Doświadczony specjalista / Doświadczona Specjalistka ds. zarządzania sekretariatem dyrekcji

Twój zakres obowiązków

• Organizacja i obsługa spotkań wewnętrznych oraz zewnętrznych,
• Prowadzenie kalendarza spotkań Dyrekcji oraz planowanie czasu, tak aby był najbardziej efektywny,
• Zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi i Dyrekcją,
• Aktywna współpraca z komórkami organizacyjnymi Instytutu,
• Obsługa korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej w szczególności weryfikacja dokumentacji, redagowanie pism oraz przygotowywanie prezentacji,
• Przygotowywanie podróży służbowych (zlecanie rezerwacji biletów oraz noclegów),
• Prowadzenie rejestrów i ewidencji kancelaryjnej, kompletowanie i przechowywanie dokumentacji,
• Bieżące monitorowanie i uzupełnianie zapasów artykułów spożywczych i biurowych,
• Wsparcie pracy Dyrektorów.

Nasze wymagania

• Min 2-letnie doświadczenie na takim samym lub podobnym stanowisku,
• Wykształcenie wyższe (mile widziane kierunki biznesowe np. zarządzanie, ekonomia, marketing oraz kierunki filologiczne),
• Umiejętność tworzenia prezentacji, raportów, notatek i protokołów ze spotkań oraz redagowania pism,
• Wysoko rozwinięte zdolności analityczne, interpersonalne oraz organizacyjne,
• Komunikatywność i umiejętność i efektywne zarządzanie przepływem informacji,
• Umiejętność priorytetyzacji zadań oraz efektywnej pracy pod presją czasu,
• Sumienność, systematyczność, kreatywność, odpowiedzialność oraz zaangażowanie,
• Znajomość pakietu MS Office,
• Komunikatywna znajomość języka angielskiego.
• Znajomość EZD.