Executive Assistant and Office Coordinator

Twój zakres obowiązków

• Wsparcie administracyjne Zarządu i Kluczowych Dyrektorów.
• Organizowanie spotkań Zarządu oraz udział w kluczowych spotkaniach – przygotowywanie materiałów i sporządzanie minutek.
• Organizowanie podróży służbowych w Polsce i za granicą.
• Organizowanie eventów i imprez ogólnofirmowych, analiza rynku, proponowanie rozwiązań oraz kontaktowanie się z dostawcami.
• Koordynowanie pracy rozproszonego Zespołu Office and Administration (pracujemy w 6 lokalizacjach w 4 miastach w Polsce).
• Przygotowywanie raportów, koordynowanie umów i innych dokumentów dla Zarządu i Kluczowych Dyrektorów.
• Analizowanie i audytowanie wydatków związanych z obiektami oraz administracją, nadzór nad zakupami i procedurą zakupową.
• Planowanie krótko- i długoterminowych celów w zakresie zarządzania powierzchnią biurową i procesami administracyjnymi.

Nasze wymagania

• Min. 1 rok doświadczenia na podobnym stanowisku.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie C1 w mowie i piśmie.
• Wysokie umiejętności negocjacyjne.
• Perfekcyjna organizacja pracy, wysoka estetyka i dbałość o szczegóły.
• Doskonałe umiejętności interpersonalne i komunikacyjne.
• Kreatywne myślenie i samodzielność.
• Praktyczna znajomość pakietu MS Office (Outlook, PowerPoint, Excel).
• Orientacja na klienta wewnętrznego i zewnętrznego.
• Zdolność do budowania i podtrzymywania długotrwałych relacji.
• Umiejętność zarządzania kilkuosobowym zespołem rozproszonym.
• Gotowość do pracy stacjonarnej z biura w Warszawie.

To oferujemy

• Współpracę w oparciu o kontrakt B2B, w tym płatne dni wolne od świadczenia usług.
• Kwartalny system motywacyjny.
• Realną możliwość rozwoju zawodowego (stawiamy na awanse wewnętrzne – w 2024 roku było ich aż 86!).
• Pracę od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-16:00 lub 9:00-17:00.
• Dedykowane programy szkoleń i warsztatów.
• Dodatkowe konkursy, programy motywacyjne oraz eventy ogólnofirmowe.
• Atrakcyjny pakiet benefitów: dofinansowanie do karty MultiSport, prywatnej opieki medycznej PZU Zdrowie oraz ubezpieczenie na życie UNUM.
• Dofinansowanie do szkoleń oraz darmowe lekcje języka angielskiego.
• Komfortowe warunki pracy – nowoczesne biuro w Warszawie przy ul. Równoległej 4a – tylko 400 metrów od stacji WKD Warszawa Raków.