Asystent/ka Zarządu, Office Manager

Twój zakres obowiązków

• Przygotowywanie umów oraz organizowanie podpisów Zarządu
• Obsługa platformy SharePoint, aktualizacja i procesowanie dokumentacji związanej z działaniem spółek grupy
• Przygotowywanie dokumentów dla banków i partnerów
• Organizacja podróży służbowych Zarządu i partnerów biznesowych (bilety, hotele, wizy)
• Organizacja spotkań Zarządu, w tym obsługa gości, rezerwacja sal, catering, praca z kalendarzem
• Współpraca z kancelariami prawnymi i notarialnymi oraz procesowanie pełnomocnictw
• Nadzór nad fakturami i rozliczeniami
• Organizacja wewnętrznych wydarzeń okolicznościowych, eventów pracowniczych
• Zarządzanie polisami ubezpieczeniowymi (kontakt z brokerami, procesowanie danych i płatności)
• Bieżące zadania administracyjne
• Wsparcie działu prawnego w procesowaniu dokumentacji i umawianiu spotkań
• Zarządzanie biurem, współpraca z dostawcami, dbanie o wizerunek
• Nadzór nad recepcją: zarządzanie wydatkami, wprowadzanie procedur, wsparcie zespołu
• Przygotowywanie zestawień i raportów na potrzeby Zarządu

Nasze wymagania

• Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku, szczególnie w zakresie wsparcia Zarządu lub administracji biurowej
• Umiejętność przygotowywania i procesowania dokumentacji
• Znajomość obsługi platform takich jak SharePoint oraz systemu ERP mile widziana
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie
• Zdolności organizacyjne i wielozadaniowość
• Komunikatywność, umiejętność współpracy z różnymi działami oraz partnerami zewnętrznymi
• Doświadczenie w zarządzaniu biurem i współpracy z dostawcami usług
• Proaktywność, sumienność i umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów
• Umiejętność pracy w dynamicznie zmieniającym się środowisku
• Znajomość procedur związanych z polisami ubezpieczeniowymi oraz procesowaniem danych finansowych

To oferujemy

• Stabilne zatrudnienie i umowę o pracę
• Pracę w dynamicznie rozwijającej się międzynarodowej firmie
• Możliwość rozwoju zawodowego
• Dofinansowanie do pakietu medycznego, karty sportowo-rekreacyjnej, ubezpieczenia na życie, owocowe wtorki/ czwartki

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV klikając w przycisk aplikowania.