Informacje o stanowisku

Ogólny zakres obowiązków:
- wykonywanie zadań biurowych i obsługa urządzeń biurowych,
- odbieranie telefonów i łączenie rozmów z poszczególnymi pracownikami i obsługa korespondencji firmowej i poczty e-mail,
- prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej, segregowanie i przekazywanie korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych, dbanie o prawidłowy przepływ informacji, dbanie o wewnętrzny obieg dokumentów,
- pilnowanie terminów odpowiedzi na pisma
- obsługa przesyłek pocztowych i kurierskich,
- rozwożenie korespondencji,
- wyszukiwanie, gromadzenie i przygotowywanie dokumentów,
- redagowanie pism (przygotowywanie propozycji pism/odpowiedzi) i prowadzenie właściwych rejestrów,
- archiwizowanie korespondencji i dokumentów w tym wykonywanie kopii (scany) zgodnie z przyjętym systemem
- nadzorowanie i utrzymywanie w wymaganym stanie wyposażenia sekretariatu, Inżynierów Kontraktu i podległej sali konferencyjnej
- prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem i funkcjonowaniem biura i jego wyposażenia technicznego (robienie zakupów, dbanie o sprzęty biurowe, opisywanie i wysyłanie faktur, prowadzenie rejestru wydatków biura Konsultanta),
- prowadzenie biura zarządu/inżyniera kontraktu
- prowadzenie kalendarza zarządu/Inżyniera Kontraktu i organizowanie spotkań oraz wyjazdów biznesowych, kalendarza kontraktu
- organizacja wizyt gości, obsługa spotkań, rad budowy, rad technicznych
- przyjmowanie wszystkich interesantów, informowanie ich o możliwościach załatwienia sprawy i skierowanie do właściwej osoby
- otwieranie i zamykanie biura budowy Spółki, oraz umożliwienie dostępności do biura, w tym odpowiedzialność za powierzone mienie
- wykonywanie poleceń przełożonych,
- działania i koordynacja prac z pracownikami Firmy oraz Zespołem Kierownika Projektu na potrzeby Kontraktu w terminach Umownych
- przygotowywanie HPPK dla Kontraktu, faktur Konsultanta
- pilnowanie list obecności pracowników na kontrakcie, w tym pilnowanie dniówek/ Sprawowanie kontroli nad prawidłowym codziennym (od poniedziałku do piątku) przekazywaniem kompletnego skanu list obecności Personelu Konsultanta w czasie wyznaczonym Umową na Nadzór
- sprawdzenie Planu płatności Wykonawcy
- pozyskiwanie od Specjalistów aktualnych danych i przekazywanie Zamawiającemu monitoringów w terminach wyznaczonych.

Inne wymagania
Staż pracy w administracji.

Rodzaj zatrudnienia
Umowa o pracę na okres próbny

System wynagradzania
Czasowy ze stawką miesięczną

Zmianowosc
jedna zmiana

Wyksztalcenia
średnie ogólnokształcące

Przemyśl - Oferty pracy w okolicznych lokalizacjach