Executive Assistant / Office & Operations Support at We are for U

W We are for U od 6 lat łączymy pasje, nieszablonowość ze skutecznym i profesjonalnym podejściem. W latach 2019-2025 z naszych działań skorzystało blisko 8000 talentów. Jako przedsiębiorstwo społeczne myślimy jak biznes, a działamy z misją rozwoju młodych artystów. Organizujemy projekty, które angażują i inspirują, a potrzeby naszych klientów zamieniamy w kompleksowe realizacje. Jeśli nie ma dla Ciebie rzeczy niemożliwych – We are waiting for U :) Bartek & Talent Team.

Scope of Responsibilities

• Koordynacja procesów administracyjnych i operacyjnych oraz przygotowywanie i kompletowanie m.in. umów, notatek.
• Wsparcie operacyjne i organizacyjne CEO (w tym organizacja kalendarza, priorytety i codzienna praca, dodawanie zadań, aktualizacja statusów).
• Koordynowanie obiegu dokumentów oraz dbanie o porządek w procesach, plikach i komunikacji.
• Przygotowywanie prezentacji, raportów i dokumentów, checklist na potrzeby Zarządu i kluczowych partnerów.
• Wsparcie w organizacji spotkań i codziennej pracy Talent Teamu (logistyka, agendy, podsumowania).
• Rozwój roli w kierunku samodzielnego koordynowania procesami Talent Teamu.

Qualifications

• Co najmniej 2 lata doświadczenia w pracy biurowej/administracyjnej/asystenckiej (np. asystent/ka zarządu, office manager, koordynator/ka biura, project assistant).
• Dobra organizacja, porządek w kalendarzu, plikach i zadaniach.
• Biegle posługiwanie się językiem polskim i angielskim.
• Proaktywność – zamiast zgłaszać problem znajdujesz rozwiązanie.
• Traktujesz rolę poważnie i długofalowo – chcesz rozwijać się w stronę Operations Managera/ki.
• Wysoka kultura osobista i dyskrecja – pracujesz blisko informacji i procesów zarządczych.
• Szybko się uczysz, potrafisz samodzielnie doprowadzać sprawy do końca i łączyć kropki.

Preferred Skills

• Doświadczenie w NGO lub pracach w organizacjach pozarządowych.
• Udział w projektach międzynarodowych (np. Erasmus+).
• Pasja do eventów.

Benefits

• Praca hybrydowa (z nastawieniem na pracę zdalną).
• Elastyczne godziny pracy.
• Sprzęt służbowy oraz dostęp do profesjonalnych narzędzi do pracy.
• Finansowanie szkoleń i wsparcie rozwoju zawodowego.
• Możliwość realizowania własnych inicjatyw.
• Udział w ogólnopolskich prestiżowych eventach z osobami ze świata kultury, biznesu i decydentów.
• Świętowanie urodzin.
• Gwarantowane spotkania integracyjne Talent Teamu.
• Realny wpływ na działania oraz rozwój organizacji.
• Forma zatrudnienia ustalamy wspólnie (możliwe B2B, UoP, umowa zlecenie).

Application Information

Klikając w przycisk „Wyślij” zgadzasz się na przetwarzanie przez Fundację We are for U Twoich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu. W każdym czasie możesz cofnąć zgodę, kontaktując się z nami pod adresem: fundacja@weareforu.pl. Będziemy przetwarzać różne informacje o Tobie w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

• w celu wypełnienia ciążących na nas obowiązków prawnych – dane wskazane w Kodeksie pracy (m.in. dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, umiejętności, kwalifikacje);
• w celu podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i Twojej dostępności do rozpoczęcia pracy);
• w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. Twój adres e‑mail, wymagany w systemie eRecruiter);
• w oparciu o Twoją zgodę (m.in. dane, które dobrowolnie zamieszczasz w swoim zgłoszeniu rekrutacyjnym, np. wizerunek);
• prowadzenia przyszłych rekrutacji na różne stanowiska;
• zbadania satysfakcji z procesu rekrutacji;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z rekrutacją;
• na wypadek, gdybyśmy musieli powtórzyć tę rekrutację.

Zasadniczo, prosimy o nieprzekazywanie nam w trakcie procesu rekrutacji danych wrażliwych, takich jak np. informacje o stanie Twojego zdrowia. Jeśli jednak uznasz, że podanie takich danych w trakcie procesu rekrutacyjnego jest konieczne, zwrócimy się o indywidualną zgodę na ich przetwarzanie.

Podanie danych osobowych wskazanych w Kodeksie pracy jest obowiązkowe. Dodatkowo podanie wskazanych powyżej danych niezbędnych do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne. Masz prawo dostępu do swoich danych, ich poprawiania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przeniesienia danych. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu przez okres 12 m; a gdy wyraziłeś/eś zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach przez okres 24 m.

Twoje dane osobowe mogą być przekazane dostawcom usług publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT oraz dostawcom systemów informatycznych.

W razie pytań możesz się z nami skontaktować pod adresem: fundacja@weareforu.pl.

Seniority level: Associate

Employment type: Full‑time

Job function: Administrative

Industries: Civic and Social Organizations