Cześć! Jesteśmy LiveKid i specjalizujemy się w tworzeniu oprogramowania dla przedszkoli i żłobków. ?? Z naszej aplikacji korzysta ponad 4000 żłobków i przedszkoli w Polsce, Hiszpanii i Meksyku. Co trzeci rodzic w Polsce, którego dziecko uczęszcza do prywatnego żłobka i przedszkola to nasz użytkownik, a płatności za czesne, które przepływają przez apkę to ponad miliard złotych rocznie.

Role: Office & Administration Specialist

Aktualnie poszukujemy Office & Administration Specialist do zaopiekowania całej tej części naszej firmy, której nie widzą nasi użytkownicy, a jest przecież kluczowa do tego byśmy mogli dostarczać naszą aplikację, a nasza Załoga była zaopiekowana zarówno pod względem dokumentów i terminowych wynagrodzeń, jak i dobrze wyposażonego biura.

Odpowiedzialności:

• Kontakt i obsługa wszystkich dostawców: biuro księgowe, banki, leasingodawcy, firma sprzątająca biuro itp.
• Obsługa spraw kadrowo‑księgowych Załogi LiveKid (np. pytania o wynagrodzenia, umowy, status studenta).
• Cały proces obiegu i księgowania faktur kosztowych.
• Cały proces obiegu i archiwizacji dokumentów (umowy, kontrakty, NDA, oświadczenia itp.).
• Obsługa bieżącej korespondencji (mail, poczta tradycyjna).
• Zakup i inwentaryzacja sprzętu (laptopy, monitory, słuchawki itp.).
• Opłacanie faktur i zlecanie przelewów.
• Prowadzenie dokumentacji i procesów w obszarze ochrony danych osobowych (RODO).
• Opieka i obsługa biura, tak żeby wszystko sprawnie działało i niczego nie zabrakło.
• Organizacja eventów firmowych (integracje, wyjazdy, spotkania świąteczne itp.).
• Generalnie wszystko to, co sprawia, że nasz team może się skupić na tworzeniu najlepszej aplikacji dla żłobków i przedszkoli, a cała organizacja działa sprawnie, płacimy ludziom, dostawcom i urzędom na czas itp.

Współpraca z kim:

• W sprawach finansowych: Mariola Kordewicz (Financial Controller)
• W sprawach HR’owych: Marta Bęben (People & Culture Partnerka)
• W innych sprawach: Jakub Pawelski (CEO) i Katarzyna Tarnawska (PA)

Zawodowe Wymagania

Must Have

• Kilkuletnie doświadczenie w zarządzaniu biurem, dokumentami, księgowością, kadrami w spółce o podobnej wielkości (50‑200 osób).
• Podstawowa praktyczna wiedza nt. księgowości, RODO, podatków w Polsce.
• Komunikatywny i płynny język angielski (bo będziesz współpracować z zespołem i księgowymi w Hiszpanii i Meksyku).
• Płynność w nowoczesnych narzędziach typu Slack, Notion, Google Workspace itp.
• Terminowość, systematyczność i skłonność do utrzymywania porządku w podległych obszarach.
• Chęć rozwoju i uczenia się nowych rzeczy (faktyczna chęć, nie tylko na poziomie deklaracji).
• Otwartość na nowe podejścia (np. że można zrobić lepiej/szybciej).

Nice To Have

• Język hiszpański (czasem będzie się pewnie trzeba dogadać z lokalnymi księgowymi).
• Doświadczenie w pracy z zespołami w innych kulturach, strefach czasowych itp.
• Umiejętności automatyzacji procesów (narzędzia typu Zapier, N8N, Make).
• Znajomość SaldeoSmart.

Tryb Współpracy

• 4 dni w biurze (Kraków) i 1 dzień zdalnie.
• Dwa dni w pełni elastyczne pod kątem godzin.
• Trzy dni w tygodniu dostępność w godzinach 16:00‑18:00 (tak żeby team w Meksyku mógł się z Tobą zdzwonić w ich godzinach 8:00‑10:00).

Nasze wartości

Ownership, Growth mindset, Get it done, Transparency oraz Teamwork and Communication. Autorzy rozliczają odpowiedzialność, uczą się na bieżąco, realizują cele oraz budują zaufanie w zespole.

Co możemy zaoferować?

• Wynagrodzenie podstawowe B2B 8 000 PLN netto – 12 000 PLN netto (+ VAT) lub odpowiednik na umowie zlecenie.
• Praca na dowolnym wybranym przez Ciebie sprzęcie (MacBook, Windows, 3 monitory – co potrzebujesz).
• 21 lub 26 płatnych dni wolnych w ciągu roku (w zależności od Twojego doświadczenia).
• Praca w jednym z najszybciej rozwijających się startupów w Polsce.
• Dofinansowanie prywatnej opieki medycznej (Warta), karty sportowej (FitProfit) oraz nauki angielskiego.
• Miejsca parkingowe tuż pod biurem.
• Licznne imprezy integracyjne: w biurze, na mieście, wyjazdowe…
• Praca w biurze w centrum Starego Podgórza z genialną atmosferą i dużą ilością kawy.