Junior Facility Manager

Twój zakres obowiązków

• Zapewnienie bezpieczeństwa i zgodności operacji poprzez udział w audytach kontraktowych, zgodnościowych i technicznych oraz promowanie kultury „safety first”
• Bieżące reagowanie na zgłoszenia i uwagi klientów oraz interesariuszy, prowadzenie profesjonalnej komunikacji i organizowanie spotkań informacyjnych
• Przygotowywanie miesięcznych raportów operacyjnych, rejestrowanie wyników audytów, analiza danych oraz rekomendacja działań usprawniających
• Nadzór nad realizacją mniejszych projektów, takich jak relokacje biur i zmiany organizacyjne, kontrola terminów, budżetów i jakości wykonania
• Zarządzanie umowami serwisowymi i współpracą z dostawcami pod kątem jakości oraz innowacyjności usług, udział w okresowych przeglądach kontraktów i egzekwowanie ustaleń
• Przygotowanie, wdrażanie i aktualizacja procedur ciągłości działania, uczestnictwo w planach BCP oraz działania związane z zarządzaniem sytuacjami kryzysowymi i OOB
• Wsparcie operacyjne w zakresie obsługi zgłoszeń w helpdesku, kontrola zamknięcia ticketów zgodnie z SLA, pomoc zespołowi recepcyjnemu i wsparcie przy organizacji cateringu oraz audytów
• Budowanie pozytywnej atmosfery pracy oraz skuteczna komunikacja i współpraca z różnymi szczeblami organizacji, aktywny udział w inicjatywach usprawniających procesy operacyjne
• Koordynacja świadczenia usług utrzymania technicznego, porządku, cateringu oraz dystrybucji automatów, nadzór nad terminowością prac wykonawców
• Organizacja spotkań z klientami: planowanie terminów, przygotowywanie dokumentacji, zapewnienie oprawy logistycznej wydarzeń
• Codzienna współpraca i wzajemna pomoc z innymi członkami zespołu dla zapewnienia płynności zadań i efektywności działania
• Wprowadzanie faktur powiązanych z działalnością IOPS Poland (czynsze, kurierzy, catering, taxi itp.) do platformy Wipro, udzielanie niezbędnych wyjaśnień wewnętrznych, ścisła współpraca z działem finansowym

Nasze wymagania

• Bardzo dobra organizacja pracy oraz skrupulatność w realizacji zadań.
• Umiejętność samodzielnego zarządzania czasem, wyznaczania priorytetów oraz pracy pod presją, przy równoczesnym utrzymaniu wysokiej jakości realizowanych obowiązków.
• Zdolność do efektywnego rozwiązywania problemów operacyjnych oraz podejmowania decyzji, z umiejętnością właściwego eskalowania wybranych zagadnień.
• Doskonałe umiejętności interpersonalne i komunikacyjne, pozwalające na profesjonalną współpracę, zarządzanie oczekiwaniami oraz utrzymywanie proaktywnej, jasnej komunikacji z klientami, zespołem i interesariuszami.
• Zorientowanie na pracę zespołową – otwartość na ścisłą współpracę z recepcją, ochroną, działem IT i zespołem usług biurowych, zapewniając płynność operacji.
• Proaktywne podejście oraz nastawienie na rozwiązywanie codziennych problemów.
• Dobra znajomość procesów facility management oraz najlepszych praktyk z zakresu organizacji i obsługi biura.
• Umiejętność pracy z danymi – przygotowywania podstawowych raportów, analizowania informacji dla celów usprawnień i optymalizacji.
• Pewność siebie w działaniu w międzynarodowym, dynamicznym środowisku pracy.
• Wysoka biegłość w języku angielskim (min. poziom B2 w mowie i piśmie).
• Silna motywacja do rozwoju zawodowego i poszerzania kompetencji.

To oferujemy

• Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.
• Konkurencyjne wynagrodzenie odpowiednie do doświadczenia i zakresu obowiązków.
• Pracę w międzynarodowym i dynamicznym środowisku oraz możliwość rozwoju kompetencji zawodowych.
• Dostęp do szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych, wsparcie w dalszym rozwoju – szkolenia, kursy, mentoring.
• Realną możliwość awansu oraz udziału w ciekawych projektach, w tym ogólnofirmowych i międzynarodowych.
• Komfortowe warunki pracy – nowoczesne biuro, dobre wyposażenie stanowiska, udogodnienia socjalne (np. owoce, kawa, przestrzeń relaksu).