Informacje o stanowisku

Opis stanowiska pracy

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów-kandydatek na stanowisko:

główny specjalista do spraw obsługi sekretarskiej i administracyjnej w Wydziale Organizacyjnym w Biurze Dyrektora Generalnego

02-517 Warszawa ul. Rakowiecka 2D

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Prowadzi sprawy związane z obsługą sekretariatu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w celu zapewnienia sprawnej i profesjonalnej obsługi urzędu;
• Sporządza projekty pism i odpowiedzi w stosunku do innych jednostek administracji publicznej, kontrahentów oraz komórek organizacyjnych wewnątrz NDAP w celu wypełnienia obowiązków spoczywających na komórce organizacyjnej oraz wsparcie w tym zakresie Naczelnego Dyrektora;
• Prowadzi rejestr zarządzeń Naczelnego Dyrektora, w celu zapewnienia należytego obiegu dokumentów w tym zakresie, w szczególności dba o zachowanie należytej ścieżki akceptacji oraz właściwego numerowania dokumentów;
• Prowadzi i aktualizuje kalendarz spotkań i czynności dla Naczelnego Dyrektora oraz obsługuje Naczelnego Dyrektora w zakresie delegacji i wyjazdów służbowych (w szczególności organizuje przejazdy i noclegi oraz wyżywienie – dokonuje rezerwacji i/lub zmian w rezerwacjach) w celu zapewnienia sprawnej i profesjonalnej obsługi urzędu;
• Zastępuje pracownika obsługującego sekretariat Zastępców Naczelnego Dyrektora lub Dyrektora Generalnego w pełnieniu obowiązków służbowych, w celu zabezpieczenia profesjonalnej i nieprzerwanej obsługi organu administracji państwowej;
• Prowadzi dokumentację w związku z realizacją umów na dostawy i usługi, w celu zapewnienia optymalnego poziomu realizacji potrzeb urzędu w zakresie właściwości Wydziału;
• Realizuje inne polecenie przełożonych w zakresie zgodnym z kompetencjami w celu zapewnienia efektywnego funkcjonowania urzędu.

Warunki pracy

Warunki pracy:

• użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, drukarka, kserokopiarka, skaner),


• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) oraz klienta wewnętrznego (dyrektorzy komórek organizacyjnych, poszczególni pracownicy departamentów, wydziałów itd.),


• kontakty z wykonawcami usług, dostaw i robót w celu m.in. dokonania rozeznania rynku, ustalenia zasad współpracy czy bieżącej współpracy z tymi podmiotami,


• kontakty z innymi urzędami i firmami w sprawach związanych ze specyfiką wykonywanych zadań,

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• wejście do budynku NDAP jest dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością - brak progów utrudniających poruszanie się osobom z niepełnosprawnością ruchową,


• budynek wyposażony jest w podest ruchomy dla osób ze szczególnymi potrzebami,


• stanowisko pracy usytuowane jest na 2 piętrze budynku, natomiast realizacja zadań wymaga przemieszczania się po wszystkich kondygnacjach budynku,


• stanowisko pracy jest wyposażone w monitor ekranowy - czas pracy przy monitorze powyżej połowy dobowego czasu pracy, z naturalnym i sztucznym oświetleniem.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami


Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: wyższe

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego
w tym 2 lata na stanowisku związanym z obsługą asystencką lub administracyjno-biurową jednostki sektora finansów publicznych

pozostałe wymagania niezbędne:

• Język angielski – B1
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• znajomość ustawy o służbie cywilnej - podstawy
• umiejętność analitycznego myślenia i samodzielnego formułowania wniosków
• komunikatywność, w tym umiejętność jasnego formułowania wypowiedzi pisemnych i ustnych
• umiejętność obsługi pakietu MS Office
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• przeszkolenie z zakresu zamówień publicznych
• przeszkolenie z zakresu przepisów dot. ochrony osób i mienia

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

Dokumenty należy złożyć do: 2025-01-02
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
ul. Rakowiecka 2D
02-517 Warszawa

Praca Warszawa

Główny księgowy Warszawa

Specjalista SEO Warszawa

Specjalista SEM Warszawa

Specjalista ds. ofertowania Warszawa

Specjalista ds. Zarządzania Warszawa

Specjalista ds. Eksportu Warszawa

Specjalista ds. transportu Warszawa

Specjalista ds. HR Warszawa

Specjalista ds. turystyki Warszawa

Specjalista ds. Zaopatrzenia Warszawa

Warszawa - Oferty pracy w okolicznych lokalizacjach