Asystent / Asystentka

Twój zakres obowiązków

• Sporządzanie dokumentacji i zestawień zgodnie z ustaleniami Dyrektora Pionu, z zachowaniem standardów organizacji
• Monitorowanie zgodności dokumentacji z procedurami organizacyjnymi i prawnymi
• Prowadzenie i aktualizacja cyklicznych raportów (miesięcznych, kwartalnych, półrocznych)
• Prowadzenie kalendarza Dyrektora Pionu, zarządzanie harmonogramem spotkań oraz rozwiązywanie konfliktów terminów
• Organizacja i obsługa spotkań biznesowych i wewnętrznych, w tym przygotowanie sal, materiałów i wsparcia technicznego
• Ścisła współpraca z Kierownictwem Pionu w zakresie organizacji pracy
• Dbanie o prawidłowy obieg dokumentacji w Pionie, zgodnie z obowiązującymi procedurami
• Monitorowanie realizacji zadań zleconych przez Dyrektora Pionu oraz ich terminowości
• Tworzenie notatek ze spotkań oraz kontrola realizacji wynikających z nich działań
• Organizacja i rozliczanie eventów zewnętrznych i wewnętrznych na zlecenie Dyrektora oraz Kierownictwa Pionu
• Monitorowanie budżetu szkoleniowego oraz współpraca z działami odpowiedzialnymi za organizację szkoleń
• Organizacja i rozliczanie wyjazdów służbowych
• Monitorowanie zastępowalności Kierownictwa Pionu podczas urlopów
• Wykonywanie innych prac zleconych przez przełożonego, wynikających z potrzeb Pionu, w ramach posiadanych kwalifikacji

Nasze wymagania

• Bardzo dobra komunikatywność i umiejętność współpracy z różnymi poziomami organizacji
• Wysoka kultura osobista i zdolność reprezentowania Pionu w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych
• Energia, otwartość i proaktywność w podejmowaniu działań oraz rozwiązywaniu problemów
• Zdolność do priorytetyzowania zadań i zarządzania wieloma projektami jednocześnie
• Umiejętność pracy pod presją czasu i w dynamicznym środowisku
• Znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint) oraz systemów do zarządzania dokumentacją i kalendarzem
• Otwartość, entuzjazm i gotowość do nauki nowych rzeczy
• Elastyczność i kreatywność w rozwiązywaniu problemów
• Wysoka odpowiedzialność i samodzielność w realizacji powierzonych zadań
• Wykształcenie wyższe (preferowane kierunki administracyjne, zarządzanie, lub pokrewne)
• Znajomość systemów IT wspierających zarządzanie w organizacjach publicznych

To oferujemy

• Pracę w największej w Polsce firmie IT tworzącej usługi, które ułatwiają życie obywatelom – Tobie, Twoim znajomym, rodzinie
• Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę [5 000 - 7 000 PLN brutto
• Pracę w modelu stacjonarnym
• Nowoczesne i komfortowe biuro blisko Dworca Zachodniego
• System rezerwacji miejsc parkingowych dla pracowników
• Możliwość wyjścia w ciągu pracy, dzięki systemowi szybkich wyjść prywatnych
• Szkolenia wewnętrzne, dofinansowanie do szkoleń zewnętrznych
• Możliwość ubiegania się o dofinansowanie do studiów
• Możliwość awansu lub zmiany projektu – zdobywaj nowe doświadczenia w różnych zespołach – zmieniaj projekty, nie firmę
• Pracę z ludźmi z różnymi kompetencjami, świetną ekspertyzą i szczerą pasją, szansa na naukę, rozwój i wymianę doświadczeń
• Atmosferę wzajemnego wsparcia, mówimy sobie po imieniu
• Możliwość pracy w biurze razem ze swoim czworonożnym przyjacielem?
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne
• Premie uznaniowe
• Dofinansowanie do wakacji „wczasy pod gruszą”
• Nagroda jubileuszowa po 5, 10 i 15 latach pracy
• Dodatkowy, płatny czterotygodniowy urlop po trzech latach pracy w COI
• Dodatkowy, płatny dzień wolny z okazji urodzin
• Platforma kafeteryjna MyBenefit
• Karta Multisport w ramach kafeterii MyBenefit
• Pakiet medyczny
• Platforma wellbeingowa - Helping Hand
• Ubezpieczenie na życie
• Dofinansowanie do okularów (600 zł na zakup okularów, 300 zł na wymianę szkieł )
• 2 dni w roku do wykorzystania na wolontariat
• Wyprawka dla noworodka

W COI obowiązuje Procedura zgłoszeń wewnętrznych regulująca przekazywanie informacji o naruszeniu prawa oraz ochronę Sygnalistów.

Informacje na temat dokonywania zgłoszeń i naruszeń prawa znajdują się na stronie: https://coi.ssdip.bip.gov.pl/sygnalisci/sygnalisci.html