Specjalista / Specjalistka ds. koordynacji projektów

Twój zakres obowiązków

• Przygotowanie, negocjowanie i/lub weryfikacja pod względem formalnym umów z kontrahentami (np. umowy o realizację prac badawczych, usługowych czy produkcyjnych, umowy konsorcjum, o poufności czy podwykonawcze związane z projektami badawczymi i inne) oraz innych dokumentów związanych z działalnością badawczo-usługową (oferty, porozumienia, listy intencyjne, aneksy do umów itp.);
• Bieżąca obsługa realizacji prac badawczych, usługowych i produkcyjnych oraz sprzedaż tych prac w wybranym obszarze, w tym fakturowanie;
• Bieżąca obsługa projektów i prac realizowanych w obsługiwanych Centrach, opracowywanie kluczowych dokumentów związanych z realizacją projektów, monitorowanie projektów pod względem zgodności z umową o dofinansowanie, współudział w rozliczaniu projektów;
• Prowadzenie dokumentacji i archiwizacja dokumentów projektowych;
• Bieżąca obsługa i rozliczanie wniosków o subwencję, rozliczanie realizacji subwencji;
• Monitorowanie i aktualizacja danych Instytutu dla sprawozdawczości Centrum Łukasiewicz (kokpit zarządczy, ankiety i in. wymagane przez Centrum) oraz w systemie informacji o nauce (POL-on);
• Obsługa systemów informatycznych, w tym związanych z projektami i pracami realizowanymi w Instytucie;
• Współpraca z Dyrekcją, Centrami Badawczymi Instytutu, Działami wsparcia, Kancelarią prawną, Kontrahentami;
• Przygotowywanie dokumentacji dla potrzeb jednostek kontrolujących i audytujących, bieżąca współpraca z tymi organami;
• Inne prace administracyjno-biurowe dot. zawieranych umów z kontrahentami wykonywane na polecenie przełożonego, w tym współprowadzenie i aktualizacja rejestrów prowadzonych w dziale.

Nasze wymagania

• Wykształcenie minimum wyższe licencjackie,
• Podstawowa wiedza z zakresu prawa handlowego, gospodarczego oraz cywilnego,
• Znajomość podstawowych przepisów w zakresie ochrony danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorstwa
• Znajomość zagadnień związanych z realizacją i rozliczaniem projektów krajowych (głównie dot. projektów krajowych oraz funduszy strukturalnych) i UE (głównie Horyzont Europa),
• Biegła obsługa komputera w zakresie pakietów biurowych, w szczególności MS Word i MS Excel,
• Komunikatywność i umiejętność pracy w zespole,
• Umiejętność planowania i organizacji samodzielnej pracy,
• Opanowanie, umiejętność pracy pod presją czasu,
• Odpowiedzialność, dokładność i rzetelność,
• Terminowość w wykonywaniu obowiązków.
• DODATKOWYM ATUTEM BĘDZIE:
• wiedza i umiejętność zarządzania projektami;
• znajomość języka angielskiego, min. na poziomie B2, w szczególności umiejętność praktycznej pracy w języku angielskim np.: w zakresie przygotowywania oraz weryfikowania umów w języku angielskim;
• doświadczenie w pracy w Zintegrowanych Systemach Informatycznych.

To oferujemy

• pracę w uznanej organizacji badawczej,
• stabilne warunki zatrudnienia,
• zatrudnienie na umowę o pracę,
• możliwość rozwoju zawodowego i stałego podnoszenia kwalifikacji,
• przyjazną atmosferę w pracy.