Młodszy Specjalista / Młodsza Specjalistka ds. obsługi sekretariatu (M/K)

Twój zakres obowiązków

Obieg dokumentów i administracja:

- obsługa obiegu dokumentów przychodzących i wychodzących (poczta tradycyjna i elektroniczna)

- rejestrowanie, dekretowanie i archiwizacja dokumentów

- nadzór nad terminowym przekazywaniem dokumentów do właściwych komórek

- prowadzenie rejestrów pism, umów i zarządzeń

Wsparcie organizacyjne:

- przygotowywanie pism, zestawień i prostych raportów

- obsługa dokumentów wewnętrznych (wnioski, zarządzenia, pełnomocnictwa)

- wsparcie kadry zarządzającej i działów merytorycznych w zakresie dokumentacji

Współpraca i komunikacja:

- kontakt z kontrahentami i instytucjami

- współpraca z innymi działami w zakresie poprawności dokumentów

- dbanie o zgodność dokumentacji z procedurami wewnętrznymi

Archiwizacja i zgodność:

- prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami

- przygotowywanie dokumentów do kontroli i audytów

- dbałość o poufność i bezpieczeństwo danych

Wymagania pracodawcy

• minimum 6 miesięcy doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku
• wykształcenie wyższe – mile widziane
• umiejętność pracy z dokumentami i procedurami oraz zdolność do szybkiego przyswajania informacji
• dobra znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook)
• wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne, dbałość o szczegóły, dokładność, umiejętność pracy pod presją czasu i zarządzania wieloma zadaniami, proaktywne podejście do rozwiązywania problemów, umiejętność pracy w zespole oraz samodzielnie

Pracodawca oferuje

• zatrudnienie o charakterze długoterminowym z umową o pracę bezpośrednio z naszym Klientem
• wynagrodzenie zasadnicze wraz z systemem premiowym
• dofinansowanie karty sportowej MultiSport
• pracę w trybie stacjonarnym w stałych godzinach - poniedziałek-piątek, 8:00-16:00
• możliwości rozwoju kompetencji wewnątrz organizacji i wsparcie podczas całego okresu wdrożenia
• sprawny proces rekrutacji oraz możliwość szybkiego podjęcia pracy