Opracowywanie i wdrażanie procesów oraz strategii zarządzania flotą ukierunkowanych na efektywność operacyjną i koszty.
Budowa i utrzymanie przejrzystej bazy danych pojazdów oraz kluczowych informacji flotowych; dbałość o jakość i kompletność danych.
Zapewnianie wysokiego poziomu wsparcia dla klientów wewnętrznych i interesariuszy; szybkie i rzeczowe rozwiązywanie zgłoszeń.
Współpraca przy zarządzaniu umowami i dostawcami: wsparcie przetargów, negocjacji oraz przygotowywania umów.
Zapewnienie zgodności działania floty z obowiązującymi przepisami i standardami wewnętrznymi.
Identyfikowanie i wdrażanie usprawnień w codziennych procesach (wydania/zwroty, obieg dokumentów), tak aby były prostsze i przyjazne dla użytkowników.
Planowanie wymian, serwisów i przeglądów z wyprzedzeniem, aby zapewnić dostępność aut w kluczowych momentach.
Planowanie i koordynowanie dostaw pojazdów do klientów (harmonogramy, miejsca przekazania, kontakt operacyjny).
Organizacja transportu i relokacji aut (przewoźnicy, terminy), nadzór nad protokołami zdawczo-odbiorczymi i jakością przekazania.
Koordynacja rejestracji, ubezpieczeń i pozostałych formalności urzędowych; współpraca z agencjami celnymi (odprawy, akcyza/VAT, dokumenty importowe, homologacja).
Monitorowanie statusu realizacji zamówień „od zamówienia do wydania” oraz szybkie usuwanie ewentualnych blokad.
Definiowanie wymagań zakupowych, przygotowywanie zapytań ofertowych (RFQ) i porównywanie ofert.
Aktywne wyszukiwanie ofert pojazdów na rynku (nowe, stock, „od ręki”), w tym aut zastępczych; ocena gwarancji i warunków SLA.
Negocjowanie warunków zakupu/leasingu (cena, rabaty flotowe, terminy dostaw, warunki serwisu i opon) oraz składanie zamówień.
Zarządzanie kosztami w sposób świadomy: działania optymalizacyjne i transparentna komunikacja oszczędności.
Nasze wymagania
Biegła znajomość języka angielskiego (min. B2/C1).
Gotowość do podróży służbowych.
Kilkuletnie doświadczenie w roli Specjalisty/Menedżera Floty lub w zarządzaniu kluczowymi klientami po stronie dostawcy usług flotowych, ubezpieczyciela, salonu samochodowego lub firmy leasingowej.
Dobra znajomość rynku i praktyk zarządzania flotą oraz narzędzi i technologii wspierających.
Rozwinięte umiejętności komunikacyjne i współpracy.
Umiejętność analitycznego myślenia, rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji.
Wysoka motywacja, samodzielność i odpowiedzialność za powierzone obszary.
Nastawienie na działanie i realizację celów; proaktywne i innowacyjne podejście do doskonalenia procesów.
Job Scope – Fleet Manager
Your responsibilities
Developing and implementing fleet management processes and strategies focused on operational efficiency and cost control.
Building and maintaining a transparent vehicle database and key fleet information; ensuring data quality and completeness.
Providing a high level of support to internal customers and stakeholders; addressing tickets promptly and effectively.
Collaborating on contract and supplier management: supporting tenders, negotiations, and contract preparation.
Ensuring fleet operations comply with applicable regulations and internal standards.
Identifying and implementing improvements in daily processes (handovers/returns, document flow) to make them simpler and more user-friendly.
Planning replacements, services and inspections in advance to ensure vehicle availability at critical times.
Planning and coordinating vehicle deliveries to clients (schedules, handover locations, operational liaison).
Organising vehicle transport and relocations (carriers, timelines) and overseeing handover documentation and delivery quality.
Coordinating registrations, insurance and other administrative formalities; collaborating with customs agencies (clearance, excise/VAT, import documents, homologation).
Monitoring order fulfilment status “from purchase order to handover” and swiftly removing any blockers.
Defining purchase requirements, preparing RFQs and comparing offers.
Actively sourcing vehicle offers on the market (new, stock, immediate availability), including replacement cars; evaluating warranties and SLA terms.
Negotiating purchase/leasing terms (price, fleet discounts, delivery timelines, service and tyre conditions) and placing orders.
Managing costs responsibly: driving optimisation initiatives and communicating savings transparently.
Our requirements
Proficient command of English (min. B2/C1).
Willingness to travel on business.
Several years’ experience as a Fleet Specialist/Manager or in key account management at a fleet services provider, insurer, car dealership or leasing company.
Good knowledge of the fleet market and management practices, as well as supporting tools and technologies.
Strong communication and collaboration skills.
Ability to think analytically, solve problems and make decisions.
High motivation, independence and accountability for assigned areas.
Action‑oriented and goal‑driven; proactive and innovative approach to process improvement.
