Asystent Administracyjny / Asystentka Administracyjna ds. Business Development

Twoją rolą będzie zapewnienie wsparcia administracyjnego dla zespołu Business Development oraz Financial Advisory w bieżącej obsłudze procesów ofertowych, raportowaniu oraz zarządzaniu dokumentacją, aby odciążyć zespół w zadaniach operacyjnych i umożliwić koncentrację na rozwoju biznesu.

Twoim Zadaniem Będzie

• Koordynacja organizacyjna i zarządzanie kalendarzem
• Organizacja spotkań, rezerwacja sal konferencyjnych.
• Obsługa podróży służbowych (rezerwacja biletów, hoteli, zamawianie transportu).
• Wsparcie przy organizacji wyjazdów integracyjnych i eventów wewnętrznych.
• Wsparcie procesów ofertowych
• Przygotowywanie wstępnych wersji ofert, załączników oraz formatowanie dokumentów.
• Koordynacja procesu podpisywania dokumentów, anonimizacja i archiwizacja umów.
• Aktualizacja rejestru ofert i statusów w systemach (np. SalesForce).
• Raportowanie i zarządzanie bazami danych
• Uzupełnianie zestawień klientów i kontaktów, aktualizacja baz (LOG-IN, Upslide).
• Wprowadzanie danych do systemów CRM (SalesForce), wyszukiwanie informacji.
• Przygotowywanie raportów i zestawień dla zespołu.
• Procesy compliance i obsługa platform zakupowych
• Realizacja procesu WeCheck (zapytania, raporty, archiwizacja).
• Zakładanie kont na platformach zakupowych, aktualizacja danych, koordynacja zapytań.
• Wsparcie komunikacji i działań marketingowych
• Przygotowywanie mailingów, list kontaktów, współpraca przy organizacji wydarzeń branżowych.
• Wyszukiwanie konferencji, warunków uczestnictwa oraz rejestracja.
• Administracja bieżąca
• Obsługa dokumentów (druk, skan, bindowanie), zamawianie wizytówek.
• Zgłaszanie problemów sprzętowych do IT oraz usterek technicznych.

Oczekujemy

• Doświadczenia w administracji biurowej lub we wsparciu zespołów sprzedażowych/BD.
• Bardzo dobrej znajomości pakietu MS Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Umiejętności pracy w systemach CRM (np. SalesForce) i platformach zakupowych.
• Bardzo dobrej organizacji pracy, terminowości, skrupulatności
• Komunikatywności
• Znajomości języka angielskiego (min. B2)
• Umiejętności formatowania dokumentów i pracy z szablonami
• Mile widziana znajomość procesów ofertowych i compliance (WeCheck) oraz
• Doświadczenie w pracy z bazami danych i raportowaniu

Oferujemy

• Możliwość długoterminowej współpracy
• Międzynarodowe środowisko pracy
• Pakiet benefitów, w tym: prywatna opieka medyczna dla pracownika i członków rodziny, ubezpieczenie na życie, karta Multisport oraz dostęp do platformy MyBenefit
• Dostęp do nowoczesnych platform e-learningowych oraz szerokiej bazy szkoleń
• Biuro w centrum Warszawy