Informacje o stanowisku

O nas:
Jesteśmy dynamicznym zespołem działającym w branży eventowej, specjalizującym się w organizacji festiwali. W związku z rozwojem poszukujemy zorganizowanej, samodzielnej i proaktywnej osoby, która dołączy do naszego zespołu, aby stać się prawą ręką Prezesa Zarządu. Twoja rola będzie kluczowa w optymalizacji działań operacyjnych i wsparciu strategicznego rozwoju firmy.
Kluczowe zadania:
Zarządzanie komunikacją po spotkaniach: Wysyłanie podsumowań (e-mail, SMS), proaktywne umawianie kolejnych rozmów i dbanie o to, by kluczowe ustalenia zostały wdrożone.
Koordynacja i monitorowanie projektów: Nadzór nad rozpoczętymi wątkami biznesowymi, systematyczne przypominanie o zadaniach i terminach oraz monitorowanie postępów.
Aktywne wsparcie w networkingu: Umawianie spotkań z potencjalnymi partnerami, przygotowywanie notatek i researchu na temat firm i osób, z którymi Prezes będzie się spotykać.
Przejęcie bieżących zadań operacyjnych: Prowadzenie wyznaczonej korespondencji, realizacja spraw administracyjnych i nadzór nad prawidłowym obiegiem kluczowych dokumentów.
Proaktywne zarządzanie kalendarzem Prezesa: Pełna odpowiedzialność za umawianie, potwierdzanie i przesuwanie spotkań, zapewnienie czasu na pracę koncepcyjną i unikanie konfliktów w harmonogramie.
Kompleksowa organizacja podróży i wydarzeń: Planowanie i logistyka wyjazdów służbowych, rezerwacja biletów, hoteli, sal konferencyjnych oraz dbałość o wszystkie szczegóły organizacyjne.
Zapewnienie płynnego przepływu informacji: Przygotowywanie zwięzłych raportów ze spotkań, regularne informowanie o statusie działań i proponowanie kolejnych kroków.
Wsparcie ad-hoc: Elastyczna pomoc przy zadaniach bieżących zlecanych przez Zarząd, w tym również przy wybranych zadaniach prywatnych.
Wymagania:
Wykształcenie: Preferowane wyższe. Jesteśmy otwarci również na kandydatów w trakcie studiów, którzy wykazują się elastycznością czasową i gotowością do intensywnej nauki. Mile widziane są także osoby prowadzące własną działalność gospodarczą lub skutecznie łączące pracę z nauką.
Doświadczenie:
Dla kandydatów z wykształceniem wyższym: 2-5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku (Asystent/ka Zarządu, Office Manager, Project Manager). Doświadczenie w branży eventowej, agencji kreatywnej lub reklamowej będzie kluczowym atutem.
Dla studentów: Wystarczające będzie udokumentowane doświadczenie w formie praktyk, staży lub aktywnej działalności organizacyjnej (np. w kołach naukowych, samorządzie studenckim, przy organizacji wydarzeń lub w wolontariacie).
Kompetencje techniczne: Bardzo dobra, praktyczna znajomość pakietu MS Office (w szczególności Excel, Word, PowerPoint) oraz narzędzi Google Workspace. Doświadczenie w pracy z oprogramowaniem do zarządzania projektami (np. Asana, Trello, Monday) będzie dodatkowym atutem.
Umiejętności: Wysoko rozwinięte zdolności organizacyjne, pozwalające na efektywne zarządzanie wieloma zadaniami jednocześnie. Kluczowe są również dokładność, sumienność, samodzielność w działaniu oraz doskonałe kompetencje komunikacyjne i wysoka kultura osobista.
Elastyczność: Potwierdzona umiejętność efektywnej pracy pod presją czasu i w dynamicznie zmieniającym się środowisku. Oczekujemy doskonałej organizacji pracy własnej oraz gotowości do szybkiego reagowania na bieżące potrzeby Zarządu.
Oferujemy:
Elastyczność: Możliwość wyboru preferowanej formy współpracy (Umowa zlecenie, B2B), dostosowanej do specyfiki i faz projektowych naszych festiwali.
Realny wpływ: Bezpośrednią współpracę z Zarządem i realny wpływ na kształt i organizację jednych z najciekawszych wydarzeń w kraju.
Rozwój: Pracę w kreatywnym i dynamicznym środowisku, które stwarza przestrzeń do rozwoju zawodowego i zdobywania unikalnych doświadczeń.
Wynagrodzenie: Adekwatne do posiadanego doświadczenia i zakresu obowiązków((widełki płacowe zostaną przedstawione na kolejnych etapach rekrutacji).

Warszawa - Oferty pracy w okolicznych lokalizacjach