Kompetencje podstawowe

• min 2 letnie doświadczenie w administracji;
• Zrozumienie Biznesu: Podstawy umów, zasady fakturowania, cykl życia projektu, oferta usług
• Komunikacja: Jasność w piśmie, umiejętność kontynuacji działań, koordynacja między działami, interakcja z klientem.
• konsekwencja w rutynowych działaniach;
• bardzo dobra znajomość języka angielskiego – minimum B2;
• doskonała organizacja pracy;
• umiejętność pracy z feedback

Kompetencje pożądane

• otwartość na automatyzację powtarzalnych zadań
• zorientowanie na wyzwania

Umiejętności miękkie:

• Aktywne uczenie się i nastawienie na rozwój
• Współpraca i wspieranie innych
• Samodzielność i odpowiedzialność
• Bardzo dobra umiejętność komunikacji i współpracy z pracownikami innych działów
• Umiejętność ustalania priorytetów

Nasze narzędzia pracy:

• Click UP
• Google workspace

BĘDZIESZ ODPOWIADAĆ ZA:

wsparcie operacyjnej doskonałości firmy poprzez terminowe i precyzyjne zarządzanie umowami, fakturowaniem oraz administracyjne wsparcie projektów, które ma na celu utrzymanie płynności finansowej oraz zapewnienie dokładnej dokumentacji projektowej.

Zakres odpowiedzialności:

• Zarządzanie Umowami:
• Obsługa nowych umów w ciągu 24 godzin od przekazania przez dział sprzedaży.
• Utrzymywanie 100% dokładności w zapisach dotyczących warunków umów.
• Śledzenie i odnawianie umów ramowych na 30 dni przed ich wygaśnięciem.
• Osiągnięcie wskaźnika błędów w dokumentacji umów poniżej 2%.
• Przygotowanie i koordynacja podpisania protokołów i oświadczeń miesięcznych.
• Fakturowanie i Windykacja:
• Wystawianie faktur w ciągu 48 godzin od podpisania umowy lub zakończenia etapu projektu.
• Utrzymanie stanu należności na poziomie poniżej 45 dni.
• Osiąganie dokładności fakturowania na poziomie 95%.
• Cotygodniowe monitorowanie i przypominanie o zaległych płatnościach.
• Zero pominiętych faktur.
• Wsparcie Projektowe:
• Cotygodniowa aktualizacja statusu projektów w systemie zarządzania.
• Utrzymanie aktualności bazy projektów na poziomie 98%.
• Śledzenie harmonogramów opłat za certyfikację i terminowe rozliczenia.
• Zero opóźnień w certyfikacji wynikających z kwestii administracyjnych.
• Komunikacja z Zespołem:
• Codzienne przekazywanie zespołowi informacji o statusie umów i faktur.
• Cotygodniowe raportowanie do zarządu o wskaźnikach przepływów finansowych.
• Odpowiadanie na wewnętrzne zapytania w ciągu 4 godzin.
• Utrzymywanie przejrzystej komunikacji z odpowiednim logiem.
• Usprawnienie Procesów:
• Dokumentowanie wszystkich procesów i procedur.
• Miesięczne identyfikowanie i raportowanie wąskich gardeł w procesach.
• Proponowanie rozwiązań w celu zwiększenia efektywności.
• Wdrażanie zatwierdzonych zmian w uzgodnionym terminie.

Nasze wartości

• Respect (Szacunek)
• Execution (Dobre wykonanie)
• Ambition (Ambicja)
• Customer (Klient)
• High performance (Skuteczność)

Nasze benefity

• Karta Multisport lub Medicover Sport
• Opieka medyczna Allianz.
• Elastyczne godziny pracy.

Bezpośredni Przełożony

CFO

Jak wygląda proces rekrutacyjny?

1. Wypełnij formularz rekrutacyjny
2. Czekaj na telefon (wstępna krótka rozmowa potwierdzająca).
3. Rozmawiasz z działem HR online – Screening Interview – 30-45 min.
4. Możemy poprosić Cię o rozwiązanie Case Study.
5. II etap rekrutacji to rozmowa online z Team Leaderem oraz HR Managerem – Focus Interview – ok 1,5 h.
6. III etap to Culture Fit – ok 45 minutowa rozmowa z CEO lub CGO.
7. Dostajesz informację zwrotną w przeciągu 2 tyg.
8. Jesteś częścią zespołu JWA!