Informacje o stanowisku

Osoba na tym stanowisku:
- przyjmuje korespondencję kierowaną do komórki organizacyjnej (w tym również bieżąca obsługa poczty elektronicznej), rejestruje w systemie obiegu dokumentów oraz nadzoruje obieg korespondencji poza sekretariatem;
- przygotowuje pismo przeznaczone do podpisu kierującego komórką organizacyjną, w tym w szczególności sprawdza, czy pismo jest parafowane i zawiera odpowiednie załączniki, a po podpisaniu przekazuje do kancelarii/osoby, która prowadzi sprawę/osoby, która sporządziła projekt pisma i jest odpowiedzialna za daną sprawę.
- prowadzi kalendarz spotkań kierującego komórką organizacyjną, organizuje spotkania, narady i wyjazdy służbowe kierującego oraz przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne;
- prowadzi wykaz spraw szczególnie ważnych i terminowych w celu monitorowania stanu spraw oraz informowania kierującego komórką organizacyjną o postępach bądź okolicznościach mogących mieć wpływ na termin ostatecznego załatwienia sprawy.
- przygotowuje projekty standardowych pism oraz notatki i informacje.
- wykonuje inne prace pomocnicze i organizacyjne, w tym m.in. monitoruje nieobecności pracowników, prowadzi kalendarz praktyk i staży w komórce organizacyjnej;
- ewidencjonuje i przechowuje dokumenty niejawne stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów. Kieruje interesantów, zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie, do właściwych pracowników;
WIĘCEJ INFORMACJI: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/nabor-na-stanowisko-podreferendarza-ds-obslugi-sekretariatu-w-departamencie-polityki-zewnetrznej-unii-europejskiej-dpzue-552025

Inne wymagania
Wymagania niezbędne:
Wykształcenie: średnie;
Doświadczenie zawodowe: powyżej 1 roku w obszarze administracyjno-biurowym
Pozostałe wymagania niezbędne:
1. Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ,,tajne lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu;
2. Znajomość języka angielskiego na poziomie B2;
3. Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej;
4. Znajomość zasad protokołu dyplomatycznego, w tym korespondencji dyplomatycznej;
5. Znajomość ustaw: o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych;
6. Podstawowa wiedza dot. zakresu działania komórki organizacyjnej;
7. Umiejętność: współpracy, komunikacji (w tym asertywności), zorientowania na osiąganie celów, orientacji na klienta;
8. Samodzielność i inicjatywa;
9. Odporność na stres;
10. Dyspozycyjność;
11. Wysoka kultura osobista;
12. Posiadanie obywatelstwa polskiego;
13. Korzystanie z pełni praw publicznych;
14. Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;
Wymagania dodatkowe:
- doświadczenie zawodowe: powyżej 1 roku na stanowisku sekretarki/asystentki;
Pozostałe wymagania dodatkowe:
1. Biegła znajomość programu Microsoft Outlook;
2. Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla asystentki-sekretarki);
Dokumenty i oświadczenia:
niezbędne:
1. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia.
2. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia.
3. Kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą poufne lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 632, 1222).
4. CV.
5. Kwestionariusz on-line pod adresem https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=8ad6c7a987ac48c6be13668b08957193 (preferowany) lub kwestionariusz aplikacyjny znajdujący się na stronie MSZ (gov.pl/dyplomacja) w zakładce Praca i Kariera Nabór do MSZ Nabory: użyteczne informacje i pliki do pobrania: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/nabory-uzyteczne-informacje-i-pliki-do-pobrania.
6. Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego.
7. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru.
8. Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych.
9. Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
10. Oświadczenie o przebiegu kształcenia w zagranicznych podmiotach systemu szkolnictwa wyższego i nauki.
11. Oświadczenie o niewspółpracowaniu z organami bezpieczeństwa państwa w latach 1944-1990 (nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później).
dodatkowe:
1. Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w przypadku osób, które zamierzają skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu, jeżeli znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów.
2. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia.
3. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego.
4. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie przeszkolenia.
Miejsce składania dokumentów:
Kwestionariusz aplikacyjny on-line (preferowany) na stronie: https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=8ad6c7a987ac48c6be13668b08957193
lub
Ministerstwo Spraw Zagranicznych
Biuro Kapitału Ludzkiego
Al. J. Ch. Szucha 23
00-580 Warszawa
z dopiskiem na kopercie oraz w aplikacji: DPZUE 55/2025
Termin składania dokumentów: 27.08.2025 r.

Rodzaj zatrudnienia
Umowa o pracę na czas określony

System wynagradzania
Czasowy ze stawką miesięczną

Zmianowosc
jedna zmiana

Jezyki
angielski, w mowie - B2 - wyższy średnio zaawansowany, w piśmie - B2 - wyższy średnio zaawansowany

Wyksztalcenia
średnie ogólnokształcące

mazowieckie - Oferty pracy w okolicznych lokalizacjach