Informacje o stanowisku

Dla naszego klienta – międzynarodowej organizacji działającej w branży defence – poszukujemy osoby na stanowisko: Office Administrator, która będzie odpowiedzialna za codzienne funkcjonowanie biura w Warszawie oraz wsparcie procesów administracyjnych na część etatu – 3 dni w tygodniu. Stanowisko ma charakter external‑facing i wymaga profesjonalnego podejścia, wysokiej kultury komunikacji oraz bardzo dobrej organizacji pracy.ZAKRES OBOWIĄZKÓW:
- Obsługa recepcji oraz pełnienie roli pierwszego punktu kontaktu dla gości i partnerów zewnętrznych (osobiście i telefonicznie)
- Dbanie o profesjonalny wizerunek biura, w szczególności strefy recepcyjnej
- Bieżąca współpraca z administracją budynku (sprawy operacyjne, serwis, bezpieczeństwo, ćwiczenia ppoż.)
- Przyjmowanie, rejestrowanie i obsługa korespondencji oraz przesyłek firmowych (w tym dokumentacji niesklasyfikowanej)
- Wsparcie procesów Registry oraz prawidłowego obiegu dokumentów w organizacji
- Rezerwacja sal konferencyjnych oraz wsparcie organizacyjne spotkań
- Koordynacja spotkań poza biurem (rezerwacje, zaproszenia)
- Koordynacja kalendarza zarządu oraz zapewnienie wsparcia administracyjnego członkom senior leadership/ Board
- Zapewnienie wsparcia asystenckiego dla wybranych członków zespołu
- Organizacja wydarzeń wewnętrznych i inicjatyw zespołowych
- Wykonywanie dodatkowych zadań administracyjnych wynikających z bieżących potrzeb
WYMAGANIA:
- Wykształcenie wyższe
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (międzynarodowe środowisko)
- Doświadczenie w pracy administracyjnej lub biurowej
- Bardzo dobra organizacja pracy, dokładność i dbałość o szczegóły
- Profesjonalne podejście oraz umiejętność pracy w roli reprezentacyjnej (external‑facing)
- Gotowość do pracy stacjonarnej w biurze w Warszawie
- Mile widziane: doświadczenie w pracy z dokumentacją w środowisku regulowanym lub znajomość zasad funkcjonowania Registry
OFERUJEMY:
- Praca w niepełnym wymiarze czasu – 3 dni w tygodniu
- Umowa podpisywana bezpośrednio z naszym klientem na czas określony – 12 miesięcy
- Stabilne, uporządkowane środowisko pracy w międzynarodowej organizacji
- Jasno określony zakres obowiązków i wysoki standard procesów
- Wynagrodzenie adekwatne do wymiaru etatu i zakresu odpowiedzialności
- Pełne wsparcie agencji rekrutacyjnej na każdym etapie procesu

Warszawa - Oferty pracy w okolicznych lokalizacjach