery w biurze.
• Zdolność do podejmowania decyzji: Umiejętność szybkiego podejmowania decyzji i radzenia sobie w sytuacjach awaryjnych.
• Dyskrecja: Zachowanie pełnej poufności w kwestiach dotyczących firmy oraz pracowników.
• Dostępność: Gotowość do pracy na pełen etat oraz elastyczność w godzinach pracy, w razie potrzeby.
• Wykształcenie: Minimum średnie.

To oferujemy

• Atrakcyjne wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia i umiejętności.
• Pracę w stabilnej firmie w międzynarodowym, ambitnym, kreatywnym zespole skupionym na rozwoju.
• Możliwość rozwoju zawodowego i awansu w ramach firmy.
• Przyjazną atmosferę pracy w dynamicznym zespole i nowoczesnym budynku.
• Udział w licznych szkoleniach i warsztatach mających na celu rozwój osobisty i zawodowy.
• Dofinansowania do wybranych przez siebie szkoleń w zakresie rozwoju swojego stanowiska pracy.
• Atrakcyjny pakiet benefitów.