Asystent(ka) Zarządu / Obsługa Klienta

Wynagrodzenie: 5000 zł - 8000 zł brutto 

Chcesz stać się prawą ręką CEO, wspierając rozwój najbardziej rozpoznawalnych marek osobistych w Polsce i tworząc wyjątkowe doświadczenia dla naszych klientów? 

Jeśli Twoim celem jest nie tylko asystowanie, ale też aktywne zarządzanie zadaniami, obsługą klienta i projektami u boku CEO, to ta oferta jest dla Ciebie! Szukamy osoby, która z pasją i zaangażowaniem pomoże nam budować pozytywne relacje z klientami oraz będzie kluczowym wsparciem w codziennych wyzwaniach i strategicznych inicjatywach.

Kluczowe Obowiązki

• Wsparcie administracyjne i organizacyjne (służbowe): Zarządzanie kalendarzem CEO, umawianie konsultacji i spotkań, pełnienie roli łącznika między klientami a Marti Fox oraz zespołem a Marti Fox.
• Wsparcie w kwestiach osobistych CEO: Organizacja spraw osobistych, w tym zakupy i prywatne podróże.
• Optymalizacja i efektywność działań zespołu: Usprawnianie procesów, współpraca z działami nad zwiększeniem efektywności.
• Obsługa klienta: Odpowiadanie na zapytania klientów i dbanie o pozytywne doświadczenia w programie InstaSZEFOWA Biz.
• Zarządzanie projektami i zadaniami: Planowanie, monitorowanie i koordynacja bieżących projektów.
• Wsparcie w rekrutacji: Udział w tworzeniu ogłoszeń, selekcji kandydatów, organizacji rozmów i przeprowadzanie rozmów.
• Współpraca z działami firmy: Koordynacja działań, zapewnianie płynności pracy między działami.
• Koordynacja wypłat pracowników: Terminowe procesowanie wypłat i wsparcie spraw kadrowo-płacowych.
• Zarządzanie dokumentacją: Utrzymanie porządku w dokumentacji firmowej (Google Drive, maile, harmonogramy).
• Zarządzanie dokumentacją firmy: Dbałość o aktualność i porządek w dokumentacji w Google Drive, obsłudze maili, harmonogramach oraz innych zasobach cyfrowych, aby zapewnić łatwy dostęp i przejrzystość informacji w całej organizacji.

Rezultaty

1. Zwiększenie efektywności CEO i zespołu – Dzięki Twojej precyzyjnej organizacji kalendarza CEO, skutecznej koordynacji spotkań i bieżącemu zarządzaniu zadaniami, umożliwisz CEO skupienie się na kluczowych decyzjach strategicznych, a zespołowi – płynne realizowanie działań. Twoja praca bezpośrednio przełoży się na lepsze wykorzystanie czasu i zasobów firmy.
2. Usprawnienie procesów wewnętrznych i organizacji dokumentacji – Dzięki Twojej umiejętności wprowadzania optymalizacji oraz utrzymywaniu porządku w dokumentacji (Google Drive, maile, harmonogramy), firma zyska na efektywności operacyjnej. Twoje działania pomogą w utrzymaniu płynnej komunikacji między działami i sprawnym realizowaniu projektów.
3. Wzrost satysfakcji i lojalności klientów – Twoja dbałość o każdy kontakt z klientem oraz profesjonalne wsparcie w obsłudze klienta pomogą budować trwałe i zaangażowane relacje. Dzięki Tobie klientki będą czuły się zadbane i docenione, co wzmocni ich zaufanie do marki InstaSZEFOWA Biz oraz przełoży się na ich lojalność.

Czego Oczekujemy

• Znajomości języka angielskiego na poziomie minimum B2 – Płynna komunikacja w mowie i piśmie, pozwalająca na uczestnictwo w zagranicznych szkoleniach, swobodną współpracę w środowisku międzynarodowym i kontakt z klientami anglojęzycznymi.
• Doświadczenia w pracy na stanowisku asystenckim lub administracyjnym – Minimum 2-letnie doświadczenie w bezpośrednim wsparciu kadry zarządzającej, z naciskiem na zarządzanie kalendarzem, organizację spotkań i podróży oraz koordynację zadań.
• Znajomości Google Workspace – Biegłość w obsłudze Google Workspace, szczególnie w Gmail, Google Drive i Google Sheets, aby efektywnie zarządzać korespondencją oraz organizować i analizować dane.
• Znajomości narzędzi do zarządzania projektami i zadaniami – Praktyczna znajomość narzędzi takich jak Monday, Asana, Trello, lub ClickUp, które wspierają planowanie, realizację i monitorowanie zadań zespołowych.
• Znajomości ChatGPT – Umiejętność efektywnego wykorzystania ChatGPT do wsparcia w obsłudze klienta, projektach i tworzeniu/automatyzacji procesów, co przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy.
• Umiejętności organizacyjnych i zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie – Doskonała organizacja pracy, zdolność do szybkiego ustalania priorytetów i efektywne zarządzanie czasem, aby sprostać dynamicznemu środowisku pracy.
• Wysokiej kultury obsługi klienta – Empatia, cierpliwość i komunikatywność w kontaktach z klientami, z naciskiem na budowanie pozytywnych i trwałych relacji.
• Doświadczenia w zarządzaniu projektami – Umiejętność planowania i monitorowania projektów i egzekwowania zadań od członków zespołu.
• Proaktywności i inicjatywy – Chęć do poszukiwania usprawnień w codziennych procesach, gotowość do podejmowania decyzji i proponowania nowych rozwiązań.
• Umiejętności pracy w zespole i współpracy międzydziałowej – Świetne zdolności interpersonalne, łatwość w komunikacji i współpracy z różnymi działami firmy, aby zapewnić płynność działań wewnętrznych.
• Dokładności i dbałości o szczegóły – Skrupulatność w prowadzeniu dokumentacji i zarządzaniu informacjami (w Google Drive, mailach, harmonogramach), aby utrzymać porządek i przejrzystość we wszystkich zasobach firmy.
• Elastyczności i adaptacyjności – Gotowość do szybkiego dostosowywania się do zmieniających się priorytetów i potrzeb, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej jakości pracy.

