Kierownik / Kierowniczka Biura Zarządu

Twój zakres obowiązków

• Koordynowanie kalendarzy członków zarządu: organizowanie spotkań biznesowych, rezerwacja sal konferencyjnych, kontakt z uczestnikami spotkań, rezerwacja obiektów na wydarzenia firmowe.
• Zarządzanie skrzynką odbiorczą członków Zarządu: odpowiadanie na maile, segregacja i nadawanie priorytetów.
• Prowadzenie obiegu dokumentów Zarządu: obsługa dokumentów przychodzących i wychodzących, koordynowanie podpisów oraz weryfikacja treści dokumentów.
• Zarządzanie fakturami i transakcjami z kart służbowych członków Zarządu oraz koordynowanie faktur związanych z wydarzeniami, w których bierze udział zarząd.
• Organizacja firmowych wydarzeń, takich jak: Rada Liderów Sprzedaży, Town Hall, Konwent, we współpracy z działami HR i Marketingu.
• Przygotowywanie agend oraz prezentacji na różne wydarzenia i spotkania.
• Współtworzenie treści i publikacja postów członków zarządu na LinkedIn.
• Organizowanie wyjazdów służbowych członków Zarządu, w tym rezerwacje i logistyka.
• Koordynowanie podpisywaniem umów we współpracy z działem prawnym.
• Wsparcie Zarządu w bieżącej działalności, w tym codziennych czynnościach oraz projektach.

Nasze wymagania

• Minimum 3-letnie doświadczenie w zarządzaniu biurem Zarządu lub na podobnym stanowisku.
• Zdolność do współpracy z czterema członkami Zarządu, którzy mają różne style pracy – umiejętność elastycznego dostosowywania się do ich indywidualnych potrzeb i oczekiwań.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne, w tym koordynacja złożonych projektów i wydarzeń.
• Umiejętność reprezentowania organizacji na wysokim poziomie oraz radzenie sobie w dynamicznych i wymagających sytuacjach.
• Wysoka kultura osobista, odpowiedzialność i samodzielność w działaniu.
• Doświadczenie w pracy z narzędziami do zarządzania projektami, takimi jak ClickUp.

To oferujemy

• Ciekawe wyzwania w dynamicznie rozwijającej się spółce.
• Wysoką sprawczość.
• Dodatkowe dni urlopowe.
• Kafeteria z benefitami.
• Możliwość bezpłatnej nauki j. angielskiego.
• Nowoczesne biuro w centrum Warszawy.
• Niezbędne narzędzia i oprogramowanie.