Osoba do obsługi Biura Zarządu i Administracji

Twój zakres obowiązków

• Wprowadzanie nowych pracowników do systemów firmy, rejestracja i zgłoszenie ich do systemu wejściowego (brama, identyfikatory);
• Kontakt z działem kadr w sprawach umów, zaświadczeń, dokumentów pracowniczych;
• Prowadzenie rejestru urlopów, weryfikacja dni urlopowych i pracy zdalnej;
• Archiwizowanie wniosków urlopowych i dokumentów pracowniczych;
• Koordynacja zakupów biurowych (materiały eksploatacyjne, artykuły papiernicze, drobny sprzęt);
• Zapewnienie ciągłości pracy biura: kontakt z działem IT, zgłaszanie usterek, zamawianie sprzętu (laptop, monitor, oprogramowanie);
• Wsparcie procesów back-office;
• Organizowanie podróży służbowych: loty, hotele, pociągi, wynajem samochodów, wyszukiwanie najlepszych ofert pod względem ceny i logistyki;
• Przygotowywanie materiałów i prezentacji na spotkania Zarządu;
• Koordynacja kalendarza spotkań i wizyt gości w biurze;
• Dbanie o bieżące wyposażenie kuchni i sfery socjalne;
• Obsługa recepcji, przyjmowanie gości, kontakt z kurierami i dostawcami;
• Pomoc przy prostych projektach administracyjnych i raportach biurowych.

Nasze wymagania

• Średnie lub wyższe (preferowane kierunki administracja, zarządzanie, ekonomia);
• Min. 1–2 lata w pracy administracyjnej lub wsparcia Zarządu;
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, Outlooka, Teams, sharepoint;
• Dobra organizacja pracy, samodzielność i inicjatywa;
• Umiejętność szybkiego reagowania w sytuacjach problemowych;
• Komunikatywność i pozytywne nastawienie w kontaktach z zespołem i klientami;
• Bardzo dobra organizacja pracy oraz dokładność;
• Znajomość języka angielskiego na poziomie średnio zaawansowanym;
• Dyskrecja i poufność w pracy z dokumentami i informacjami Zarządu.

To oferujemy

• Stabilną pracę w firmie o ugruntowanej pozycji na rynku krajowym i międzynarodowym,
• Pracę dającą satysfakcję,
• Terminowe wynagrodzenie z możliwością rozwoju,
• Dogodną lokalizację zakładu.