Co oferujemy:

• Możliwość pracy zdalnej: Zapewniamy elastyczność w wyborze miejsca pracy, co pozwoli Ci na lepsze zbalansowanie życia zawodowego i prywatnego, jednocześnie realizując swoje obowiązki w dynamicznym środowisku.
• 28 dni płatnego urlopu: Dbamy o Twoje zdrowie i odpoczynek, dlatego oferujemy aż 28 dni płatnego urlopu, abyś mógł/mogła w pełni zregenerować siły i wrócić do pracy z nową energią.
• Rozwój osobisty i zawodowy: Inwestujemy w Twój rozwój! Oferujemy dostęp do szkoleń, warsztatów i programów mentoringowych, które pomogą Ci nieustannie poszerzać swoje umiejętności oraz rozwijać karierę.
• Realny wpływ na rozwój firmy: Będziesz kluczowym wsparciem dla CEO, co pozwoli Ci aktywnie uczestniczyć w codziennych i strategicznych inicjatywach, mających bezpośredni wpływ na rozwój marki InstaSZEFOWA i Marti Fox.
• Dynamiczne środowisko pracy: Praca w naszej firmie to więcej niż codzienne obowiązki – to okazja do wprowadzenia innowacji i bycia częścią zespołu, który przekształca rynek social media w Polsce.
• Inspirujące miejsce pracy: Dołączysz do zespołu pełnego pasjonatów, którzy nieustannie się doskonalą i wymieniają pomysłami, tworząc kreatywną, wspierającą atmosferę, która sprzyja innowacyjnym rozwiązaniom.
• Praca z liderami branży: Współpraca z Marti Fox i najlepszymi ekspertami w dziedzinie biznesu online, która pozwoli Ci na zdobycie cennych doświadczeń i kontaktów zawodowych w branży.
• Współpraca w modelu B2B: Współpraca na zasadach B2B (rozliczenie B2B lub poprzez inkubator przedsiębiorczości)

Nasze Kluczowe Wartości

Nasze wartości są żywymi zasadami, które kształtują każdą decyzję i każde działanie w naszej firmie. Idealny kandydat na to stanowisko to osoba, która nie tylko rozumie te wartości, ale także głęboko się z nimi identyfikuje i jest gotowa je promować każdego dnia.

Zaangażowanie w Doskonałość

Stawiamy na ciągłe dążenie do bycia coraz lepszym we wszystkich aspektach naszej działalności. Podobnie jak najlepsze drużyny sportowe, które nieustannie szlifują swoje umiejętności, my również dążymy do bycia najlepszymi w tym, co robimy. Każdy dzień to dla nas nowa szansa na naukę, doskonalenie i przekraczanie granic możliwości. Oczekujemy, że każdy członek zespołu będzie podzielał tę pasję do doskonalenia się i wyznaczania coraz wyższych standardów.

Pasja do Zwycięstwa

Nasza kultura czerpie z ducha zdrowej rywalizacji, gdzie sukces jest celebracją wspólnych wysiłków. Lubimy wygrywać i robimy to z stylem, ale zawsze pamiętamy, że prawdziwe zwycięstwo to takie, w którym każdy członek zespołu ma swój udział w sukcesie. Szukamy osób, które są zmotywowane do osiągania celów i które, podobnie jak my, nie boją się nowych wyzwań oraz cenią sobie możliwość ciągłego rozwoju i osiągania coraz to większych sukcesów.

Transparentność i Uczciwość

Wierzymy, że otwartość i szczerość są kluczowe dla budowania silnych i trwałych relacji zarówno wewnątrz firmy, jak i z naszymi klientami. Promujemy kulturę, w której jasne i bezpośrednie komunikowanie trudnych prawd jest cenione jako sposób na wzajemne wsparcie i rozwój. Transparentność w naszych działaniach i uczciwość wobec siebie nawzajem oraz wobec naszych klientów to fundamenty, na których budujemy naszą firmę.

Co doceniamy:

• Inicjatywa i samodzielność w działaniu.
• Szybkie i skuteczne kończenie projektów – preferujemy działanie "dzisiaj", a nie “do końca tygodnia”
• Jawną i bezpośrednią komunikację, która pomaga w budowaniu silnego zespołu.
• Samorozwój i chęć doskonalenia własnych umiejętności.
• Tworzenie i wdrażanie innowacyjnych rozwiązań, które napędzają naszą działalność.

Czego nie robimy:

• Zamiatanie problemów pod dywan – wolimy je rozwiązywać od razu.
• Przeciąganie projektów – cenimy terminowość i skupienie na celach.
• Przedłużanie decyzji – działamy szybko i efektywnie.
• Brak inicjatywy i bierność wobec wyzwań.
• Unikanie odpowiedzialności i niejasna komunikacja.

Jeśli jesteś gotowy/a, aby dołączyć do naszego zespołu i wspólnie dążyć do bycia najlepszymi w branży Social Media i Online Marketingu, nie czekaj! Aplikuj teraz i zacznij swoją przygodę w miejscu, które stawia na ciągły rozwój, innowacje i wzajemne wsparcie.