Asystent / Asystentka Zarządu

Twój zakres obowiązków

• Organizacja pracy biura – zapewnisz, że codzienne operacje przebiegają płynnie, a zespół ma wszystko, czego potrzebuje do efektywnej pracy.
• Przyjmowanie gości biura oraz organizacja i obsługa spotkań biznesowych – stworzysz atmosferę profesjonalizmu i gościnności, zarówno w biurze, jak i na spotkaniach.
• Operacyjne wsparcie działań Zarządu oraz pracowników innych Działów – współpracując z różnymi zespołami staniesz się nieocenionym wsparciem w codziennej pracy, potrzebach i zapytaniach.
• Zaopatrzenie biura w artykuły spożywcze i biurowe lub inne czynności administracyjne związane z funkcjonowaniem biura– będziesz czuwać nad tym, aby nasze biuro było zawsze gotowe na wszelkie wyzwania, zaopatrując je w niezbędne artykuły.
• Wypełnianie, wysyłanie, odbieranie korespondencji – zadbasz o to, aby żadne ważne dokumenty nie umknęły uwadze.
• Prowadzenie rejestrów dokumentacji biurowej – będziesz dbać o porządek i bezpieczeństwo kluczowych dokumentów.
• Tworzenie dokumentacji, uchwał, pism – twoje umiejętności redakcyjne pomogą w kreowaniu profesjonalnych dokumentów.
• Pomoc przy obsłudze spółek zagranicznych (przygotowywanie dokumentów, wniosków, rozliczanie kosztów, weryfikacja faktur, raportowanie) – Twoje zaangażowanie przyczyni się do sukcesów naszych międzynarodowych projektów.
• Planowanie, organizacja i rozliczanie wyjazdów służbowych - krajowych i zagranicznych.
• Ścisła współpraca z Wydziałem Administracyjnym w Toruniu.

Nasze wymagania

• Doświadczenia na podobnym stanowisku lub wykształcenie związane z administracją,
• Dobrej znajomości języka angielskiego w mowie i piśmie (min. B2),
• Dobrej znajomości pakietu MS Office (Excel, Word) i/lub Google Workspace (Dokumenty, Arkusze),
• Umiejętności redagowania tekstów,
• Samodzielności – potrafisz pracować efektywnie bez stałego nadzoru,
• Bardzo dobrej organizacji pracy własnej – potrafisz zarządzać czasem i zadaniami w dynamicznym środowisku,
• Komunikatywności – łatwo nawiązujesz kontakty i umiesz współpracować z różnymi zespołami,
• Skrupulatności i dokładności – zwracasz uwagę na szczegóły, które robią różnicę.
• Doświadczenie w pracy w międzynarodowym środowisku,
• Umiejętność sporządzania raportów ze spotkań,
• Umiejętność pracy pod presją czasu.

To oferujemy

• Pracę w dynamicznie rozwijającej się organizacji, w której liczy się współpraca i dążenie do realizacji zamierzonych celów,
• Pracę w nowoczesnym biurze w Gdyni,
• Stabilne zatrudnienie w oparciu o UoP,
• Pakiet benefitów: karta MultiSport, grupowe ubezpieczenie na życie PZU, pakiet medyczny Allianz, MasterBenefit, program poleceń pracowniczych,
• Bardzo dobrą atmosferę w pracy i partnerskie podejście do pracowników.

Jeśli jesteś osobą, która ceni sobie wyzwania, potrafi zarządzać wieloma zadaniami jednocześnie i pragnie pracować w organizacji, której misją jest tworzenie zrównoważonej przyszłości, to stanowisko jest właśnie dla Ciebie!