Informacje o stanowisku
Informacje
W Tuli Luli każdego dnia dzieje się bardzo dużo. Ktoś układa grafiki, dba o dokumentację, organizuje zakupy, wspiera zespół, współpracuje z innymi działami Fundacji i sprawia, że od strony administracyjnej wszystko działa tak, jak powinno. Szukamy właśnie takiej osoby.
Jeśli lubisz pracę administracyjną, dobrze odnajdujesz się w dynamicznym środowisku, potrafisz jednocześnie pilnować dokumentów, harmonogramów i wielu bieżących spraw, a przy tym cenisz współpracę z ludźmi – być może właśnie Ciebie szukamy.
Ośrodek Preadopcyjny Tuli Luli, będący częścią Fundacji Gajusz, poszukuje osoby na stanowisko:
Opis stanowiska
Będziesz odpowiadać za administracyjne zaplecze Ośrodka oraz wspierać Dyrektora i zespół w jego codziennym funkcjonowaniu. Do Twoich zadań należeć będzie m.in.:
- tworzenie, aktualizacja i bieżąca koordynacja grafików pracy opiekunów i wychowawców,
- monitorowanie czasu pracy, urlopów i dostępności pracowników,
- prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz przygotowywanie związanych z nią zestawień,
- dbanie o prawidłowy obieg, kompletność i właściwe przygotowanie dokumentacji związanej z bieżącym funkcjonowaniem Ośrodka, zgodnie z obowiązującymi zasadami i wymogami formalnymi (w tym projektowymi),
- gromadzenie i porządkowanie dokumentacji stanowiącej podstawę rozliczeń działalności Ośrodka,
- bieżąca kontrola i ewidencja wydatków oraz nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów finansowych,
- realizacja zamówień na potrzeby dzieci i funkcjonowania Ośrodka oraz dbałość o ich właściwe dokumentowanie,
- obsługa elektronicznego systemu obiegu dokumentów i opisywanie faktur,
- prowadzenie bieżących spraw administracyjnych Ośrodka, w tym obsługa korespondencji i przygotowywanie pism,
- prowadzenie wybranej dokumentacji pracowniczej oraz współpraca z działem kadr w tym zakresie,
- monitorowanie terminów badań lekarskich oraz wsparcie procesów związanych z organizacją pracy zespołu,
- koordynacja organizacyjna szkoleń pracowników (zbieranie listy uczestników, weryfikacja obecności),
- współpraca z podmiotami zewnętrznymi oraz koordynowanie bieżących spraw administracyjnych związanych z funkcjonowaniem Ośrodka,
- prowadzenie dokumentacji wymaganej przepisami oraz procedurami obowiązującymi w Ośrodku,
- współpraca z innymi działami Fundacji, w szczególności w zakresie bieżących potrzeb Ośrodka (m.in. z Działem Obsługi Darczyńcy),
- ścisła współpraca z Dyrektorem Ośrodka oraz Specjalistą ds. rozliczeń projektów, a także wspieranie zespołu w codziennych sprawach administracyjnych i organizacyjnych.
Wymagania
Szukamy osoby, która:
- ma doświadczenie w pracy administracyjnej,
- bardzo dobrze organizuje swoją pracę i potrafi zarządzać wieloma zadaniami jednocześnie,
- bardzo dobrze zna pakiet MS Office, w szczególności Excel,
- sprawnie pracuje z dokumentacją, zestawieniami i danymi,
- jest dokładna, odpowiedzialna i systematyczna,
- potrafi myśleć analitycznie i dba o szczegóły,
- jest komunikatywna i lubi współpracować z ludźmi,
- jest samodzielna, energiczna i dobrze odnajduje się w dynamicznym środowisku pracy,
- lubi dzieci i chce pracować w miejscu, którego misją jest troska o najmłodszych.
Mile widziane:
- doświadczenie w pracy z elektronicznym obiegiem dokumentów,
- doświadczenie w pracy z dokumentacją rozliczeniową lub finansową,
- prawo jazdy kategorii B.
Oferujemy
- zatrudnienie na pełny etat,
- pracę od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00,
- stabilne zatrudnienie w Fundacji Gajusz,
- możliwość realnego wpływu na sprawne funkcjonowanie Ośrodka,
- współpracę z zaangażowanym i wspierającym zespołem,
- pracę w miejscu, którego celem jest zapewnienie dzieciom bezpieczeństwa i jak najlepszej opieki.